皆さんこんにちは！食品会社のシステム部門で働くAzarashiです。
皆さんの会社では会議の議事録の管理はうまくいっていますか？「バラバラのフォルダに分かれてどこに行ったか分からない」「作る人によってフォーマットがバラバラ」「どの会議のかわかりづらい」等々常に見るものではないためついついおろそかになってしまう方も多いのではないでしょうか。
今回はそんな会議の議事録を会議スケジュールとともに管理し、ついでに他のカレンダーとの連携や関係者へのメール通知なども含めた仕組みを考えました。
実装したい機能
- 会議のスケジュール管理
- 議事録
- 他のカレンダーサービスとの連携
- 関係者へのメール通知
使用ツール
- Notion：メモ作成、プロジェクト管理、タスク管理等多数の機能を備えたサービスです。Webブラウザから利用可能で、複数人に共有したり共同で編集することが可能です。
- Make：様々なサービスをノーコードで連携し利用することができるサービスです。
連携できるサービスはLINE、Googleカレンダー等を含め多種多様です。
作ってみよう！
その①：Notionで会議スケジュールと議事録管理
Notionにはこの画像にあるように多数の機能があり、用途に合わせて自分ので好きに作ることが可能です。また、あらかじめテンプレートもカテゴリごとに用意されており、それらをもとに作成することも可能です。
今回は製品化管理カテゴリの中にある議事録のテンプレートをもとに目的に合った内容に変更していきます。
議事録のテンプレートを見てみると左下にある新規をクリックすると右のような画面が表示され、下方に会議種別ごとにテンプレートが用意されていることが分かります。ここで各テンプレートの右にある ・・・マーク をクリックすることで編集が可能です。
今回は開催日とファイルのアップロードを追加し、スケジュール管理に加え、会議資料と議事録が同じ場所で管理されるようにしました。
その②：Makeを使って、Googleカレンダーと連携＋メール通知の実装
Makeではこのようにシナリオを作成しました。
各モジュールの設定はこんな感じです。
Notion（Watcg Database Items）
このモジュールで入力するDatabase IDはNotionの該当ページのURLの一部（下記画像参照）になります。
Google Carender（Create an Event）
ここではEvent Name、Start Date、End DateにNotionモジュールで取得した情報が入るように設定します。
Microsoft 365 Email（Create and Send a Message）
ここではSubject、Body Content、Email Addressを入力するように設定しています。
実際に動かしてみると。。。
このように、Notionで作成したスケジュールがGoogleカレンダーに反映され、メールも送信することができました。
最後に
今回初めてNotionを使ってみましたが、チーム内での情報共有・タスク管理等において非常に強力なツールだと感じました。今回作成した議事録以外にも各案件の進捗管理等、まだまだ多くの面で活用できそうなのでさらに検討していきたいです。
Makeでの連携はまだまだ改善点はありますが、一通り形にすることができました。ただしGoogle Carenderモジュールの設定をする際、入力されるデータの選択によってはエラーが発生していたのでこの辺りは要研究といったところだと思いました。
NotionもMakeも使っていて非常に楽しいツールでしたので皆さんも是非使ってみてください！