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@Baru

初心者向け|Microsoft Flowを使ってみる(1)重要な人からメールがきたらスマホにプッシュ通知を送る

More than 3 years have passed since last update.

はじめに

  • Microsoft Flowを使ったシンプルなフローの作り方をまとめていきます。
  • これからFlowにチャレンジしてみようと考えている初心者向けです。
  • 私自身、Microsoftの情報だけだと分かり辛かったので、とりあえず作ってみよう!の精神で事例を紹介していきます。

Microsoft Flowとは

  • タスク自動化サービスです。
  • タスク(ex.メールが届いたら、添付ファイルを保存する)を、Flowを使うことで、簡単に自動処理させることができます。
  • 類似サービスにIFTTTやZapierなどがあります。

タスク自動化サービスを使う主な目的

  • 生産性向上
    • 人の手による単純作業を減らし、業務効率を改善させる。
  • 人為的ミスの回避
    • 単純ミスを減らし、チェック時間を増やすことで精度を上げる。

Microsoft Flowの料金

3種類から選べます。
- Free
- Premium Flow1 ¥546 ユーザー/月あたり
- Premium Flow2 ¥1,637 ユーザー/月あたり

最新の料金表はこちらを参照。https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/pricing/?currency=JPY

flow1.png

Microsoft Flowのコネクタ

「コネクタ」とはFlowが扱えるサービスのこと。
OutlookやOneDrive、ExcelといったOffice 365製品群に加え、Gmail、Googleドライブ、Googleスプレッドシートや、Dropbox、Twitter、Salesforceといった様々なサービスと連携できるようになっています。(前述のIFTTTやZapierに比べると数は少ない。けど、Office周りが充実!)

このコネクタを組み合わせて作っていきます。

最新の一覧はこちらを参照。https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/connectors/

flow2.png

「テンプレート」と「一から作成」

テンプレート
よく使われそうな組み合わせはテンプレートとして用意されています。
example:
- Office 365 のメールの添付ファイルを OneDrive for Business に保存する
- 毎日の天気予報をメールと電話に配信する
- 特定のキーワードに関する新しいツイートが投稿されたら自分宛のメールを送信する

テンプレートであっても、コネクタを追加したり削除することなど、書き換えは可能です。

一から作成
白紙からコネクタを組み合わせて作ることができます。

主な用語

  • トリガー
    • 行動の起点です。ex.メールが届いたら。新しいファイルが作成されたら。定時になったら。など。
  • アクション
    • どう動くか。ex.プッシュ通知を送る。メールを送る。ファイルをダウンロードする。など
  • 条件
    • 分岐を作れます。

まずは作ってみる

設計

このフローの利用シーンを考える

Outlookに届くメール。特定のメールだけiPhoneにプッシュ通知が届くようになったら便利なのに。。
システム障害のメールと、上司 木田さんのメールは登録しておきたいな。

このフローの目的

iPhoneにプッシュ通知を送ることで、メールチェックの時間を減らし、外出先でもすぐに反応できるようにする。

事前にアプリをiPhoneに入れて、ログインしておく。

flow0.png

iTunes
https://itunes.apple.com/jp/app/microsoft-flow/id1094928825?mt=8

Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.flow&hl=ja

フローの作り方

作成時間

5~10分

(1)Flowの上部メニューで「マイフロー」→「一から作成」を選ぶ

flow3.png

(2)「多数のコネクタやトリガーを検索する」を選ぶ

flow4.png

(3)フロー名を設定し、コネクタを選びます。

flow5.png

フロー名の設定
フロー名を分かりやすい名前で登録します。

トリガーの設定
まず最初にトリガーを作ることから始めます。

  • (a) Office365 Outllookに木田さんからメールが届いたら、
  • (b) iPhoneにプッシュ通知を送る。

フローの利用シーンを思い出してください。
(a)が行動の起点です。「メールが届いたら」を起点に動作させるようにするため「Office365 Outlook」を選んでください。

(4)「Office365 Outlook 新しいメールが届いたとき」を選ぶ

flow6.png

Office365 Outlookコネクタにはトリガーが9種類、アクションが33種類用意されています。(※執筆時点)
今回は「新しいメールが届いたとき」を選びますが、他にもトリガーが用意されていますので目的に合わせて使います。

(5)「Office365 Outlook 新しいメールが届いたとき」の詳細

flow7.png

トリガー「新しいメールが届いたとき」の設定画面です。
宛先(受信者メアド)、開始(送信者メアド)、重要度、添付ファイルの有無、件名フィルターなど選ぶことができます。

(6)「Office365 Outlook 新しいメールが届いたとき」の条件を指定する

flow8.png

開始を設定

  • (a) Office365 Outllookに木田さんからメールが届いたら、

上司 木田さんからメールを受け取ったことをトリガーとしますので、
開始(送信者メアド)に木田さんのメールアドレスを指定します。
キャプチャ上ではダミーでqiita@****.comとしています。

新しいステップ
トリガーの準備が整いましたので、次にアクションを準備します。
「新しいステップ」を選びます。

(7)「アクションの追加」を選ぶ

flow9.png

次のステップでは、アクションを追加」、「条件の追加」、「その他」が用意されています。
「アクションの追加」を選んでください。

(8)コネクタを選ぶ

flow10.png

  • (a) Office365 Outllookに木田さんからメールが届いたら、
  • (b) iPhoneにプッシュ通知を送る。

(b)のアクションを登録します。
プッシュ通知を送るコネクタは「Notifications」です。
もしキャプチャのようにNotificationsが表示されていなければ、検索してください。

(9)「Notifications - Send me a mobile notification」を選ぶ

flow11.png
コネクタ「Notifications」には2種類のアクションが登録されています。

  • Send me a mobile notification スマートフォンアプリにプッシュ通知を送る
  • Send me an email notification メールする

「Notifications - Send me a mobile notification」を選びます。

(10)プッシュ通知の内容を登録

flow12.png

Textに通知内容を登録し、フローの保存を行い完成です。

動作を試してみましょう

実際にiPhoneにプッシュ通知が届きました。

flow15.png

マイフローの確認

flow13.png

マイフローの一覧を確認すると、作成したフローが確認できます。
オン/オフボタンもあります。

flow14.png

詳細画面です。
実行履歴にSucceededと成功したことが確認できます。
「フローの編集」からいつでも内容は変更できます。

いかがでしょうか?

ブラウザの簡単操作で、簡単に設定ができました。

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