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Power Automate & Microsoft Listsでメール下書き作成ツールを作る

Posted at 2024-03-10

はじめに

Power AutomateのOffice 365 Outlook、大変便利で重宝するシーンが多いです。
しかしながら、メールの下書きを作成する というアクションが存在しません。

2024.03.10時点の情報です

Google WorkspaceでGoogle Apps Scriptを活用したことがある場合、なおのことそう思うシーンはないでしょうか？

sample.gs

function CreateDraft() {
  let recipient = "aaa@gmail.com";
  let subject = "テストです";
  let body = "ここは本文です";
  let options = {
    cc: "cc@gmail.com",
    bcc: "bcc@gmail.com"
  };
  // ここでメール下書き作成
  GmailApp.createDraft(recipient, subject, body, options);
}

メールの自動送信は非常に便利ですが、設定を誤ると事故につながる場合も。

そんなときに、SNSで尊敬しているささみさんが下記のブログを掲載されていました。

上記を活用し、Microsoft Lists (SharePoint Listsで代替可能）とPower Automateで、Outlookの下書きを複数設定し、気軽に送信できるツールを作りたいと思います！

Microsoft Lists

Microsoft ListsとSharePoint Listsについて、よくごっちゃになって語られることがありますが、実態としては別物です。

Microsoft Listsは、Microsoft 365の製品群の中でも独立したアプリケーション
SharePoint Listsは、SharePoint内に統合されたカスタマイズオプションを持つ機能

Listsを開くと、上記すべてのリストが表示されるので、同一のものでは🧐？という印象を受けますが、厳密には違うのよくらいに捉えてください。

にわかなので深堀はやめておきます。

メールの下書きツールは、自分のアカウントに紐づく関係ことから、マイリストを使った運用を想定しています。

実現する機能

Listsの列の書式設定を一工夫し、選択した行のSubject、Body、To、Cc、Bccからメールの下書きを自動作成するツールを作成します。

イメージはこちら

ボタンをクリックすると、Outlookでメールの下書きが作られるツールです。
テンプレートの増減にも対応できるところがNice👍

列の書式設定

Listsの列の書式設定に一工夫加えることで、列にボタンを設定し、Power Automateを実行することができます。

右側にパネルが表示されるので、JSONを設定します。

設定するJSONはコチラ！

列の書式設定.json

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "button",
  "customRowAction": {
    "action": "executeFlow",
    "actionParams": "{\"id\": \"ここにGUIDを設定してください\"}"
  },
  "attributes": {
    "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
  },
  "style": {
    "border": "none",
    "background-color": "transparent",
    "cursor": "pointer"
  },
  "children": [
    {
      "elmType": "span",
      "attributes": {
        "iconName": "Fluent UIのアイコンを設定する場所はこちら"
      },
      "style": {
        "padding-right": "6px"
      }
    },
    {
      "elmType": "span",
      "txtContent": "文字列の設定場所"
    }
  ]
}

非常にCool。
列の書式設定のサンプルは、Microsoft 365 & Power Platform CommunityのGitHubを参考にしました。
最高にCoolなサンプルが盛りだくさんで、リポジトリを見ているだけで、時間が溶けます。

内蔵するIconは、Fluent UIから見つけることができます。

映えます。

JSONのうち、

  "customRowAction": {
    "action": "executeFlow",
    "actionParams": "{\"id\": \"ここにGUIDを設定してください\"}"
  }

上記の箇所にGUIDを設定します。
GUIDは、Power Automate フローのURL /flows/以降の箇所の文字列が該当します。

こちらで設定したJSONから、Power Automateから選択したアイテムの場合トリガーが発火されます。

Power Automateフロー

詳しい情報はささみさんのブログをみてください。

上記を参考に、選択した行の情報からメールの下書きを作成するフローを作成します。

固定メール📨で添付ファイルを使いまわすシーンが思いつかない（そういう業務は見直しません？）ということで添付ファイルは、この記事では触れません。

フロー詳細

フロー完了後の画面にしているのは、なんとなくmanualって表示されるモダンの画面だと伝わりにくいな・・・という偏見からです

[トリガー] 選択したアイテムの場合
[アクション] 項目の取得 - Listsの行の値を取得
[アクション] 選択 - 行の値から、Toのオブジェクトを作成
[アクション] 選択 - 行の値から、Ccのオブジェクトを作成
[アクション] 選択 - 行の値から、Bccのオブジェクトを作成
[アクション] 作成 - JSONの作成
[アクション] HTTP 要求を送信

作るものはOutlook 365コネクタで送信するHTTP 要求を送信アクションのBodyです。
ここをデータ操作で加工することがポイントになります。

Listsの設定は下記の通り

名前	種類	コメント
Flow	1行テキスト	Power Automate起動用でBlank想定
Subject	1行テキスト	メールのタイトル、必須列に設定
Body	複数行テキスト	メール本文、リッチテキストではない仕様
To	ユーザーまたはグループ	複数選択を許可
Cc	ユーザーまたはグループ	複数選択を許可
Bcc	ユーザーまたはグループ	複数選択を許可

To、Cc、Bcc列が複数選択を許可されていることから、項目の取得アクションの戻り値が配列(Array)になります。ここを選択アクションでマッピングします。

選択アクション - ほぼ共通

手っ取り早く、中身を紹介します。
To、Cc、Bcc列ほとんど共通です。

コードビュー

{
  "type": "Select",
  "description": "toRecipientsの設定",
  "inputs": {
    "from": "@body('項目の取得')?['Person']",
    "select": {
      "emailAddress": {
        "name": "@item()?['DisplayName']",
        "address": "@item()?['Email']"
      }
    }
  },
  "runAfter": {
    "項目の取得": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

配列の戻り値が設定されるTo、Cc、BccをFromに設定し、上記の形でマッピングします。

作成

選択を繰り返したあと、HTTP要求のボディを作成します。
ToやCc、Bccの配列は、空配列でもHTTP要求の成否に影響しません。

コードビュー

{
  "type": "Compose",
  "inputs": {
    "subject": "@{body('項目の取得')?['Title']}",
    "body": {
      "contentType": "Text",
      "content": "@{body('項目の取得')?['Body']}"
    },
    "toRecipients": "@body('選択_toRecipients')",
    "ccRecipients": "@body('選択_ccRecipients')",
    "bccRecipients": "@body('選択_bccRecipients')"
  },
  "runAfter": {
    "選択_bccRecipients": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

HTTP 要求の送信でおわり

あとは、ブログを参考にHTTP要求を設定しておしまいです。

コードビュー

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "Uri": "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/messages",
      "Method": "POST",
      "Body": "@outputs('作成_メールJSON')",
      "ContentType": "application/json"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_office365",
      "connection": "shared_office365",
      "operationId": "HttpRequest"
    }
  },
  "runAfter": {
    "作成_メールJSON": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

おわりに

非常にお手軽ですね。
何かと似たようなメールを送信するシーンはあるので、活用してぼたんぽちー！で終わらせたいものです。

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Power Automate & Microsoft Listsでメール下書き作成ツールを作る

はじめに

Microsoft Lists

実現する機能

列の書式設定

Power Automateフロー

フロー 詳細

選択 アクション - ほぼ共通

作成

HTTP 要求の送信でおわり

おわりに

フロー詳細

選択アクション - ほぼ共通