「納期は動かせません！」問題に動じないための5つの対策

こんにちは！いつの間にか40を過ぎたIT関係を仕事にするおじさんです。

プロジェクトの終盤に差し掛かると必ず出てくる「これ、予定通り終わらないね…」の一言。そこでクライアントに相談すると、返ってくるのが例の決まり文句：

「納期は動かせません！」

私たちはこれまで調整に調整を重ねてきたのに、相手は何食わぬ顔で「上司が…」なんて。とはいえ、私たちも無理難題を押し付けたくないですよね。

今回は、納期に関するお決まりのトラブルを少しでも回避するための5つの対策をお伝えします。

これであなたも、「納期は絶対」と言われた時に笑って対応できるかもしれません！

対策1: リスクを「見える化」し、納期前に早めの相談を

まず最初のポイントは、プロジェクトの進行とともにリスクを 「見える化」 することです。これができると、問題が起きた時にすぐ「今のままでは納期が厳しい」と早めに相談でき、クライアントも心構えができるようになります。

具体的なやり方

• プロジェクトの初期段階から、主要なタスクやマイルストーンを設定し、それぞれに 「リスク」 と 「予定進行状況」 を可視化する。
• リスクが高くなってきた段階で、クライアントに共有。進捗管理ツールや ガントチャート を使って、全体の進行状況を視覚的に分かりやすく示します。

こうすることで、もし遅延リスクが高まっても 「見える化」 で事前に認識できるため、相手も「納期厳しいかな」と共通理解を持ちやすくなります。おじさんも何度も経験してきましたが、リスクが高い部分を早めに見せるだけでも、クライアントも「少し調整が必要かも」と考えてくれることが増えました。

対策2: 「バックアッププラン」を事前に立てておく

次に重要なのが、「バックアッププラン」 を用意しておくことです。つまり、「最悪の事態が来たらこう対応します」 と、予備の計画を持っておくのです。プランBなんて呼ばれたりもしますよね。このプランがあると、クライアントが納期を絶対動かさないと言っても、こちらの対応策を提示できるため、相手も「それならそうしよう。」と理解を得やすくなります。

具体的なやり方

• プロジェクトの初期段階で、代替案として 「もし遅れが発生した場合の対応プラン」 をいくつか準備。

  • たとえば、外部リソースを借りるために予備予算を調整しておき、SES企業とパイプを作っておく。
  • タスクを並行処理に変更することが可能なように準備しておく。

• クライアントとの打ち合わせで 「このような事態にはこのようなプランがあります」 と説明し、納得を得ておくことで、プロジェクト進行時の変更にも柔軟に対応できます。

おじさんも初めは 「わざわざプランBを立てるなんて手間じゃないか？」 と思っていましたが、いざとなった時に相手が納得してくれやすく、実際にいくつかのプロジェクトで助けられた経験があります。

対策3: 「優先順位付け」を交渉材料にする

プロジェクトの全てが重要かというと、そうでもありません。納期が難しい場合には、タスクに 「優先順位付け」 をしてクライアントと交渉してみましょう。「全てを同時進行ではなく、まず最も重要なところを優先して進める」 ことを提案し、後回しにできるものを明確にすると、相手も納期の調整を考えてくれるかもしれません。

具体的なやり方

• 例えば、「この機能を優先すると全体のリリースが早くなります」 と伝え、クライアントにもそれに合わせて調整してもらう。
• 優先度の低いタスクについては 「次のアップデートで対応しましょう」 など柔軟な提案も加えます。

おじさん的には、全てを詰め込もうとするとかえって混乱することもありますし、分けることでお互いに気持ちの余裕も生まれます。無理をせずに 「優先順位の再確認を」 と伝えるだけで、意外と納期も現実的になっていくものです。

対策4: 定期的に「進捗報告」を行い、こまめに調整を

特に大切なのが、定期的な 「進捗報告」 を行うことです。これにより、遅延やスケジュールのズレが生じた際に 「納期厳しいかも」 といち早く察知できるため、早めに対策を打てます。「スムーズな進行のために、進捗報告は欠かさない」 を習慣にしておきましょう。

具体的なやり方

• 週1回、もしくは隔週で 進捗報告 を行い、現在の状況や今後の見通しについてまとめた資料を提出。
• 報告書には 「今後リスクがありそうなタスク」 についても触れ、あらかじめクライアントと共通認識を持ちます。

おじさん的には、この 進捗報告 を怠らないことで 「今回は厳しいな」 と感じたらすぐに相談に乗ってもらいやすくなりました。意外とクライアントも 「進捗報告のおかげで安心」 と言ってくれることが増えました。

対策5: 「納期は絶対動かせません」を先読みして準備する

最後の対策として、「納期が絶対動かせない」 という前提で計画を立てることをお勧めします。実際、「納期の延長ができません」 と言われるのはよくあることで、これに慣れておくと計画の段階で余裕を持たせたスケジュールを組むようになります。

具体的なやり方

• スケジュールの段階で 「安全マージン」 を設け、万が一の遅延を見越した期間を設定する。
• 各タスクに 「バッファー」 を設け、計画より早めに終わらせる余裕を作っておく。

この考え方にすると、実際に納期が厳しくても冷静に対処できますし、クライアントも 「納期を守ってくれた」 と信頼を寄せてくれます。おじさんも 「できれば納期を延ばしたい」 と思いがちですが、この対応で 「納期絶対」 と言われても慌てずに進められるようになりました。

おわりに

いかがでしょうか？「納期は動かせません！」 の壁に何度も当たってきた経験から、対策を積み重ねてきました。プロジェクトを進めるうえで重要なのは、やはり余裕をもってリスクを予測し、準備を整えておくことです。そうすることで、納期が厳しくても冷静に対応でき、お互いが納得してプロジェクトを完遂できます。

他の視点やアイデアがあれば、ぜひシェアをお願いします！ 次回のプロジェクトでも、少しでも納期のストレスを減らして頑張っていきましょう！