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「入門 考える技術・書く技術」読んでみたメモ


まえおき

あまりにも文章作成技術(口頭での説明技術)が低すぎるため、

先輩から「これ読みな!!!!!!!」

と教えていただき、読了したのでメモ。


結論(これから心がけること)


  • ピラミッド構造を意識する

  • ピラミッド構造の頂点にくる主メッセージを決める際は、OPQを意識する(読み手を意識する)

  • 文書内に「しりてが」がないかをチェックする癖付けをする。


ここから本文の内容


  • 「考えるプロセス」と」「書くプロセス」を分ける

  • 最も重要な考え(主メッセージ)を見つけること

  • 書いている途中で筆が止まってしまうようなら、それは「考えるプロセス」を詰めきれていない証


1章 読み手の関心、疑問に向かって書く


  • 読み手の疑問に対するメッセージがビジネス文書で伝えるべきメッセージ

  • 読み手の頭に頭の中に眠っている潜在的な関心や疑問を目覚めさせることが、ドアを開いてもらうための鍵になります。


  • OPQ分析


    • Objective(読み手賀目指してる望ましい状況)
      読み手が考えている達成すべき目標や改善後の姿などを指します。

    • Problem(問題、すなわち現状とObjectiveとのギャップ)
      あくまでも「読み手にとっての問題」

    • Question(読み手の疑問)
      その解決に向けて自然に抱くであろう疑問




  • レール(トピック)を決める


    • 案外難しいもの。問題に向かい、分析しているうちにレールからずれてしまう。

    • これ自分にめちゃ当てはまる!作業をしているうちにあれもこれもとなってしまい何を伝えるべきか曖昧になってしまう。一度引いたレールからずれないような工夫が必要。



例) 

売上を上げるためにはどうすればいいのか?

悪い=>売上低迷の最大の原因は・・・・である。
良い=>売上を増大させるためには・・・すべきである。

なぜ売上が低迷しているのだろうか?

悪い=>売上低迷原因解明のために、コンサルティング会社を雇うべきだ。
良い=>売上低迷の最大の原因は・・・である。


  • 読み手(上司)は自分よりもはるかに多くの文書や報告書を読まねばならない事実がある

  • 読みづらい文書の存在は仕事上でボトルネックになる。


  • 読み手を理解するために、ランチをするなどコミュニケーションを密にする。



2章 考えを形にする

「情報を受け取った人はそれを理解するために、脳が自動的にグループ化やパターン化を試みる」


  • 人間は一度に理解できる考えの数に限界がある。(7±2と言われている※ジョージ・ミラーの論文による)

  • 文書構造=メッセージ構造



  • メッセージが一般論にならないようにする。


    • メッセージを要約するときはグループ分けした具体的な内容を特定する。断定することが大切。

    • 自分はここがボトルネックになっていると思う。自身のなさからか断定することができなく、ふわっとした回答になってしまっている気がした。



  • 明快なメッセージと説得力のあるグループ化は切り離せない関係にある。



要約メッセージを文章にするときの4つの鉄則


その1 名刺表現や、体言止めは使用禁止とする

過去5年、ベトナム市場は年率19%で拡大している。
過去5年、インドネシア市場は年率17%で拡大している。
過去5年、タイ市場は年率21%で拡大している。

悪い=>東南アジア市場の遷移
良い=>東南アジア主要国の市場は、過去5年、年率20%近くの大きな拡大を見せている。


その2 あいまい言葉は使用禁止とする

例 

悪い=>営業組織の見直しを提案する
良い=>東京、大阪などの大都市圏で営業人員を増大させる

悪い=>営業戦略の再構築が必要である。
良い=>営業戦略を、東京、大阪など大都市強化型に変更する必要がある

悪い=>この商品は価格が問題である
良い=>この商品は小売価格にばらつきがありすぎる

※「考えるプロセス」においてあいまい言葉は邪魔


その3 メッセージはただ1つの文章で表現する


例 
悪い=>「紙おむつはスーパーでは客寄せ商品として位置づけられている。ドラッグストアでも同じ状況になってきた」
良い=>「紙おむつは、市場では既に客寄せ商品として位置づけられている。」


その4 「しりてが」接続詞は使用禁止とする

「〜し、〜」

「〜であり、〜」
「〜して、〜」
「〜だが、〜」
「〜せず、〜」
「〜なく、〜」

(逆説)
悪い=>A社は倒産し、B社は黒字になった
良い=>A社は倒産したにも関わらず、B社は黒字になった

(赤字であることは自明)
悪い=>B事業は赤字であり、今後も黒字化は期待できない
良い=>B事業は今後も黒字化は期待できない

(因果関係)
悪い=>あのマンションは、1000万も値下げして、ようやく売却できた。
良い=>あのマンションは、1000万も値下することにより、ようやく売却できた。

(複文ー>短文)
悪い=>私の貯金目標は300万円だが、あと3ヶ月で達成できそうだ。
良い=>あと3ヶ月で、300万円の貯金目標が達成できそうだ。

(因果関係)
悪い=>役員に若い人がおらず、ネット事業への取り組み意識が低い
良い=>役員に若い人がいないために、ネット事業への取り組み意識が低い


3章 ピラミッドを作る


帰納法

複数の具体的事実から同一の傾向を抽出して、結論(推論)にもっていくこと

(前提)

