こんにちは！いつの間にか40を過ぎたIT関係を仕事にするおじさんです。
「仕様が変わった、またですか？」とボヤいた回数なら誰にも負けませんよ。
特に仕様変更が「また来た！」と続くプロジェクトでは、もはや何回目か分からなくなり、
「これじゃ、いつまでたっても終わらないよ〜」と思うこともしばしば。
そんなみなさんに、私なりに試してきた対策を5つご紹介します。
どれも簡単に解決…とまではいきませんが、少しは「またか！」のストレスが減るかもしれませんよ〜。
対策1: 「仕様凍結日」を設ける
まずお勧めしたいのは、「仕様凍結日」という、プロジェクト中の仕様変更をストップする締切日を設定することです。
「仕様変更はこの日まで」という期限を明確にして、みんなに宣言しましょう。
たとえば、デザインや設計が始まる前の段階で「ここから先はもう手をつけないよ」という線引きを設けると、変更リクエストが続く無限ループから逃れやすくなります。
ポイント:
「仕様凍結日」はただの締切日ではありません。スケジュール的に一度変更をブロックする意識をみんなに共有するためのものです。
営業さんには「この日以降はスケジュールの調整に影響が出ます！」と強く伝えて、仕様凍結日の意義をみんなに浸透させましょう。
「いやいや、締め切り過ぎたってまた変わるでしょ？」という声もあるかもしれませんが、実際のところこれだけでも結構な抑止力になります。
対策2: 初期段階で「最終確認」を何度も行う
プロジェクトの序盤に「最終確認」を徹底的に行うのも大事です。
仕様書や要件定義の説明会、社内レビューなどを通して、変更が出やすそうな部分は先回りして確認し、「これで本当に最後の変更ですか？」と念を押すくらいが理想。
何度も最終確認することで、「あ、やっぱりこれも追加しよう」という後付けの希望を防ぎやすくなります。
ポイント:
確認時には、少し先回りして「仕様をこう変えると、これくらいのコストと時間がかかりますけど大丈夫ですか？」と聞くことで、無理な追加変更の抑制にもつながります。
私も、「最終確認なんて何度もして意味あるの？」と思っていましたが、これがあるのとないのでは仕様変更の頻度がまるで違います。
できるだけ事前に「もうこれで進んでいいですね？」と念を押しましょう。
対策3: 変更リクエストに「優先順位」を付ける
仕様変更の要望がどうしても発生する場合、リクエストに優先順位を付けるルールを設けると効果的です。
「この追加要件が本当に必要なのか？」「後回しにできる変更ではないのか？」を毎回確認し、プロジェクト全体の影響度を測ってから変更するかどうかを決めると、途中での変更が必要最小限に抑えられます。
ポイント:
ここで重要なのは、変更リクエストを以下のように分類することです：
- 必要不可欠
- できればやりたい
- 実施に余裕があれば
営業さんやクライアントに「追加できますか？」と言われたときは、
「優先順位で高い部分だけを進めて、後は次回のアップデートで」と柔軟に対応しましょう。
私も初めはすべてのリクエストを飲んでしまっていましたが、今では「これはまた後ででもいいですか？」と伝える術も身につきました。
対策4: 変更の「影響度」を見える化する
続いてご紹介したいのが、変更の影響度を見える化することです。
例えば、「追加するならこの部分にも影響が出ますよ」といった具合に、
変更による影響範囲や追加工数を分かりやすく視覚化して示すのです。
これは、関係者全員が「簡単に追加して」と言えなくなるため、抑止力としても効果があります。
ポイント:
影響度を見える化するために、以下のツールや方法を活用すると良いでしょう：
- ガントチャート
- ロードマップ
例えば、「この変更を入れるとこっちのスケジュールが1週間遅れます」と、
分かりやすい数値で示すと、追加のリクエストも現実的なものに限定されます。
私も最初は「いや、これくらいの変更ならすぐ対応できます！」と思っていましたが、
実際に見える化すると、驚くほどの手間とコストが掛かっていたんです。
それ以来、この「見える化」は必ず行うようにしています。
対策5: 定期的に「仕様凍結」を見直す
最後にご紹介するのは、「仕様凍結」を見直すことです。
「これまで言ってきたことと矛盾してますよね〜」という声が聞こえてきそうですが、
プロジェクトが進行する中で、思わぬ外的要因やビジネスの状況変化で、
仕様変更がどうしても必要になる場合もあります。
そのとき、柔軟に対応しつつも、やり直しや修正を最小限に抑えるため、
定期的に「今後の仕様変更は本当に必要か？」を見直していくのです。
ポイント:
- 仕様変更が不可避の場合も、「この範囲であれば変更できるが、それを超える部分は次回に回す」
といった具合に細かく調整します。 - 例えば、「2週間ごとに仕様見直しの時間を設ける」と決め、クライアントにも了承を得ておくと、
途中で大きな変更が入りづらくなります。
定期的に仕様凍結を見直して柔軟に対応することで、
「あのとき言ったことが覆される」なんてトラブルが減りますよ。
いかがでしたでしょうか？
「仕様が変わった、またですか？」問題は、どのプロジェクトでもつきものですが、
これらの対策をうまく活用すると、驚くほどスムーズに進むこともあります。
プロジェクト管理というのは、どれだけ仕様変更の波に対応できるかが肝です。
多少のブレも楽しむ余裕を持ちながら、
柔軟かつ効率的に進めていきましょう。