Yoomで実現！GoogleフォームとGoogleカレンダーのノーコード連携で予約管理をもっと楽に♪
※この記事は
https://lp.yoom.fun/blog-posts/how-to-register-google-forms-responses-in-microsoft-excel
をqiitaの読者向けにYoomの中の人に許可をとって書き換えたものです。
GoogleフォームとGoogleカレンダーって、それぞれ単体でもすごく便利ですよね。でも、例えばGoogleフォームを予約受付に使っているとき、「フォームの回答をカレンダーに手入力するのがちょっと面倒…」と感じている方もいるのではないでしょうか？
この記事では、話題のiPaaS「Yoom」を使って、Googleフォームの回答をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定を登録する方法をご紹介します！この連携を使えば、フォームに回答が来た瞬間にカレンダーに予定がポンッと追加されるので、手入力の手間が省けて時間の節約になります。それに、うっかりミスも防げるので、いつでも正確なスケジュールが保てるようになりますよ。
Yoomテンプレートですぐ連携OK！
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、GoogleフォームとGoogleカレンダーを簡単に連携させることができます。
Yoomには便利な連携テンプレートが用意されているので、APIって何？という方でも大丈夫。登録するだけで、すぐに連携を試せます。
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
GoogleフォームとGoogleカレンダー連携の嬉しいメリット
この連携で、具体的にどんな良いことがあるのか見ていきましょう。
時間の節約＆業務がもっとスムーズに
スケジュール管理が自動化されるので、これまで手作業でやっていた予定の入力作業がなくなります。これで空いた時間を他の大事な仕事に使えるので、全体の業務効率アップが期待できますね！
入力ミスさよなら！いつでも正確なスケジュール
手入力だと、どうしても日付や時間の書き間違いって起こりがちですよね。でも自動連携なら、そんな心配はご無用！フォームの回答通りに正確にカレンダーへ反映されるので、ダブルブッキングなどのトラブルを防いで、確実なスケジュール管理ができるようになります。
Yoomってどんなサービス？
Yoom は、いろんなSaaS（クラウドサービス）同士を繋いで、日々の作業を自動化してくれる、今注目のiPaaS（アイパース）です。普通、サービス連携ってAPIとか専門知識が必要で難しそう…ってイメージがあるかもしれませんが、Yoomなら大丈夫！ プログラミング不要で、マウス操作で直感的に設定できるから、誰でも簡単に業務自動化を始められるのが大きな魅力です。
Yoomのアカウント登録はこちら（30秒でサクッと登録できます！）
GoogleフォームとGoogleカレンダーの連携フロー、作ってみよう！
ここからは、実際に「Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を作る」自動化フロー（Yoomではフローボットと呼びます）の作り方を解説していきますね。とってもシンプルなので、Yoomを初めて使う方でも簡単に設定できると思います。
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
はじめる前に
まず、Yoomのアカウントを持っていない方は、Yoomのアカウント発行ページからサクッと登録しておきましょう。
連携フローの作成は、この3ステップで進めていきます！
ステップ1：GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと繋げる（マイアプリ連携）
ステップ2：自動化のきっかけ（トリガー）を設定する
ステップ3：やってほしいこと（アクション）を設定する
Yoom公式ブログより参照
ステップ1: GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと繋げる
まずは、今回使うGoogleフォームとGoogleカレンダーのアカウントを、Yoomに「マイアプリ」として登録します。難しくないので安心してくださいね！
Yoom公式ブログより参照
- Yoomの画面左にあるメニューから「マイアプリ」を選びます。
- 右上の「+新規接続」をクリック。
- 検索バーに「Googleフォーム」と入れて、出てきたアイコンをクリックします。
Yoom公式ブログより参照
- 画面の指示に従って、連携したいGoogleアカウントを選んで、Yoomからのアクセスを許可してください。
同じ手順で、Googleカレンダーもマイアプリに登録しておきましょう。
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
ステップ2: 自動化のきっかけ（トリガー）を設定する
マイアプリの登録が終わったら、いよいよフローボットの作成です。まずは、「何が起きたら自動化をスタートさせるか」という”きっかけ（トリガー）”を設定します。
-
Googleフォームの準備:
連携させたいGoogleフォームを用意します。フォームの質問項目への回答が、そのままカレンダーの予定内容になるので、カレンダーに入れたい情報を質問項目として設定しましょう。今回はこんな感じにしてみました。
Yoom公式ブログより参照ここがポイント！ Googleカレンダーって、予定に終了時刻が必ず必要なんです。なので、フォームにも予定の終了日時を聞く項目を入れておきましょう。「開始時刻の1時間後を指定してください」みたいに、説明を加えておくと親切ですね。
