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Yoomで実現！CalendlyとDiscordをノーコード連携して予定通知を自動化する方法

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この記事は

をqiitaの読者向けにYoomの中の人に許可をとって書き換えたものです。

Yoomで実現！CalendlyとDiscordをノーコード連携して予定通知を自動化する方法

皆さんは、日々のスケジュール管理やチームへの情報共有、どうしていますか？
特に、Calendly で調整した予定を Discord で共有する際、「手動での通知が面倒...」「通知漏れが心配...」といった課題を感じている方もいるのではないでしょうか。
Webマーケターの方ならクライアントとの打ち合わせ、ITエンジニアの方ならチームミーティング、事業担当者の方なら営業アポなど、様々な場面でスケジュール調整と共有は発生しますよね。

この記事では、そんな悩みを解決するノーコード自動化ツール「Yoom」 を使って、Calendlyで作成された新しい予定をDiscordに自動で通知する方法を、具体的な手順を交えて解説します。

プログラミングの知識は一切不要！技術的な知識に関心のある方、Webマーケター、ITエンジニア、事業担当者など、業務効率化を目指すすべての方におすすめの内容です。

こんな課題を解決します

  • スケジュール管理の手間: Calendlyの予定をDiscordに手動でコピペ・通知するのが面倒...
  • 通知漏れ・遅延: チームメンバーや関係者への予定共有が遅れたり、漏れたりすることがある...
  • 情報分散: CalendlyとDiscordで情報が分かれてしまい、確認が手間...
  • 顧客対応の遅れ: 顧客との打ち合わせ予定の共有に時間がかかり、対応が遅れがち...

もし一つでも当てはまるなら、この記事がきっと役立つはずです！

Yoomを使えばノーコードで実現可能！

今回ご紹介する方法では、iPaaS（Integration Platform as a Service） の一種である 「Yoom」 を利用します。

Yoomとは？

Yoomは、様々なSaaSアプリケーション（Calendly, Discord, Slack, Google Workspace, kintoneなど）やデータベースを連携させ、コーディング不要で業務プロセスを自動化できる国産ツールです。
API連携は通常エンジニアの知識が必要ですが、Yoomを使えば、直感的なUIで誰でも簡単にアプリ連携・自動化フロー（Yoomではフローボットと呼びます）を作成できます。

Yoomについて詳しく知りたい方はこちら（30秒で無料登録！）

今回作成する自動化フロー

「Calendlyで予定が登録されたら、その情報をDiscordの指定チャンネルに自動通知する」

このフローをYoomで構築していきます。Yoomには豊富なテンプレートが用意されており、今回はこのテンプレートを使って、誰でもすぐに始められるように解説します。

▼今回利用するテンプレート

設定手順：CalendlyとDiscordを連携させる

それでは、具体的な設定手順を見ていきましょう。

事前準備

  1. Yoomアカウント作成: まだの方は、Yoom公式サイト から無料でアカウントを作成してください。
  2. Discord Botトークン取得: Discordへの通知にはBotトークンが必要です。Discord Developer Portal でBotを作成し、トークンを取得しておきましょう。手順詳細はYoomヘルプセンターも参考にしてください。（BotをDiscordサーバーに追加しておくことも忘れずに！）

ステップ1：CalendlyとDiscordをYoomに接続 (マイアプリ連携)

最初に、YoomからCalendlyとDiscordのAPIを利用できるように、アカウント接続設定（マイアプリ連携）を行います。

  1. Yoomにログインし、左メニューの「マイアプリ」>「新規接続」をクリックします。

    Yoom公式ブログより参照
  2. アプリ一覧が表示されるので、検索窓で「Calendly」と「Discord」をそれぞれ検索し、接続設定を行います。

    Yoom公式ブログより参照
    • Calendly: 画面の指示に従い、お使いのCalendlyアカウントでログイン（OAuth認証）します。

      Yoom公式ブログより参照
    • Discord: アカウント名（Yoom上での表示名、任意）と、事前準備で取得したBotトークンを入力し、「追加」をクリックします。

      Yoom公式ブログより参照
  3. マイアプリ一覧にCalendlyとDiscordのアイコンが表示されれば接続完了です。これでYoomから各アプリを操作する準備が整いました。

