こんにちは！いつの間にか40を過ぎた IT 関係を仕事にするおじさんです。
プロジェクトが始まると必ずついて回るのが、「資料の山」と「見てませんでした」地獄。
この地獄、資料を送ったのに見てない人がいたり、確認のための時間が無駄になったりで、プロジェクトがどんどん非効率になりますよね。
でも、おじさんたるもの、ここで嘆いてばかりではいられません。
今回は、この地獄をスマートに回避するための5つの対策を面白く、且つ真面目にお伝えしていきます。
対策1: Wiki ツールを活用して情報を一元管理
資料の山を整理整頓するには、まず Wiki ツールを活用するのが最も効果的です。Wiki ツールは、全員がアクセスできるオンラインのナレッジベースを構築するもので、資料が散乱するのを防ぎ、誰がどこで何を見ればいいのかが明確になります。
具体的な使い方
- プロジェクトごとに Wiki のスペース（文書（ページ）の置場所）を作成し、スペースに階層（設計書、リリース計画書等）を作成する。階層構造を作っておくと、案外みんなその配下に文書を作成してくれます。
- 最新情報や重要な情報を「トップページ」にリンクづけして、「これだけは見てください！」という内容を強調。
- Wiki 内には大抵、バージョン管理機能がついていますので、誰がどの資料を更新したかも確認可能。
Wiki ツールの良いところは、資料をメールで送りつけるのではなく「ここにあります」と誘導できる点です。おじさんも Wiki を導入した結果、「どれが最新でしたっけ？」の質問が減り、資料を見てない問題が大幅に解消されました。
クラウド上の Wiki ツールなら Notion や Confluence がメジャーですが、実際にプロジェクトで利用するとなると、価格的にちょっと、、、と思いますし、不慣れな人は結構手間取ったりします。
まあ、色んな Wiki ツールを使った結果、、、完全に個人的なバイアスのかかった推しにはなってしまいますが、ONES.com の ONES Wiki が私は好きですね〜。
ONES Project とセットになっているのですが・・・ 簡潔で必要十分なツールにして、価格も妥当、ONES Wiki！という感じです。
自分で言うのもなんですが、語呂が良い気がします。
対策2: 「読んだフラグ」を運用ルールにする
資料を見てもらったかどうかを確認できないことが多いですよね。そこで導入したいのが、「読んだフラグ」を活用することです。例えば、資料を確認したら「既読」のチェックボックスを入れるようお願いする仕組みを作り、誰が資料を読んでいるかを可視化します。
具体的な方法
- Wiki ツールではリアクションボタンが大抵有るので、読んだらリアクションを基本動作とする。そうすると、作成側も、嬉しくなっちゃってドキュメント作成を楽しめたりします。
- チーム全員が目を通すべき重要資料には、「読んだ人の名前をコメントしてください」などのコメントを求める。もしくは、チェックボックスと「＠メンション」を組み合わせてチェックを入れてもらう。
これを導入してから、おじさんの「資料、読んだ？」という確認の手間が大幅に減りました。読んでいない場合も一目でわかるので、フォローアップが楽になります。案外みんな、自分の名前が記録されると思うと「ちゃんと読もう」という気持ちになるんですよね〜。
対策3: 資料の「適量主義」を徹底する
資料を送る際に「多すぎる情報」も問題の一因です。そこで資料の適量主義を徹底しましょう。簡潔でポイントを絞った資料にすることで、読む気を削ぐことなく、相手に必要な情報だけを伝えます。
具体的な方法
- 資料作成時には、最初に「この資料の目的」を明確にし、それ以外の情報を極力省く。
- 詳細な情報が必要な場合は、資料本体とは別に「参考資料リンク」を用意して、読む必要がある人だけが詳細を確認できるようにする。
おじさんも昔は「念のため」と情報を詰め込みすぎて、結果的に誰も読まない状況を作りがちでした。でも、適量主義を実践してから、「必要な情報がコンパクトにまとまっていて分かりやすい」とチームメンバーからも好評です。
対策4: 定期的な「資料確認ミーティング」を設ける
「見てませんでした」を防ぐには、定期的な「資料確認ミーティング」も効果的です。あらかじめ全員が資料を確認する時間を設け、その場で不明点や不足点を解消する場を作ります。
具体的なやり方
- 資料送付後に「資料確認のための短時間ミーティング」を設定し、全員で内容をざっと確認。
- 確認ミーティング中に「この部分は見ておいてください」と指摘し、重要箇所を強調。
おじさんも最初は「ミーティングなんて余計な時間では？」と思っていましたが、これを実施することで「見てなかった」という状況が激減しました。短時間で終わるので、むしろ効率的です。
対策5: 「簡易版資料」を先に作る
資料を送る前に、内容をざっくりまとめた「簡易版資料」を作成して共有するのも有効です。これは、資料全体を読むのが難しい人向けに、概要だけを簡潔に伝えるもの。まず簡易版を確認してもらい、興味を持った人が詳細版を読む、という流れを作ることができます。
具体的なやり方
- PowerPoint や Google スライドなどを使って、資料の要点を簡単な箇条書きや図解でまとめる。
- メールやチャットで簡易版を配布し、「詳細はこちらのリンクでご確認ください」と案内する。
おじさん的には、「資料が長くて読む気が起きない」という声も理解できます。そこで簡易版を用意したところ、まず概要を確認してくれる人が増え、その後の会議でも内容の共有がスムーズになりました。
おわりに
いかがでしょうか？「資料の山」と「見てませんでした」地獄は、プロジェクト進行中に避けられない課題ですが、今回紹介した5つの対策を実践することで、かなり軽減できます。
特にWiki ツールの活用や、資料の適量主義は、おじさん自身も効果を実感しています。プロジェクトをスムーズに進めるために、資料管理を効率化し、みんなで「資料がちゃんと活用される世界」を目指しましょう！
他にも、「こんな Tips があるよ！」とか「これは効果的だった！」などなど、みなさんの視点やアイデアがあればぜひシェアをお願いします！
そうすればきっと、プロジェクトでハマってしまっている、世の中のおじさんを１人でも救うことができるかもしれません。