【Yoom活用】Chatworkの投稿をGoogleスプレッドシートに自動集約して業務効率UP

この記事は

をqiitaの読者向けにYoomの中の人に許可をとって書き換えたものです。

【Yoom活用】Chatworkの情報洪水から解放！投稿をGoogleスプレッドシートに自動集約して業務効率UP

こんにちは！業務効率化ツールを紹介している技術ブロガーです。

皆さんのチームでは、Chatworkをどのように活用していますか？ 日々大量のメッセージが飛び交う中で、「あの情報どこいったっけ？」「後でまとめようと思って忘れてた…」なんて経験、ありませんか？

重要な情報やタスク依頼も流れていってしまうChatwork。後から検索するのも一苦労ですし、手動でスプレッドシートなどに転記するのは時間もかかるし、ミスも起こりがちです。

そこで今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使って、Chatworkの投稿内容をGoogle スプレッドシートに自動で保存（集約）する方法をご紹介します！

この連携を使えば、

• 重要な情報の見逃し防止
• 情報の一元管理による検索性の向上
• レポート作成や分析の効率化
• 手動転記作業からの解放

といった効果が期待できます。エンジニアの方はもちろん、普段コードに触れないマーケターや事業担当者の方でも、驚くほど簡単に設定できますよ！

この記事はこんな方におすすめ

• Chatworkでの情報管理に課題を感じている方
• Google スプレッドシートでタスクや情報を管理している方
• チーム内の情報共有をもっとスムーズにしたいリーダーやマネージャー
• ノーコード/ローコードツールでの業務自動化に興味がある方
• 面倒な手作業をなくして、もっとコア業務に集中したい方

すぐに試せる連携テンプレート

この記事で紹介するChatworkとGoogle スプレッドシートの連携は、以下のYoomテンプレートを使えばすぐに試すことができます。難しい設定は不要です！

Chatworkの特定のルーム内での投稿内容をスプレッドシートに自動で保存するフローボットです。

そもそもYoomとは？

Yoom は、様々なSaaS（Software as a Service）同士を連携させ、日々の定型業務を自動化できる国産のiPaaS（Integration Platform as a Service）です。

通常、異なるサービス間でデータを連携させるにはAPIの知識やコーディングが必要になることが多いですが、Yoomはプログラミング不要。直感的なインターフェース（GUI）で、まるでブロックを組み合わせるように、簡単に自動化フロー（Yoomでは「フローボット」と呼びます）を作成できます。

非エンジニアでも扱える手軽さながら、条件分岐やAI連携など、高度な自動化も実現できるのが魅力です。

Yoomのアカウント登録はこちら（30秒で完了！）

ChatworkとGoogle スプレッドシート連携 具体的な手順

それでは、実際に連携を設定していきましょう。

事前準備

1. Yoomアカウント作成: まだお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページ から無料でアカウントを作成してください。
2. Yoom基本操作の確認: 初めてYoomを使う方は、初めてのYoom を見ておくとスムーズです。
3. Chatwork APIトークン取得: Chatworkとの連携にはAPIトークンが必要です。Chatwork公式ヘルプ を参考に取得しておきましょう。
4. Googleアカウント: Google スプレッドシートを利用するためのGoogleアカウントが必要です。

ステップ1: Yoomと各アプリ（Chatwork, Google Sheets）を接続する (マイアプリ連携)

まず、YoomからChatworkとGoogleアカウント（Google Sheets用）に接続できるように設定します。

1. Chatwork連携:
Yoom画面左側のメニューから「マイアプリ」→「新規接続」→「Chatwork」を選択します。

Yoom公式ブログより参照

APIトークンを入力する画面が表示されるので、事前に取得したトークンを入力して接続します。（※画面遷移は実際のYoom画面に準じます。場合によってはOAuth認証画面が表示されることもあります。）

Yoom公式ブログより参照

Yoom公式ブログより参照

2. Googleアカウント (Gmail/Google Sheets) 連携:
同様に「マイアプリ」→「新規接続」→「Gmail」または「Google Sheets」を選択します。（どちらか一方でGoogleアカウント連携が完了すればOKです）