フォームができたら、自分宛てに送ってテスト回答を必ずしておいてください。 このテスト回答データは、この後のYoom設定で使うので、実際の回答をイメージしながら入力すると後が楽ですよ！
-
Yoomでのトリガー設定:
Yoomの画面に戻って、フローボットの編集画面を開きます。- 左のメニュー「プロジェクト一覧」から、フローボットを作りたいプロジェクト（例: マイプロジェクト）を選びます。
- 作成するフローボット（例: 【コピー】Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する）を選んで、右上の鉛筆マーク「編集する」をクリック。
- 最初の四角い箱、「Googleフォームに回答が送信されたら」というトリガー設定をクリック。
- さっきマイアプリ連携したGoogleフォームのアカウントを選びます。
- きっかけとなるイベント「フォームに回答が送信されたら」を選んで、「次へ」をクリック。
- 「フォームID」に、連携したいGoogleフォームのIDを入力します。フォームIDは、フォーム編集画面のURL
https://docs.google.com/forms/d/フォームID/editのフォームIDの部分です。
-
テストとアウトプット（取り出すデータ）の設定:
設定できたら、「テスト」ボタンを押してみましょう。うまくいけば、さっきフォームで答えたテスト回答の内容が表示されます。
Yoom公式ブログより参照次に、このフォーム回答データの中から、カレンダー登録に使う情報（データ）を「アウトプット」として指定します。
- 画面の下の方にある「取得する値を追加」をクリック。
Yoom公式ブログより参照- テスト回答データ（
valueって書いてあるところ）を見て、カレンダーに入れたい項目（例: 名前、メールアドレス、希望日時、メモなど）を全部選んで、右側の「+」マークでアウトプットに追加します。
Yoom公式ブログより参照- 追加したら、アウトプット一覧画面に戻って、それぞれのデータに分かりやすい名前を付けてあげましょう（例:
お名前,開始日時,終了日時など）。これは、次のステップでデータを選びやすくするためのひと手間です！
Yoom公式ブログより参照
Yoom公式ブログより参照全部できたら、「保存」をクリックしてトリガー設定は完了です。
ステップ3: やってほしいこと（アクション）を設定する
ゴールはもう目の前！最後に、フォームの回答データを使って、Googleカレンダーに予定を登録する「アクション」を設定します。
-
フローボット編集画面で、Googleカレンダーのアイコンが付いたアクション「予定を作成する」をクリック。
-
アクションの種類が「予定を作成」になっていることを確認します。
-
「カレンダーID」に、予定を入れたいGoogleカレンダーのIDを入力します。普段使っているメインのカレンダーなら、自分のGoogleアカウントのメールアドレスでOKなことが多いです。特定のカレンダーに入れたい場合は、そのカレンダーのIDを調べて入力しましょう。
-
「予定のタイトル」を入力します。ここは、例えば「【予約】」のような固定の文字と、さっき設定したアウトプットデータ（例:
お名前）を組み合わせるのがおすすめです。入力欄をクリックすると、使えるデータが一覧で出てきますよ。 -
同じように、「予定の開始日」「予定の終了日」「予定の説明」なども、フォームの回答データ（アウトプット）から対応するものを選んで設定していきましょう。
Yoom公式ブログより参照
Yoom公式ブログより参照全部の項目を設定し終わると、こんな感じになっていると思います↓
Yoom公式ブログより参照 -
設定できたら、「テスト」ボタンをクリック！「テスト成功」と表示されたら、「保存」を押しましょう。
さあ、自分のGoogleカレンダーをチェックしてみてください！テスト回答の内容で、新しい予定がちゃんと作られていたら大成功です！
【カレンダーに自動でスケジュールされた例】
Yoom公式ブログより参照
これで、GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携してスケジュール管理を自動化するフローボットの完成です！やったー！
最後に、作ったフローボットがちゃんと動くように、画面右上のスイッチをオンにして有効化するのを忘れずに！
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
もっと便利に！Google フォーム・Google カレンダー活用アイデア
Yoomを使えば、今回紹介した連携以外にも、もっといろんな自動化ができちゃいます。いくつか例をご紹介しますね。
-
Googleフォーム回答 → Googleカレンダー予定追加 → Gmailで確認メール送信
予約や申し込みをしてくれた人に、自動で確認メールを送れます。メール送信の手間が省けて便利！Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る
-
Googleフォーム回答 → Slack通知
フォームに回答があったら、すぐにSlackの指定チャンネルにお知らせ！チームでの情報共有がスムーズになり、対応漏れも防げます。
まとめ
この記事では、Yoomを使ってGoogleフォームとGoogleカレンダーをノーコードで連携させる方法をご紹介しました。Yoomには便利なテンプレートがたくさんあるので、プログラミングの経験がない方でも、簡単に自動化をスタートできます。
この連携を使えば、フォームの回答をいちいちカレンダーに書き写す手間がなくなり、入力ミスも防げます。いつでも最新の正確なスケジュールを保てるようになるので、毎日の業務がぐっと楽になるはずです。
Googleフォームで予約を受け付けたり、イベント参加者を集めたりしている方は、ぜひこの自動連携を試してみてくださいね！