はじめに
Microsoft Office365を業務で使っているが、契約プランによって使える機能使えない機能があることを知った。
今のところ不自由なく使えているが、そもそもOffice365のサービスはどのくらいあるのか？
まだ知らないサービスを知り、さらに活用できるサービスを増やしたいと思い調べることにした。
どんな契約プランがあるのか
まずは自分の働いている会社がどのプランで契約されているのかを確認する。
主要なプランは以下サイトにまとめられているので、そこから調べると良いだろう。
※プランは随時変わる可能性があるため情報のソースには注意
中小企業向けと大企業向けの判断基準は分からないが、大企業向けのプランのほうが月額が高く使用可能なサービスも多い。
似た名称のプランもあり思いのほか契約プラン数は多い。
ネットワークエンジニアなら一度は使うであろうVisioはやはりプランに含まれてはいない。
上のサイトではMicrosoft 365 E5が最も充実したプランといえる。
しかし会社として契約していても、会社の管理者が制御していると全てを使用できる訳ではないため注意してほしい。
提供サービス一覧
Microsoftのページを見ると非常に沢山のサービス・アプリを提供していることが分かる。
アルファベット順に並んでいるサービスを数えるとおよそ50ある。
多い印象があるがD列を見るとDefenderの機能がアプリやプランによって、変わって提供されているように見える。
最も充実したプランを契約したから全てのサービスを利用できる訳ではないようだ。
特にセキュリティ系のサービスは自分が手を動かして使うよりも、標準搭載されていたりバックグラウンドで動いていたりするのだろう。
ネットワークエンジニアなら一度は使用するVisioは、そもそもプランには含まれていない。
※サービス終了している、サービス終了予定のものがないかは必ず確認すること
サービス一覧の中で、自分がよくわかっていないもの、今後活用できそうなものを探していく。
活用できそうなもの（企業によるのは大前提です）
- Lists
Listsの使い方を調べるとExcelと比較されているサイトが複数見かけられた。
Excelと違って関数やマクロ機能はないが、単純な「データの蓄積」という点ではListsが向いていそうだ。
ハードウェアの資産管理。バージョンやEoSLの管理等だろうか。個別にツールを契約せずにお試しで使ってみるのも良さそうだ。
- Loop
Loopはプロジェクトチーム、組織単位でワークスペースを作成して、ファイルリンクの共有やタスク管理ができるアプリのようだ。
Teams会議で表示されるメモタブから議事メモを取るとLoopに保存されるのは確認していたが、情報共有のツールとして非常に有効そうだ。
Teamsのチャネル機能に似ている印象だが、Teamsチャネルはチャット機能の要素が強くコミュニケーションツールとしての役割が大きいと思う。
その点Loopはファイル共有のしやすさに長けているので、コミュニケーションよりもタスクが明確化していたり、作成ドキュメントの多い案件の管理には向いているのかもしれない。
- Planner
- To Do
正直この２つは調べてもピンと来なかった。
簡潔に言えばTo Doは個人のタスク、Plannerは共有タスクを管理するのに適しているようだ。
共通点はどちらもTeamsと連携することでタスクの見える化が行えること。慣れれば使いやすいのだろうが、使ったことのない身からするとタスクを登録していく作業が煩雑に見える。
楽に登録できる方法あるのなら実用化が考えられそうだ。手動で管理するのであればLoop, Plenner, To Do全てを業務で使う必要はないと思う。
まとめ
Microsoftのサービスをもう少し使いこなせれば、組織内の情報共有やタスク管理が行いやすくなると分かった。
複数案件のタスクを並行で対応するとキャパオーバーする傾向にあるので、案件単位でタスクを見える化すればそういったこともなくなるのだろう。
Teamsにアプリを連携させて使っていたが、チャットで流れてしまい欲しい情報を探すのに手間取ることがある。暫くは自分でLoopを使ってみて組織運用の手法も考えたい。
参考文献
各トピックに記載