Yoom公式ブログより参照

「Sign in with Google」をクリックし、画面の指示に従ってGoogleアカウントでログインし、Yoomからのアクセスを許可します。

Yoom公式ブログより参照

これで、YoomがChatworkとGoogle Sheetsにアクセスするための準備が整いました。マイアプリ一覧に両方が追加されていることを確認しましょう。

次に、自動化フロー（フローボット）の設定に移ります。
先ほど紹介したテンプレートを使うのが簡単です。以下のリンクからテンプレートを自分のYoomアカウントにコピーしましょう。

ステップ2: トリガー設定 (Chatworkからの情報取得)

コピーしたフローボットを開き、最初のステップである「トリガー」を設定します。トリガーは「自動化を開始するきっかけ」となるイベントです。今回は「Chatworkの特定のルームに新しい投稿があったら」をトリガーにします。

フローボット編集画面で、Chatworkのアイコンがついたトリガー部分（赤枠部分）をクリックします。

Yoom公式ブログより参照

設定画面が開きます。

• アカウント: ステップ1で連携したChatworkアカウントが選択されていることを確認します。
• トリガーイベント: 「指定したルームのメッセージを取得」などが選択されていることを確認します。（テンプレート使用の場合は設定済みのはずです）

Yoom公式ブログより参照

次に、具体的な設定を行います。

• 起動間隔: どのくらいの頻度でChatworkの新しい投稿をチェックするかを設定します（例: 5分ごと、15分ごとなど）。プランによって最短間隔が異なります。
• ルームID: どのChatworkルームの投稿を監視するかを選択します。プルダウンから選択できます。

Yoom公式ブログより参照

設定が完了したら「テスト」を実行して、Chatworkから正しく情報を取得できるか確認します。問題なければ「保存」をクリックします。

ステップ3: アクション設定 (Google Sheetsへの書き込み)

次に、「Chatworkで取得した情報をGoogle スプレッドシートに書き込む」というアクションを設定します。

フローボット編集画面で、Google Sheetsのアイコンがついたアクション部分（赤枠部分）をクリックします。

Yoom公式ブログより参照

設定画面が開きます。

• アカウント: ステップ1で連携したGoogleアカウントが選択されていることを確認します。
• アクション: 「レコードを追加」などが選択されていることを確認します。
• スプレッドシートID: どのスプレッドシートに書き込むかを選択します。プルダウンから選択できます。
• シート名: スプレッドシート内のどのシート（タブ）に書き込むかを選択します。
• テーブル範囲: 書き込み対象のセル範囲を指定します（例: A1:E など）。事前にスプレッドシート側でヘッダー行（投稿日時, 投稿者, メッセージ内容など）を作成しておくと設定しやすいです。

Yoom公式ブログより参照

次に、どの情報をスプレッドシートのどの列に書き込むか（マッピング）を設定します。

• 各列の項目: スプレッドシートのヘッダーに対応する項目が表示されます。
• 値: 各項目に、トリガー（ステップ2のChatwork）で取得したどの情報を入れるかを指定します。右側の「＋」ボタンから、{{トリガー.Chatwork.投稿者の名前}} や {{トリガー.Chatwork.メッセージ本文}} などを選択して設定します。

Yoom公式ブログより参照

設定後、「テスト」を実行して、ダミーデータがスプレッドシートに正しく書き込まれるか確認します。問題なければ「保存」をクリックし、最後にフローボット全体を有効化（画面右上のスイッチをON）すれば完了です！

応用編：Chatwork/Google Sheets連携のさらなる可能性

今回はChatworkの投稿をGoogle スプレッドシートに保存する基本的な連携を紹介しましたが、Yoomを使えばさらに多様な自動化が可能です。いくつか例を挙げます。

ChatworkとGoogle スプレッドシートを組み合わせた連携例

• フォーム回答をスプレッドシートに記録し、Chatworkに通知:
  YoomフォームやGoogleフォームへの回答をスプレッドシートに自動追加し、担当者にChatworkで即時通知。リード獲得や問い合わせ対応のスピードアップに繋がります。