ステップ2：テンプレートを使ってフローボットを作成

次に、自動化の設計図となるフローボットを作成します。今回は便利なテンプレートを利用しましょう。

▼テンプレートを開く

  1. テンプレートページで「このテンプレートを試す」をクリックします。

    Yoom公式ブログより参照
  2. 確認ダイアログで「OK」をクリックすると、テンプレートが自分のプロジェクト（フローボットの保存場所）にコピーされます。

    Yoom公式ブログより参照
    フローボット編集画面が表示されます。これが自動化処理の流れを示しています。

    Yoom公式ブログより参照
    タイトルや説明は自由に変更可能です。右側に「！」マークが付いている項目（トリガーとアクション）の設定が必要なので、上から順番に進めていきましょう。

    Yoom公式ブログより参照

ステップ3：トリガーを設定 (Calendly: 予定が登録されたら)

トリガーとは、自動化フローを開始するきっかけとなるイベントのことです。今回は「Calendlyで新しい予定が登録されること」がトリガーになります。

  1. フローボット編集画面で、一番上の「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックします。

    Yoom公式ブログより参照
  2. イベント選択: トリガーとなるイベントを選択します。今回は「予定が登録されたら (invitee.created)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。（Calendlyでは他にも「予定がキャンセルされたら」などをトリガーに設定可能です）

    Yoom公式ブログより参照
  3. アカウント選択・設定:
    • 連携するCalendlyアカウント（ステップ1で接続したもの）を選択します。
    • 組織URI: Calendlyアカウントの組織URIを入力または選択します。（マイアプリ連携が済んでいれば候補が表示されます）

      Yoom公式ブログより参照
    • 入力後、「テスト」をクリックします。接続に問題がなければ成功と表示されるので、「次へ」をクリックします。

      Yoom公式ブログより参照
  4. テスト実行（データ取得）:
    • このステップでは、実際にトリガーイベントが発生した際にどのようなデータが取得できるかを確認します。
    • 実際にCalendlyでテスト用の予定を作成してください。
    • Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックします。成功すれば、作成した予定の情報（イベント名、日時、参加者名、メールアドレスなど）が取得できているはずです。この取得したデータが、後続のアクション（Discordへの通知）で利用可能になります。
    • 内容を確認し、「保存する」をクリックします。

      Yoom公式ブログより参照

ステップ4：アクションを設定 (Discord: メッセージを送信)

アクションとは、トリガーによって開始されたフローボットが実行する具体的な操作のことです。今回は「取得したCalendlyの予定情報をDiscordに通知する」がアクションになります。

  1. フローボット編集画面に戻り、2番目の「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。

    Yoom公式ブログより参照
  2. アクション選択: 実行するアクションを選択します。今回は「メッセージを送信」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。（Discordでは他にもチャンネル作成、ロール付与などのアクションが可能です）

    Yoom公式ブログより参照
  3. アカウント選択・設定:
    • 連携するDiscordアカウント（ステップ1で接続したBot）を選択します。
    • チャンネルID (必須): 通知を送信したいDiscordチャンネルのIDを入力します。（チャンネルIDの取得方法はこちらなどを参照）
    • メッセージ (必須): ここが通知内容のカスタマイズポイントです！通知したいメッセージ内容を作成します。
      重要なのは、ステップ3（トリガー）で取得したCalendlyの情報を動的に埋め込める点です。
      入力欄右側の + ボタンをクリックするか、{{ と入力すると、トリガーで取得したデータ（アウトプット情報）の一覧が表示されます。ここから「予定名」「開始日時」「参加者名」「参加者メールアドレス」などを選択して、メッセージ内に挿入します。
      例えば、以下のように設定できます。 
      【新規予定登録】
イベント名: {{イベント名}}
日時: {{開始日時}} - {{終了日時}}
参加者: {{参加者名}} ({{参加者メールアドレス}})
詳細はこちら: {{イベントURI}}

      Yoom公式ブログより参照

      Yoom公式ブログより参照

      Yoom公式ブログより参照
    • メッセージ内容が決まったら「保存」をクリックします。

これで、**【Calendlyで予定が登録されたらDiscordに通知する】**フローボットの設定は完了です！

ステップ5: テストと有効化 (フローボットの起動)

