はじめに
今年の4月からプロジェクトリーダーという役割を任されるようになりました。
毎日、朝会で「昨日の進捗と今日の予定」を聞いています。（できない時も多々ありますが。。。）
そこで、報告もらった後によく質問することをまとめました。
気になることは人それぞれだと思いますが、必要なことだと思うので報告の参考にしてもらたら嬉しいです。
1. 結局、オンスケなの？
「前倒してます」、「オンスケです」、「遅れています」が最初に欲しいです
- XXXをやりました。
- YYYを途中まで進めました、今日か明日終わります。
- ZZZは他の作業待ちで進んでません。
よくこんな報告があるのですが、結局進捗がわかりません。。。
「XXX」はスケジュールのどのタスクなのか？ 「やった」とは完了(100%)なのか？ 昨日終わる予定だったのか？
なので、こんな感じで言ってくれると嬉しいです。
- オンスケです
- スケジュールのNo10のタスクが完了しました、100%です。
- ZZZが他作業待ちで進みませんでしたが、No20のYYYを先に進んでいるので問題ありません。
- YYYの進捗は25%ぐらいです。
これであれば、報告内容をスケジュールに反映させることができます。
まず、スケジュールを見て報告してもらうことからスタートですね。
2. 後どれぐらいかかるの？
「オンスケです！！」って言われても気になっちゃいます
各タスクの進捗率(%)より残りの作業時間が気になります。
「8時間のタスクが50%です」という報告もらった後、「あとどれぐらいで終わるの？」と聞き返すと「今日中には終わる(1日かかる)と思います」って返ってくることが多いです。
これを聞くと、「残り半分(50%)を8時間かけて終わらせるのだから、元々16時間のタスクだったのでは？」と思います。
極論ですけどね。
スケジュールが良くない、生産性が良くない、何かトラブルがあった、どのパターンでも遅れてしまいます。
タスク分解をきっちりやって(してもらって)、自分の居場所(進捗率)がわかるようすることで、再発させないようにしています。
ちなみに、3日かかるタスクを1日やって、あと1日で終わります。という逆のパターンもあります。
それも、タスク漏れ、品質が低い、などの可能性があるので注意してください。
（早く終わった！ラッキー！ぐらいに思っていると痛い目見ることがあります・・・）
おわりに
言いたいことはこの2点。この2つを意識して報告してもらえると、すごく楽になります。
- スケジュールに沿った報告
- 時間(残作業)を意識する
と色々書きましたが、管理のやり方は人それぞれあると思うので、
「管理者がどんなことを気にしているか？」
を意識して報告できるのがベターだと思います。
その人がいつも言っていることを意識すると、お互い幸せになれると思います。