はじめに
こんにちは、現在kintoneノーコード開発で日々試行錯誤しているばんちゃん（@Banchan_k12）です。
今回は、別のフィールドと同時に更新すべきところを更新し忘れて間違った情報のままで矛盾が起こり、不都合が生じてしまうという事象について考えてみたいと思います。
対象
- kintone項目を設定してから、改めて見直しをせずになんとなく運用している方
- 同じような条件でセットされている項目があり、一方の更新するのを忘れたときに情報差異や修正の手間などが発生した方
導入
フィールド情報を追加・更新をする際、同時に更新すべきフィールドがあるが、修正ミスや更新忘れをしてしまうと情報に矛盾が起こり後々修正や確認の手間が必要になったことありませんか？
そこで、架空会社の設定（〇△株式会社の営業部）で起こった出来事を例に検証してみようと思います。
設定
- 〇△会社では、各部署ごとに入会・退会自由な部活動がある
- 営業部では、活動しているレクリエーション部を「営業部レクリエーション部」アプリで管理している
次回レクリエーション大会を行うため「入会中一覧」リストをもとにメールを出したところ、田中課長から以下のような話しがあった
ある日の〇△会社 営業部での会話
田中課長：「佐藤さん、私はレクリエーション部を昨年3月に退会してるんだけど、次回のレクレーション大会のお知らせが自分にも来たから確認しておいてくれますか？」
佐藤さん：「え？は、はい。確認します！」
確認
佐藤さんは「営業部レクリエーション部」アプリの田中課長の登録情報を確認してみました。
田中課長のレコード詳細画面を見ると、「退会日」に日付が入力されているのに「入会中」フィールドに「入会中」の表示が入っていました。
他の方は大丈夫だろうか？と一覧画面で確認してみると
「入会中一覧」では「退会日」に入力があり「入会中」にも入力があったのは田中課長のみでした。
「入会中」フィールドの絞込みで田中課長が表示されてしまっています。
改修
今回の出来事で「退会日」を入力する際に「入会中」のチェックを外し忘れる可能性があると思った佐藤さん。
「営業部レクリエーション部」アプリを改修することにしました。
条件
- 入会日が入力されていて、かつ退会日が空欄であれば「入会中」
- 入会日が入力されていて、かつ退会日も入力されていれば「退会済」
日付フィールドで上記の条件を設定できるので、日付のみの入力でよいのでは？と考え、「入会中」チェックフィールドをやめて「入会日」と「退会日」の設定のみにしました。
「退会日」が空欄であれば「入会中」なので「退会日」が空欄ならばの設定で絞り込み一覧を作成しました。
結果
- 余計なフィールドがなくなり、入力・編集項目が減った
- 修正変更し忘れなどのミスが削減された
「入会中」の項目が必要な場合、以下のような設定をすることも検討できる
- 文字列（1行）フィールドの自動計算
- 入会日が未入力ではなく、かつ退会日が未入力：「入会中」を表示する
- そうでなければなにも表示しない
IF(AND(入会日 !=" " , 退会日 = " "),"入会中"," ")
まとめ
今回の事例に限らず、よくよく考えると他のフィールドとダブった情報なのでは？というフィールドがあったりするので、設定したフィールドが持つ情報の役割をきちんと把握しておくことで、必要なフィールドかどうかの精査することができ、整理することで編集箇所が減り、更新し忘れの可能性などが少しでもなくなるようになるかなと思います。