プロジェクトリーダーが進捗報告でよくする2つの質問


はじめに

今年の4月からプロジェクトリーダーという役割を任されるようになりました。

毎日、朝会で「昨日の進捗と今日の予定」を聞いています。(できない時も多々ありますが。。。)

そこで、報告もらった後によく質問することをまとめました。

気になることは人それぞれだと思いますが、必要なことだと思うので報告の参考にしてもらたら嬉しいです。


1. 結局、オンスケなの?

「前倒してます」、「オンスケです」、「遅れています」が最初に欲しいです


  • XXXをやりました。

  • YYYを途中まで進めました、今日か明日終わります。

  • ZZZは他の作業待ちで進んでません。

よくこんな報告があるのですが、結局進捗がわかりません。。。

「XXX」はスケジュールのどのタスクなのか? 「やった」とは完了(100%)なのか? 昨日終わる予定だったのか?

なので、こんな感じで言ってくれると嬉しいです。


  • オンスケです

  • スケジュールのNo10のタスクが完了しました、100%です。

  • ZZZが他作業待ちで進みませんでしたが、No20のYYYを先に進んでいるので問題ありません。

  • YYYの進捗は25%ぐらいです。

これであれば、報告内容をスケジュールに反映させることができます。

まず、スケジュールを見て報告してもらうことからスタートですね。


2. 後どれぐらいかかるの?

「オンスケです!!」って言われても気になっちゃいます

各タスクの進捗率(%)より残りの作業時間が気になります。

「8時間のタスクが50%です」という報告もらった後、「あとどれぐらいで終わるの?」と聞き返すと「今日中には終わる(1日かかる)と思います」って返ってくることが多いです。

これを聞くと、「残り半分(50%)を8時間かけて終わらせるのだから、元々16時間のタスクだったのでは?」と思います。

極論ですけどね。

スケジュールが良くない、生産性が良くない、何かトラブルがあった、どのパターンでも遅れてしまいます。

タスク分解をきっちりやって(してもらって)、自分の居場所(進捗率)がわかるようすることで、再発させないようにしています。

ちなみに、3日かかるタスクを1日やって、あと1日で終わります。という逆のパターンもあります。

それも、タスク漏れ、品質が低い、などの可能性があるので注意してください。

(早く終わった!ラッキー!ぐらいに思っていると痛い目見ることがあります・・・)


おわりに

言いたいことはこの2点。この2つを意識して報告してもらえると、すごく楽になります。


  • スケジュールに沿った報告

  • 時間(残作業)を意識する

と色々書きましたが、管理のやり方は人それぞれあると思うので、

「管理者がどんなことを気にしているか?」

を意識して報告できるのがベターだと思います。

その人がいつも言っていることを意識すると、お互い幸せになれると思います。