Power Automate Desktopを使用して「メール一括送信」
大量にメールを送信する必要があるが、有料ツールを使うほどでもないな・・・とお考えの際に使用できます。
フロー概要
担当Aさんが、異なった職種を希望する複数の派遣スタッフさんにメールを送ります。
事前準備
フローを作成する前に、送信対象リストとメールテンプレートを用意しましょう。
送信対象リスト
今回はExcelでメール送信する対象者リストを作成します。
氏名
カナ
メールアドレス
テンプレート
メールテンプレート
送信対象リストのテンプレートに記述された、テンプレートを作成します。
● プログラマー希望.txt
● 事務職.txt
アプリパスワード発行
今回、Gmailから送信しますが、2022年5月30日以降Googleアカウントセキュリティ強化によりアプリパスワードを使用する必要があります。
https://support.google.com/mail/answer/185833?hl=ja
フローの作成
Excel の起動
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
Excelの起動：次のドキュメントを開く
ドキュメントパス：送信対象リストのパスを指定
インスタンスを表示する：ON
読み取り専用として開く：OFF
【詳細】
※変更なし
【生成された変数】
ExcelInstance
Excel ワークシートから最初の空の列や行を取得
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
Excelインスタンス：%ExcelInstance%
【生成された変数】
FirstFreeColumn
FirstFreeRow
Excel ワークシートから読み取り
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
Excelインスタンス：%ExcelInstance%
取得：セル範囲の値
先頭列：1
先頭行：1
最終列：%FirstFreeColumn – 1%
最終行：%FirstFreeRow – 1%
【詳細】
セルの内容をテキストとして取得：OFF
範囲の最初の行に列名が含まれています：ON
【生成された変数】
sendList
現在の日時を取得します
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
取得：現在の日時
タイムゾーン：システムタイムゾーン
【生成された変数】
CurrentDateTime
変数の設定
変数：thisMonth
値：%CurrentDateTime.Month%
変数の設定
変数：newColum
値：5
変数の設定
変数：newRow
値：2
以下のように表示されているとOKです！
For each
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
反復処理を行う値：%sendList%
保存先：CurrentItem
※以下は1～5はFor each内に設定します。
-
変数の設定
変数：plan
値：%CurrentItem[‘テンプレート’]% -
ファイルからテキストを読み取ります
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
ファイル パス：メールテンプレートのファイルパスを指定
※最後に%plan%.txtとしましょう。
内容の保存方法：単一のテキスト値
エンコード：UTF-8
【生成された変数】
template
-
テキストを置換する
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
解析するテキスト：%template%
検索するテキスト：#NAME#
検索と置換に正規表現を使う：OFF
大文字と小文字を区別しない：OFF
置き換え先のテキスト：%CurrentItem[‘氏名’]%
エスケープ シーケンスをアクティブ化：OFF
【生成された変数】
template
-
テキストを置換する
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
解析するテキスト：%template%
検索するテキスト：#MONTH#
検索と置換に正規表現を使う：OFF
大文字と小文字を区別しない：OFF
置き換え先のテキスト：%thisMonth%
エスケープシーケンスをアクティブ化：OFF
【生成された変数】
template -
メールの送信
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【SMTPサーバー】
SMTPサーバー ：smtp.gmail.com
サーバーポート ：465
SSL有効 ：ON
SMTPサーバーには認証が必要 ：ON
ユーザー名：送信元メールアドレス
パスワード ：アプリパスワード
信頼されていない証明書を受け入れます：ON
【全般】
送信元 ：送信元メールアドレス
送信者の表示名：○○○株式会社
送信先 ：%CurrentItem[‘メールアカウント’]%
CC ：未入力
BCC ：未入力
件名 ：%thisMonth%月の案件情報
本文：%template%
本文はHTML：OFF
添付ファイル：未入力
※メールアドレスの誤り等、メール送信できない場合に、エラー発生時についての処理も必要ですが、今回は割愛させて頂きます。
以下のように表示されているとOKです！
-
Excelを閉じる
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
Excelインスタンス：%ExcelInstance%
Excelを閉じる前：ドキュメントを保存しない
-
メッセージを表示
”パラメーターの選択”の各項目について、それぞれ設定して保存ボタンを押下しましょう。
【全般】
メッセージ ボックスのタイトル：メール送信
表示するメッセージ：OK
メッセージ ボックス アイコン：いいえ
メッセージ ボックス ボタン：OK
既定のボタン：最初のボタン
メッセージ ボックスを常に手前に表示する：OFF
メッセージ ボックスを自動的に閉じる：OFF
【生成された変数】
ButtonPressed
以下のように表示されているとOKです！
実行
実行ボタンを押しましょう
メールが送られていることを確認ください！
おわり
以上でメールを一括送信するフローのご紹介終了となります。
ぜひ、試していただき、皆様の業務改善に繋がると嬉しいです！