紡いでいきたいんですよ
事務職の方が退職されるので業務の引継ぎを行うんですけどマニュアル化されていない業務の引継ぎが大変なんです。
ただ、簡単なメモはあるのでそのメモを元に回答してくれるChatbotを作ってしまおうと思います。
1. はじめに
- 退職に伴う引き継ぎの課題：「どこに何がある？誰が何してる？」問題
- メモが点在して活用されない現状
- それを逆手に取って「メモ活用型チャットボット」をつくってしまおう
背景：なぜメモが価値あるか？
- 日々の業務で蓄積された情報が詰まっている
- 見落とされがちだけど、新人にとって最重要のヒント集
- 事務職ならではの「気づき」「ルール」「慣習」が可視化されている
- マニュアルよりも作成に時間がかからない
2. チャットボット化の概要
利用ツール
Dify、メモ帳などのテキストファイルが作成できるアプリ、Copilot
完成イメージ
- 質問を入力する
- 回答が返ってくる
- 回答できない場合は分からないと回答する
3.つくりかた
事前準備
テキストファイルにQ&Aや手順書を記入する。
今回はCopilot君にサンプルを作ってもらいました。
「新人さんからよくある質問10選を回答例つきで教えて」
「「〇〇の作成 エクセルで作成→××さんに提出→押印後ファイルで保管」のような簡単な手順のサンプルを10個考えて」といったプロンプトですぐに作ってくれました。
Difyでナレッジベースを作成
「ナレッジ」を選択し「テキストファイルからインポート」を選択
「参照」をクリックしてインポートしたいテキストファイルを選択後「次へ」をクリック
「チャンクをプレビュー」をクリックして画面下部にある「保存して処理」をクリックします。
以上でナレッジベースの作成は終了です。実際にアプリを作っていきます。
チャンク設定ってなに？
取り込んだテキストファイルをどんなルールで分割していきましょうかって事をここで設定していきます。
今回で言えばよくある質問10選とその回答を取り込んでいるので
一問一答×10という形で認識してほしいのに10問10答×1として認識されてしまったぞ
っとなってしまった時に変更が必要になる項目です。
想定した分割がされていないぞ、設定方法もよくわからんぞってなった場合
チャンク識別子の値を\n\nにしてみてください。
取り込むテキストファイルを作成する時に分割したい部分で改行を２回入れてください。
例
○○○○
××
××
△△△△
このように1行空けた所で分割してくれるので狙った結果が出しやすいと思います。
アプリ作成
「スタジオ」を選択、「最初から作成」をクリック
「チャットフロー」を選択、任意の名前を入力して「作成する」をクリック
完成図とブロックの設定
作成したナレッジベースを選択して
SYSTEMとUSERにプロンプトを入力します。
ここに関しては生成AIに「DifyのLLMに入力するプロンプトって何を入力すればいいの？」っと聞けば教えてくれます。
4.完成
あとがき
マニュアル化されていない感覚の部分であったりささいな事を残すことができるツールになればと思い
作成しました。簡単なメモからでもマニュアルは作れるんだという認識が広まればマニュアル作成やルール化の負担が少し減るのかしらと初心者ながら思っております。
このツールが人の記憶と技術の架け橋にならんことを🌈
ここまで読んでいただきありがとうございました。