最後に、作成したフローボットが正しく動作するかテストし、問題なければ有効化（＝実際に稼働させる）します。

  1. フローボット編集画面右上の「テスト実行」をクリックします。
    • トリガー（ステップ3）のテストで取得したデータを使って、アクション（ステップ4）が実行されます。
    • 設定したDiscordチャンネルに、テストデータに基づいた通知が送信されるはずです。内容が意図通りか確認しましょう。
  2. テストで問題がなければ、画面上部にあるトグルスイッチ「トリガーをON」をクリックして有効化します。

    Yoom公式ブログより参照

これで設定はすべて完了です！今後、Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、自動で指定したDiscordチャンネルに通知が送信されるようになります。お疲れ様でした！

CalendlyとDiscord連携のメリット再確認

この連携によって、具体的にどのようなメリットがあるか、改めて整理してみましょう。

  • メリット1: スケジュール管理の劇的な効率化
    • 手動通知の手間ゼロ: Calendlyの予定をDiscordにコピペする作業から解放されます。
    • リアルタイム共有: 予定が入ると即座にDiscordに通知が飛ぶため、チームメンバーは常に最新情報を把握できます。
    • リマインダー効果: Discord通知が会議やイベントのリマインダーとしても機能し、参加漏れを防ぎます。
  • メリット2: 正確な情報共有とミスの削減
    • 転記ミス防止: Calendlyの情報をそのまま自動通知するため、手作業による入力ミスや情報の齟齬がなくなります。
    • 変更点の迅速な伝達: 日程変更などもリアルタイムに共有され、参加者間の認識のズレを防ぎます。
    • 確実な情報伝達: 特定チャンネルへの通知で、関係者に漏れなく情報を届けられます。
  • メリット3: 情報の一元管理と業務の透明化
    • 情報集約: スケジュールに関する情報がDiscordの特定チャンネルに集約され、確認が容易になります。「あの予定どこで見たっけ？」がなくなります。
    • コンテキスト維持: Discord上でそのまま予定に関する議論や確認ができるため、関連情報もまとめて管理できます。
    • 業務効率向上: 複数のツールを行き来する手間がなくなり、他のコア業務に集中できます。

さらに広がる！Yoomを使った自動化テンプレート例

Yoomの魅力は、今回紹介した連携以外にも、アイデア次第で様々な業務を自動化できる点です。Yoomにはすぐに使えるテンプレートが多数用意されています。いくつか関連するテンプレートをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください！

Calendly関連の自動化例

  • Calendlyで予定がキャンセルされたらDiscordに通知
    • キャンセル情報をリアルタイムでチームに共有し、迅速な対応や代替スケジュールの調整を可能にします。

  • Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知
    • Google Workspaceをメインで利用しているチーム向けの連携です。

  • Calendlyで予定が登録されたらkintoneにレコードを登録
    • 顧客情報や商談履歴をkintoneで管理している場合に非常に便利。手入力の手間とミスを削減し、CRM連携を強化します。

  • Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで自動的に資料を送付
    • 打ち合わせ前に必要な資料（会社案内、アジェンダ等）を自動送信。参加者への事前準備を促し、スムーズな会議進行と顧客満足度向上に貢献します。

Discord関連の自動化例

  • Discordに投稿された内容を、Microsoft Excel (またはGoogle Sheets) に転記
    • Discordでの議論、アンケート結果、日報などを自動でスプレッドシートに記録。議事録作成や情報整理・分析を効率化します。

  • Discordで特定のメッセージを受信したらGoogleカレンダーで予定を更新
    • Discordでの日程調整メッセージ（例：「〇月〇日 14時 Zoom MTG」）を検知し、Googleカレンダーへ自動で予定登録。

  • OneDrive (またはGoogle Drive) でファイルが更新されたらDiscordに通知
    • 共有フォルダ内のファイル更新情報をDiscordに自動通知。チームでのファイル共同編集やレビューをスムーズにします。

まとめ

今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使って CalendlyとDiscordを連携し、スケジュール通知を自動化する方法をステップバイステップで解説しました。

この連携を実現することで、

  • 面倒な手作業からの解放
  • 迅速かつ正確な情報共有
  • チーム全体のコミュニケーション円滑化と生産性向上
    といった、多くのメリットが得られます。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、今回のような連携をはじめ、驚くほど簡単に日々の様々な業務を自動化できます。

ぜひこの記事を参考に、まずはCalendlyとDiscordの連携から試してみて、その効果を実感してください！あなたの業務がもっと楽になるヒントが、Yoomにはきっと見つかるはずです。

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