##概要
こういう管理表をやめよう、って話。
##事例
歓送迎会でもやると仮定して、主賓は黄色、幹事は赤、参加は青、欠席は灰色、未回答は白…
のような、どんな状態かをセル色で表現した管理表を見たことがあると思う。
##やめるべき理由
###①設定が面倒
セル色の変更は、マウスで行う人が多数派だと思う。ホームタブをクリックして、塗りつぶしボタンの右の小さな▼をクリックして、こまごまと並んだの色たちの中から目的の色をクリックするのは、私はかなり面倒に感じる。それを何回もやるならなおさらだ。
キーボードで操作する場合は、セルを選択してAlt＞H＞Hでセル色の設定に進める。セル色の設定をするなら、絶対にキーボード操作を勧める。しかし、その次のどの色を選択するかは、矢印キーで指定する必要があり、それ以上は生産性が上がりにくい。
###②色にバラつきが出る
パレットから色を選択するわけだが、どれを選択すれば他の行と同じになるかは、目視頼みである。
冒頭の表は、実はNo.12だけ違う灰色を使っている。パッと見はわからないが、色フィルターをかけようとすると灰色が2種類あることがわかる。
一応、既存セルを選択してセル色の設定を呼び出すと、どの色を使っているかは確認できる。ただ、結局は色を覚えるか場所を覚えるかの違いで、バラつきが出る可能性は残る。
###③フィルター・ソートしにくい
色フィルターは、**指定した色に合致する行を表示することしかできない。**主賓だけ除外するとか、幹事と参加者だけ表示するとか、柔軟な対応ができない。
###④関数が使えない
参加者が何人いるか、COUNTIFで数えることができない。管理表としての基本的な目的が達成できていないと言える。
###⑤色が増えると凡例が必要
参加・欠席・未回答の3色程度までなら直感的に伝わるかもしれないが、それ以上に色が増えると、何色がどんな状態を表しているか、凡例・対応表が必要。
##対策
出席可否を記載する列を新しく作る。
データの入力規則でプルダウンから選択できるようにすれば、入力の手間(①)は省ける。バラつきも出なくなる(②)し、凡例・対応表も不要(⑤)。
文字列なので、細かい指定でフィルターをかけることができる(③)。
例えば、参加(主賓)のように記載しておくことで、「参加」でテキストフィルターすれば主賓とか幹事とかをひっくるめた総参加者を簡単に表示できる。
COUNTIFでの集計も可能(④)。
どうしても色をつけたい場合は、条件付き書式でセル色を変えるようにする。未回答者を一目でわかるようにするとか。
##おまけ
※サンプルデータ作成に、疑似個人情報データ生成サービスが便利。
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