・この馬には心臓が一つある
・あの馬には心臓が一つある
・その馬には心臓が一つある

(結論)
ゆえに、すべての馬には心臓が一つある

※帰納法はあくまでも推論。
1000万頭調べても、心臓が2つある馬がいないとは言い切れないから


  • 帰納法チェックの方法(つなぎ言葉)

    例)「なぜそう判断するかと言えば」「具体的には」「なぜならば」「例えば」


  • 初心者の間は「つなぎ言葉」を意識するべき



演繹法

全ての前提が絶対的に正しければ、結論も絶対的に正しい

(前提)

・馬は哺乳類である(第一文)
・全ての 哺乳類には一つの心臓がある(第二文)

(結論)
ゆえに、すべての馬には心臓が一つある

※演繹法は絶対論。
ビジネスの世界では絶対的に正しい前提がほとんどため、ほとんど使われない。


  • 演繹法のチェック方法


    • 「前提」の後に「絶対に本当に正しいのか?」を確認する。




ピラミッド作成のコツ


一つの考えを短く、明快に



  • 主メッセージとキーラインを速い段階で決める


    • 「大枠から詳細へ」がピラミッド作りの基本。




  • 決めるときのコツ


    • 仮の主メッセージを決める=>キーラインが正しいか検証、調査。
      (仮設の勘どころは大事。慣れもある)




  • ピラミッド内では文章は書かない


    • あくまでピラミッド作成は「考えを組み立てるプロセス」
      「文章を書くプロセス」と分けるのが大前提




ピラミッドの縦と横の関係を意識する

・ 結論は必ず上にくる(縦の関係)

・ 同じ種類の考え、結論に対しての論理付け(横の関係)


  • ↑の位置づけがごっちゃになると、ロジックチェックがやりづらくなる。



  • 1対1の縦の関係はあり得ない。


    • 下部は必ず複数のメッセージになるため、「ロジックが成立していない」「同じメッセージの繰り返し」を疑う。

    • 例外として、ひとつのメッセージをより理解してもらうために、「実際あった事例」を含めるのはあり。
      だが、これは「書くプロセス」に必要なことなので、ピラミッド上には書かない。どうしても書きたい場合は、カッコ書きのメモ程度で。




4章 文書で表現する(ここまでは【考えるプロセス】ここからは【書くプロセス】)


ピラミッド型のメッセージ構成を崩さずに、その構造が見えるように文書で表現するだけ

※言葉で言うのは簡単だが、これが難しいと筆者も


文章のわかりやすさは「接続詞」次第


  • 「and接続詞」は使わない(「しりてが」など)


  • あいまいな接続詞はメッセージがもたつくし、わかりづらい。


例)今週の金融市場

[悪い]
今週は週初めに失業率が発表され、この数字が景気の遅行指標であるにも関わらず予想より良い数字がでたため、
ゼロ金利の解除懸念が再燃し先物金利の上昇圧力が高まったが、週央には突然のように中堅生保破綻の発表があり、
金融システム不安への当局の柔軟な対処の予想が大半を占め、再びゼロ金利解除見通しが遠のくという波乱のマーケットとなった。

[良い]
今週初めに発表された失業率は、本来、景気の遅行指標であるにも関わらず、予想より良い数字だった。
このためにゼロ金利の解除懸念が再燃し、結果として、先物金利の上昇圧力が高まることになった。
しかし、週央には突然、中堅生保の破綻が発表された。
これを受け、金融システム不安に対し、当局が柔軟な対応をとるだろうとの予想が大半を占めることとなり、
その結果、再びゼロ金利解除見通しが遠のくこととなった。
波乱のマーケット展開となった。

例)ビジネススクール推薦状

[悪い]
私はA君の職場の上司ですが、この度、彼が貴校に入学を希望していると聞き、ぜひ入学を許可していただきたいと推薦するものであります。
A君は、何事にもチャレンジする積極性を持ち、快活な性格であり、勤勉で信頼性のある仕事ぶりで、当社の中でも郡を抜いた評価を得ております。

[良い]
A君を貴校入学生として強く推薦します。
私はA君の上司として、過去3年間に渡り、彼の仕事ぶりを観察してきました。
結論から言えば、彼は、とりわけ「チャレンジ精神」と「信頼感あふれる仕事ぶり」という2つの点で、同年代社員の仲で群を抜いた資質を見せてくれました。
また性格的に見ても、彼の快活さは組織に活力を与える源になっています。


 感想


  • ロジカルシンキング、やっぱエンジニアにとって大事だよな〜

  • バーッと書いてみたが(本文の内容そのまま)実践でやってみないと身につかない感、、、

  • 悪い例を実際に自分で書いてみて、それをいい例に添削するのは結構学びになったし、理解力高まるのでおすすめかも

  • まず、文書を書くことに意識を持ってやっていく。話す、プレゼンなどはまた後ほど、、、