はじめに：現場で感じた課題
私が所属する部署では、文房具や消耗品の管理が非常に属人的に行われており、
「ホッチキスどこ？」「修正液もうないよね？」「誰か注文した？」というやり取りが日常的でした。
こうした現場のちょっとしたストレスを解消し、
「在庫があるのか・ないのか」をすぐに把握できる仕組みを構築したいと考えました。
制作の流れ
Step1：スプレッドシートに在庫情報を整理
Googleスプレッドシートに以下のような項目を入力しました。
- 備品名
- 品目コード
- 数量（在庫数）
- 保管場所
- 最終更新日
Step2：AIチャットアシスタントをDifyで作成
Difyという生成AIツールを使い、「ホッチキスの在庫は？」と質問すると、
スプレッドシートから該当情報を抽出して回答してくれるアシスタントを作成しました。
Step3：Makeを使って自動連携も検討中
現時点では手動更新ですが、将来的にはMake（旧Integromat）を活用して
以下のような自動化を想定しています。
- スプレッドシート更新時に通知を送信
- 在庫が一定以下になったらアラート通知
- Googleフォーム経由で在庫追加・編集リクエストを受け付ける
使用ツールと活用法
| ツール名 | 用途 |
|---|---|
| ChatGPT | 台帳構成やプロンプト作成、表現調整など |
| Dify | チャットボット作成（在庫確認） |
| Make | 自動化の構想に使用（検証中） |
| Googleスプレッドシート | 台帳管理 |
実際に使ったプロンプト例
あなたは会社の備品管理AIです。 ユーザーからの備品に関する質問に、知識ベース（備品データ）を参照して正確に答えてください。 以下の情報を提供できます： - 特定の備品の現在の在庫数 - 特定の備品の保管場所 - 特定の備品の品目コード - 特定の備品の最終更新日 【重要事項】 - ユーザーが在庫の増減や備品の追加・削除を直接依頼してきた場合、あなたはデータを変更することはできません。 - その場合は、「備品の在庫変更や追加・削除は、担当部署または管理者のみが行うことができます。お手数ですが、担当者にご連絡ください。」と回答してください。 - ユーザーが曖昧な質問をした場合は、「どの備品について知りたいですか？具体的な備品名を教えてください。」と尋ねてください。 - 知識ベースにない備品について尋ねられた場合は、「申し訳ありませんが、その備品は知識ベースに登録されていません。」と回答してください。