前提
社内に日程調整サービス導入を検討していて、初めてサービス選定から触れることがあって、結構貴重な経験だと感じ、メモとして残そうと思います。今回私が関わっていたのが日程調整サービスの導入でしたので、日程調整サービスを例とします。
要求確認
まずは要求の確認からです。どのような目的でサービスを導入しようとしているのを確認しないといけないです。
今回導入しようとする日程調整サービスに対し、主な要求は以下の4点となります。
・日程調整サービスから直接Outlookや他のカレンダーサービスに連携できるかどうかとのことです。
・面談時Teamsを利用することが多いので、teamsとの相性が大事になります。日程調整サービス上オンラインなのか対面なのかを設定することができるかどうかとのことです。
・現在所属している会社も自社サービスを提供しているので、日程調整サービスページやリンクを自社サービスにも連携できるかどうかとのことです。
・サービスによって、開放される機能によって料金変わるサービスもありますし、機能が全部利用できますが、人数制限によって料金が変わるサービスもあります。料金は安い方が良いという前提で、利用料金も気をつけないといけないです。
また便利機能として、SSO対応、通知メールのカスタマイズなどを検討項目に入ってました。
選定
検索
まずは検索エンジンで日程調整サービスをピックアップしました。
できるだけ網羅的にサービスをピックアップしてみました。
資料請求
資料を請求し、サービスの特徴を把握した後、要求に対して合うかどうかを判別し、最初のフィルタリングを行いまいした。
トライアル
要求に合うサービスに対して、サービスをトライアルし、使用感を把握していきました。主に日程を作成する、社内と、日程を登録するお客さん側の操作しやすさに対して、評価し2回目のフィルタリングを行いました。
説明会
トライアルと被ったり、前後する可能性はありますが、サービスのより詳しい使い方、注意点や料金に対して、サービスを提供する会社の方に伺います。
社内選定
社内選定するために以下のような表で資料をまとめてました。
| サービス名 | サービスA | サービスB | サービスC |
|---|---|---|---|
| 企業名 | 企業A | 企業B | 企業C |
| 資本金 | 10億円 | 5億円 | 3億円 |
| 創立 | 2020年 | 2018年 | 2019年 |
| 料金 | ¥1,000/月 | ¥2,500/月 | ¥3,000/月 |
| ページ数(設定パタン) | 10ページ | 8ページ | 12ページ |
| 画面分かりやすさ | ★★★★☆ | ★★★☆☆ | ★★★★☆ |
| Outlookとの連携 | ○ | × | ○ |
| SSO対応 | ○ | ○ | ○ |
| 他サイトへの埋め込み | ○ | × | ○ |
| カレンダー機能 | ○ | ○ | ○ |
| 連絡メールのカスタマイズ | ○ | × | ○ |
| 特徴 | 高速同期, 簡単設定 | AI活用, セキュリティ | 法人向け特化型 |
| 使用画面 | PC/スマホ対応 | PC/スマホ対応 | PC専用 |
| 動画資料 | 動画LINK | 動画LINK | 動画LINK |
| トライアル状況 | 利用可能 | 利用不可 | 利用可能 |
まとめ
どれほど優秀のサービスで要求に対して応えられなかったら意味がないと思います。要求に対して応えるのが一番大事なポイントであり、その上、サービスの使いやすさ、見やすさは今回私が気にしているポイントでした。