• スプレッドシートの顧客情報から請求書を作成しChatworkで送付:
  Google スプレッドシートの顧客リストや案件管理表を更新すると、自動で請求書などの書類を作成し、Chatworkで担当者や送付先に通知・共有。

Chatworkを中心とした自動化例

• 特定メールの受信をChatworkに通知:
  GmailやOutlookで特定の条件（差出人、件名など）に合致するメールを受信したら、内容をChatworkに通知。重要なメールの見逃しを防ぎます。

• Chatworkのメッセージ内容を各種データベースへ転記:
  Chatworkの投稿内容を、Google スプレッドシートだけでなく、kintoneやNotion、Excelなど、チームで利用している他のデータベースツールに自動で追加・記録。

• 各種ツールからの通知をChatworkに集約:
  kintone、Notion、HubSpotなどのツールでレコードが追加・更新された際に、その情報をChatworkに通知。ツールを横断した情報連携をスムーズにします。

Google スプレッドシートを中心とした自動化例

• 各種フォームの回答内容をGoogle スプレッドシートへ集約:
  Googleフォーム、Jotform、Typeformなど、様々なフォームツールからの回答を自動でGoogle スプレッドシートに転記。アンケート結果や申し込みリストの作成を効率化。

• CRM/SFAのデータをGoogle スプレッドシートに連携:
  SalesforceやHubSpotなどに登録されたリード情報やコンタクト情報を、Google スプレッドシートに自動でバックアップ・同期。データ分析やレポート作成に活用しやすくなります。

• Notionデータベースの内容をGoogle スプレッドシートに連携:
  Notionで管理しているタスクリストやプロジェクト情報を、Google スプレッドシートにも自動で追加・同期。両ツールの良いところを活かせます。

• メールの内容をAIで処理してGoogle スプレッドシートに追加:
  受信したメール（Gmail/Outlook）の内容を、GeminiなどのAIで要約したり、必要な情報を抽出したりしてからGoogle スプレッドシートに記録。メール処理業務を大幅に効率化。

ChatworkとGoogle スプレッドシート連携のメリット再確認

改めて、この連携によって得られる主なメリットを整理しましょう。

‍1. タスク・情報管理の劇的な効率化

Chatworkでの指示や共有事項がリアルタイムでGoogle スプレッドシートに集約されるため、「言った言わない」や「タスク漏れ」を防ぎやすくなります。誰がいつ何を投稿したかが一覧化されるので、進捗管理や情報検索も格段に楽になります。手動での転記作業がゼロになるインパクトは大きいです。

2. リアルタイムでの情報共有と属人化の防止

チームメンバーがChatworkに投稿した情報が、即座に共有のGoogle スプレッドシートに反映されます。これにより、特定の担当者しか知らない情報（属人化）を減らし、チーム全体の情報感度を高めることができます。スプレッドシートを見れば最新状況がわかる、という状態を作れます。

3. コミュニケーションの円滑化とミスの削減

情報が自動で集約されるため、「スプレッドシートへの転記、お願いします！」といったコミュニケーションコストが削減されます。また、手作業による転記ミスや更新忘れもなくなり、常に正確な情報に基づいてコミュニケーションが取れるようになります。

まとめ

今回は、ノーコードツールYoomを使ってChatworkの投稿をGoogle スプレッドシートに自動連携する方法をご紹介しました。

• Chatworkの情報洪水問題を解決
• 手動転記の手間とミスを削減
• 情報の一元管理とリアルタイム共有を実現
• プログラミング不要で誰でも簡単に設定可能

このように、シンプルな連携だけでも日々の業務は大きく効率化できます。Yoomを使えば、今回紹介した以外にも様々なツール連携が可能です。

ぜひこの記事を参考に、あなたのチームでもChatworkとGoogle スプレッドシートの自動連携を試してみてはいかがでしょうか？ 面倒な作業から解放され、より創造的な業務に時間を使えるようになるはずです！