小売業で戦略担当をしています。
前回は、憂鬱な早朝月曜日の会議資料作成を
ChatGPTを使って効率化できるように解決していきました。
見ていない方は、こちらの記事をご覧ください。
今回は、さらに前後の工程で、PowerAutomateDesktopを使用して自動化をしてみました。
- 社内システムからダウンロードしたエクセルデータを貼付ける作業の自動化
- 作成した資料をメールで送信する作業の自動化
下記イラストの⓪と④の工程です。
1.完成した動画です。
エクセルファイルのコピー＆ペースト作業を自動化しました。
メールの送信を自動化しました。
社内のセキュリティシステムが作動するため、確認メッセージがでますが
宛先や本文、添付ファイルを設定しておけばセミセルフで送信してくれます。
2.エクセルコピー＆ペースト作成手順
Power Automate Desktop flow designerで作成した工程です。
下記の１ファイル・１シート、コピー＆ペーストの工程を、同じように、別シートも貼付けるよう、下の方へ6回繰り返しています。
3.各工程の設定
アクション『Excel』より「Excelの起動」をドラッグ&ドロップして、ドキュメントパスでファイルを設定します。この操作でExcellnstanceというデータが生成されます。
クリックすると%Excellnstance%となっており、%で囲まれた文字は変更できます。
貼付け先のファイル起動部分です。
貼付け元の起動部分です。
コピーする範囲を指定しています。a1～bz1000の範囲を指定しています。
貼付け先のワークシートをアクティブにする指示をだします。
ペーストする場所を指定します。
貼付け元のエクセルファイルを閉じます。
4.メール送信作成手順
Power Automate Desktop flow designerで作成した工程です。
メール送信の自動化をするため、参考にしたサイトです。
5.使用した感想を聞く
作成した仕組みによって、周りの人々の仕事も軽減できないか考え、作成後に意見をいただいています。
今回作成した、エクセルのデータ加工、コピー＆ペースト、メール送信の自動化を使ってもらい、活用できそうか、周りの人々に聞いていみました。
- 上司
単純作業は限りなく効率化を進めてほしい。
社内システムのデータや資料の閲覧が効率化できると、もっと良くなる。
デジタル化は必須だが、それによる情報過多が問題視されている。必要な情報の本質を見極めて、効率化を進めていって欲しい。
- 関連部署の同僚A
エクセルのコピー＆ペーストがとても楽になる。
是非ともやり方を教えてほしい。
他にもどんなことができるのか、短縮できそうな作業があれば、同じような仕組みを使って改善してみたい。
- 関連部署の同僚B
単純な作業を自動化できると、判断業務に多くの時間を費やせる。
アウトルックを使った送信は、社内システムによって完全自動化ではないが、それでも通常よりは早く送信できる。
セキュリティの問題はあるがシステム部と連携して、スムーズに利用する方法を探ってみてください。
最後に
今回、意見を聞いてみて、パソコンで行っている業務の自動化で否定的な意見はありませんでした。
皆、改善していきたいという気持ちは同じですが、通常の業務に追われて、改善活動までたどり着いていない印象を受けました。
一つの作業を考えることで、改善につながることはたくさんあるはずです。
今回Power Automate Desktopで自動化ツールを作成しましたが、周囲の人の意見や、自分自身の思考を巡らせる事で、色々な作業工程を自動化できるのではないかと思いました。
今後も、デジタル活用した業務効率化目指して、改善活動に尽力していきます。