社内教育のためにひとりひとりに声をかけるのが面倒くさい!
私の職場では行動規範の動画など、とにかく社内教育が多いです。
そのたびに毎回パートさんに別の階まで足を運んでもらい、動画を見てもらいます。
その間はパソコンが使えません....
教育の動画が長ければ長いほど、私の仕事時間にも影響してきます。
この問題を解決したい！と思ったのがこの間の私です。
使用したツール
- Google AppSheet
そもそも、Google AppSheetって何？
っていう方もいるかと思いますので軽く触れます。
Google SpreadSheetの拡張機能です。
ここにAppSheetがありますね～
ここを押すだけで自動的にGoogle SpreadSheetの内容をアプリ化しちゃう優れた機能です。
今回作ったもの
こちらは30分くらいで作成しました。
「社員番号、確認した日時、回答、動画視聴」これらを記入・実行し、送信することで社内教育を簡潔化。
回答者も左下の確認タブを押せば、誰が確認したのかも一目瞭然です。
今回使用したGoogle SpreadSheetはこちら↓
次に、拡張機能からAppSheetボタンを押せばこんな感じ。↓
ひとつひとつ見ていきましょう。(_RowNumberは特に設定してないので割愛します)
ID
こちらはIDという名目ですが、KEYと社員番号を入力する項目という役割があります。
- Showは表示するかのチェック
- Typeは様々なものがありますが、記入形式なのでText
- Display nameはどのように表示させたいか。今回でいえば社員番号にしています
- Labelは後述します(目次の「Labelはここで活きてくるというわけですね」を参照)
質問
質問という名目ですが、日時を記入してもらう欄になります。
- TypeをDateにすることで日付選択に特化した項目になっています
回答
メールの送信を回答とみなしてもよかったのですが強調するために実装。
- 今回Enumを選択しました。あらかじめ決めておいた選択肢から選んでもらうものになります
- Valuesはその選択肢に該当します
- Allow other valuesは他の選択肢を有効にするものです。未確認という項目の実装を考えていたのですが、意味なさ過ぎてやめたという名残です
Video Link
こちらをVideo Linkという名前にしたのは記載したURLを動画のリンクとAppSheetに思ってほしかったからです
- Showを選択し、対象物を見せる形に
- Videoはその対象物を動画であること意味しています
- このようにする際はGoogle Drive等にアップロードし、共有リンクを「知っている人は見れる」設定にしたうえで貼り付けましょう
左下の確認タブを押せば答えてくれた人も社員番号で出てくれます。
Labelはここで活きてくるというわけですね
最後に確認タブは左のViewタブから
PRIMARY NAVIGATION→Add a new view→create a new viewを選択しました。
View nameを変えればそのままタブの名前になってくれます。
職場の人に見てもらった
限られた人時で働く私の店舗は誰かに話しかけるのも一苦労です。
「10分だけお時間いいですか？」と教育係の方に聞いたところ
「作業しながらなら」と言っていただけたので画面を見せてみると....
賞賛されました。(安堵)
良い点
- 主任や担当の無駄な時間を省ける
- 誰もが移動しなくても隙間時間に見れるのはとても良い
- そのような取り組みはぜひとも今後も行ってほしい(一番やる気出ますね...)
悪い点
- 監査のために結局印鑑が必要(印鑑・紙撲滅も今回テーマの1つだったので非常に残念)
- 名簿を一覧を印刷できるようになれば便利
- 社内教育の動画を社内のネットワーク意外に保存するのは危険ではないか？
- 複数の教育を一覧で見れてどんな研修があるかわかるようになれば良い↓
確かにこんなUIいいですね。
効率化は意外と簡単？
今回感じたことは業務効率化は、意外にもハードルが低いということです。
やってなかったからハードルが高く感じただけで、いざやってみるとそうでもありませんでした。
少しのアイデアがあれば、数十分を使うだけでこれから行うであろう将来に待っている無限の時間をなくすことができるというのもよいポイントですよね。
今後もこのような業務改善をしていきたいなと考えています。