この記事は「PERSOL PROCESS & TECHNOLOGY Advent Calendar 2020」の11日目の記事です。
はじめに
こんにちは、はじめまして！
910nagaiのQiita初投稿の記事になります。
普段は弊社(パーソル プロセス&テクノロジー株式会社)のサイトであるCloudSteadyにて
主に業務で扱っているMicrosoft AzureやMicrosoft365の技術情報を月に数本投稿しています。
是非こちらも覗いてみてください！
今回は、今年新入社員として入社した910nagaiが下期にWBSを10個作成する事について
(1)その目的
(2)学んだこと(WBS作成初心者に向けて)
を途中ではありますが、備忘録もかねて書いていけたらなと思います。
(下期が終わったらまた改めて書きたいと思います)
一応、WBSとは
Work Breakdown Structure (WBS、作業分解構造)は、プロジェクトを理解し管理する上で、プロジェクトの各工程を各担当者の作業レベルまで展開し木構造にまとめたもの。どのレベルまで展開するかはプロジェクトの全メンバーが作業内容を「具体的に〇〇をする」と理解出来るレベルまでに分解するのが理想であるが、最低でも作業担当者とプロジェクト管理者の理解が得られるレベルまでは必要である。
WBSはガントチャートやPERT図に展開してプロジェクト管理に使われる。(wikipediaより引用)
こんなやつです(イメージ)
新卒がなんのWBSを書くんだ？と思われた方もいると思います、
WBSと言えば、まず思う浮かぶのが構築や運用プロジェクトの設計に関するものでしょうか。
910nagaiはWBS作成能力が皆無に等しかったので(新卒研修ですこし勉強したくらい)
もちろんプロジェクトのWBS作成をポンポンと任されるわけはなく、、、
結果的にはステークホルダーの少ない、個人的なWBSが中心となりました。
(後半にはプロジェクトの運用設計も一つあります。)
例えば、[顧客への報告会]や[資格取得]のWBSです。
少し変わりダネとして[WBS10個作成]の為のWBSなんかもあります(！)
それぞれ、項目数や期間などで難易度が変わり、抽象的で項目がイメージしづらい物など
様々なものをテーマにして作成しています。
ではそろそろ本題に、、、
(1)WBSを10個作成する目的
WBSを10個作成する目的はズバリ、
・目的志向を磨く事
・論理的思考力を鍛えること
です！
※もちろん今後の為にWBS作成に慣れること、もあります
WBS作成は奥が深く、必要な能力が無数(本当)にあります。
それらの能力は目的志向/論理的思考力に繋がるものが多いです。
目的志向とはなんぞや、という方は是非調べてください。
疎かにしてしまいがちですが、何をするにもとても大事なことです。
生産性を高めていきましょう。
(2)学んだこと
12月11日現在の10個作成進捗は約40%完了です。
まだまだ道半ばではありますが、ここまでに学んだことやWBSに必要な事を書いておきます。
すべては書けません、初心者がまず意識すべきだと考えたことを910nagaiの主観で書きます。
WBSについてGoogle先生に聞けば素晴らしい記事がいっぱい出てきますので、、、
①達成条件を明確に定める
まずはこれです、これがなければ正確なWBSは完成しません。
WBS初心者が最初に意識すべき点だと思います。
例えば、あるプロジェクトの成功の為にWBSを作成したとき、
「プロジェクトの成功とはなにか」というのを明確に定義しておかないといけません。
当たり前のことだ！と思うかもしれませんが、特に抽象的なテーマのWBSを作成するときに意識するのは難しいことです。(910nagaiはできていませんでした)
「歌をうまくする」のWBSを作るとなったら、まずは"歌がうまい"とは何か考えなくてはいけませんよね。
WBSの最初の項目に、[達成条件策定]などを作ってもいいかもしれません。
②項目の粒度を合わせる
・項目通りにタスクを実行すれば目的を達成できる
というのが正確なWBSの要素の一つだと思います。
その為には、目的達成のために想定される作業をとことん分解することが必要です、
WBSのBはBreakdown(分解)ですからね。
よく例え話で、カレーを作るWBSの話があります。
「米を炊く」という作業(大項目)も分解すれば「米をとぐ/鍋を火にかける/弱火にして蓋をするetc....」になります。
さらに「米をとぐ」という作業(中項目)は「水を入れる/かき混ぜる/水を捨てるetc...」となります。
「水を入れる」(小項目)は「蛇口を回す<<以下略>>
と、このように分解していくと一つ一つの作業が明確になり、漏れがないWBSを作成する準備ができます。
さて、ここでたくさん出した項目をWBSに落とし込んでいくのですが、
ここで大事なのが情報の粒度です。
「米をとぐ」(中項目)と「ルーを作る」(大項目)を同じ列に書いてはいけません。
粒度が違う項目を並べているWBSは正確ではありませんし、なにより見づらく、違和感を感じてしまいます。
この点も初心者が最初に意識すべき点であると思います。
③無駄な事を書かない
これは初心者にありがちなことだと思いますが、WBSを"それっぽく"する為に行を埋めるだけの項目を書いてしまうことがあります。
私はいまだにやってしまいます、気を付けます。
WBSは目的を達成するために書くものです、WBS作成を目的にしないでください。
極端な例だと、「設計書を書く」の下の項目に「パソコンの電源を入れる」や「コンセントにプラグをさす」など、自明なことを書いてしまうようなものです。
"それっぽく"なるだけで、それらは言ってしまえばWBSの可読性や運用効率を下げてしまうゴミです。
書かなくても目的を達成できること、細かすぎること、ステークホルダー(やWBSを読むと想定される人)の中で共通認識として自明な事
は書かないようにしましょう。
おわりに
以上になります。
初心者の910nagaiが初心者に向けて書いたものなので、参考になる方は少ないかもしれませんが、
少なくとも筆者は考えを多少まとめられていい経験となりました、ありがとうございます。
色々書きましたが結局は、
最短でゴールを目指す
という事です。
これからも頑張ります。
WBS10個作成が完了してる頃にはもう少し有益なことを書けるかもしれません。
それでは。