新人向けです。
プロジェクト参画前にこれだけ設定しておけば、凡ミスはなくなると思います。
1. Outlook メールの自動フォルダ振り分け
大切なメールを見逃さないために、差出人やキーワードに応じて自動的にフォルダに振り分ける設定を行いましょう。
例: Aプロジェクト用のフォルダ振り分け
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振り分け条件
- PM「骨川さん」やお客さん「剛田さん」、協力会社「源さん」からのメール
- 件名や本文に「ノビ」というキーワードを含むメール
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フォルダ名
- 「Aプロジェクト」などでわかりやすい名前を付ける
これにより、Aプロジェクト関連のメールが一箇所にまとまり、重要メールを見逃すリスクが減ります。
2. Outlook カレンダーでタグのカテゴリ分け
カレンダー上の予定を色分けする「カテゴリ分け」を活用すると、スケジュールを一目で把握できます。
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メリット
- 「チーム会議」や「個人作業」など、内容に応じて色分けすることで、時間の使い方がひと目でわかる
- 予定が重複しやすい場合でも、色を変えると視覚的に区別しやすくなる
3. Outlook お気に入りの登録
フォルダが多いと探すのに手間がかかります。よく使うフォルダだけ「お気に入り」に登録しましょう。
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対策
- 「迷惑メールフォルダ」や「再通知設定」など不要なフォルダは表示させない
- 本当に必要なフォルダだけをお気に入りに追加することで、見逃しや誤クリックを減らす
4. 【Chromeブラウザ】動作が遅くなる場合の改善
Chrome のタブを大量に開いていると動作が重くなることがあります。Google 公式のメモリセーバー機能でメモリを解放できます。
- 参考:
この機能をオンにすると、あまり使用していないタブのメモリ消費が抑えられ、動作が軽くなることがあります。
5. OneNote のスペルチェック（赤波線）を消す
英単語や専門用語が多いメモだと、赤波線が煩わしい場合があります。チェックをオフにする設定方法があります。
- 参考:
必要に応じてオン・オフを切り替え、記述に集中できる環境を作りましょう。
6. シェアポで「昨日」「１日前」などの表記を年月日表記に変更
SharePoint（シェアポ）での変更例。「昨日」「1日前」などの相対的な日付表記を、年月日形式に変更すると、一目で正確な日時がわかりやすくなります。
- 参考:
7. ターミナルの色を変える
macOS のターミナルで配色を変更すると、コマンドやディレクトリが視覚的に区別しやすくなります。
- 参考:
色やフォントを自分好みに調整して作業効率をアップしましょう。
8. スタックを使用する
デスクトップを整頓する macOS の「スタック」機能。ファイルを種類ごとにグループ化し、見やすくまとめられます。
- 参考:
9. Boxの並び順
Boxは、デフォルトではなぜか、必ず「更新日」の新しい順にソート (並び替え) されてしまいます。私は「名前」でソートすることが多いので、いったん「名前」でソートし直しても、次のフォルダに移動すると、ご丁寧に「更新日」の新しい順に強制的に戻されてしまう…。いやぁ、使いにくい。
と思ったあなたへ
- 参考:
まとめ
- Outlook: メールの振り分けやカレンダーのタグ分けで見落としを防ぎ、生産性を向上。
- Chrome: メモリセーバーでブラウザを軽くする。
- OneNote: スペルチェックをオフにしてノートに集中。
- シェアポ: 日付表示を調整して日時を正確に把握。
- ターミナル: カスタマイズで快適さアップ。
- スタック機能: デスクトップをすっきり整理。
どの設定もすぐに取り入れられるものばかりです。日々の作業効率を少しでも高めるために、ぜひ試してみてください。他にこれはやっておけってのがあればコメントください！