イベントファシリテーションで大事にしたいこと

はじめに

学生向けのアイデアソンや新入社員向けのワークショップなど、数時間〜半日近いイベントで直近ファシリテーターを担当した経験をもとに、気づいたことなどをアウトプットしてみます。
定常業務の打ち合わせの場だけでなく一度限りのワークショップなど、ファシリテーションといってもシーンや参加者、目的によって一括りにできないという気づきがありました。今回は特にオンラインイベントでファシリテーションを担当する際に大事にしていること/大事にしたいことを備忘録として書いてみます。

ファシリテーションとは

一旦、ChatGPT先生に聞いてみました。

目標は、全員が参加し、尊重され、結果が受け入れられる環境を作ること

簡単ではないですが大事ですね…
イベントでのファシリテーションは、定例の打ち合わせでのファシリテーションと異なり、初めましての人が多かったり、プログラムが詳細に決められていたりなど違いがあるかと思います。
司会者では？と思う方もいるかもしれないですが、司会者はプログラム進行に重きを置いている一方、ファシリテーターは参加者に問いかけたり発言を求めたり双方向コミュニケーションを重視している点で異なると思っています。

ファシリテーションで大事にしたいこと

書きたいことのイメージはこちらです。
事前準備と当日の進行・場づくりの２つに分けてみました。
参加者に楽しんでもらいたいのはもちろんですが、自分が楽しむマインドも忘れないようにしたいです。

事前準備

イベントの内容やワークで使用するファイル、タイムライン等の基本的な設計・準備以外で大事だと思うことについて書いています。準備が8割…！

• イメトレとスクリプト作成
  当日どんな人が参加してどんなアウトプットが出そうか、冒頭どうやって説明しようかなどイメージトレーニングしておくと当日落ち着いて話すことができ、いろんなシナリオを想定できます。またイメトレしながらスクリプト作成もします。こんなふうに話すだろうなを軽くメモした程度のもので、ほぼお守りでそれ通りに話すことはあまりないですが、あると安心できます。

• サポートメンバーにどんな協力が必要か伝える
  こういう場合にどう対応してほしいか、このワークの時はこんな視点で参加してほしいなど詳細に伝えることで力を借りながらスムーズに進行できます。（前回ここが不足していたので反省点…）

• 環境面のセッティング
  ベストな環境は模索中ですが、こんな環境で臨んでいます。
  

  • PCは共有する画面とチャットツールを配置し、不要なアプリは閉じておく
  • チーム名や参加者のニックネームは付箋に書いて見えるところに貼っておく
  • 参加者が頷いているのを見ると安心して進められるので、反応が見れるようにモニター用意
  • 印刷したタイムラインシートとメモ帳・ペンを手元に用意
  • すぐ時間を確認できるようにデジタル時計を置いておく（スマホの場合は、時計アプリで常時表示にしておきます）
  • 飲み物、充電、空調などを整えておく

当日の進行・場づくり

• 時間厳守
  当たり前ではありますが、意識することが大事だと思っています。当日ハプニングが起きたり、ワーク量を読み誤ったりすると大幅に時間がずれてしまうこともあるので事前準備から気をつけたいです。

• サポートメンバーのコメント確認
  イベント終わりに振り返るとなぜ自分で気が付かなかったんだろう？と思うこともありますが、進行に集中していると視点が抜け落ちていたりします。なので客観的に「今こうですが大丈夫ですか？」とリアルタイムで伝えてもらえるのはとてもありがたいです。トラブルがあった際、臨機応変に対応するためにチェックできる状態にします。

• 参加者の状況把握
  ファシリテーター自身がワークに介入する場合もあれば、参加者にチーム内ワークの進行を任せる場合もありますが、内容の理解度や進捗具合は都度把握できるとベストだと思います。
  一つのワークや区切りのついた時点で疑問点がないか確認したり、途中の成果物を見ながらチームの状況に合わせてアドバイスしたりなど、ここはサポートメンバーにも協力いただきながら進めるのが良さそうです。

• 発話を促し、一方的なコミュニケーションを避ける
  オンラインだとクロストークが難しいのが課題です。チャットやリアクションボタンなどで反応いただけるととても嬉しいのですが、【参加者に発話してもらう】のが重要だと感じています。プログラム通り進めていくと一方的に話す時間がどうしても長くなってしまい、聴いてもらえているのか不安になります。
  参加者側も一人の話を聞き続けるのはつまらないと思うので、サブファシリテーターの方と会話形式で進めると、ラジオ感覚で聴けるのでインプットしてもらいやすくなるのかなと考えています。
  また「質問はありますか？」と問いかけても人数が多い場合は反応しづらいと思うので、感想などコメントをできれば名指しで早めの段階で聞いていくと、参加者の状況も都度把握することができそうです。

おわりに

オンラインイベントの場合、伝わる情報の大半が声と話す内容で占められると思うので、テンション上げなきゃと思っています。ですが、対面ほど反応が明確に見えないため、どうしてもエネルギーを消耗しがちだと感じます。
とはいえ、好きな場所から参加できていろんな方とコミュニケーションが取れるというメリットもあるので、全員に楽しんでもらえるような場を提供できるようコツを掴んでいきたいと思います。
反省も兼ねて次回トライしたいことも書いているので、また見返そうと思います！
まだまだ経験不足なのでとにかく場数をこなしていきたい…！