こんにちは。商業ディベロッパーに新卒で入社して6年目のOLです！現在は本社に勤めています。
前回は、電話の取り次ぎを簡単にするために、GASを使って部署メンバーの今日の出勤状況を把握できるメールの自動配信システムを作りました！
前回の記事：部署メンバーの今日の出勤状況は？GASを使って電話の取り次ぎを簡単に！
前回の記事でも少しだけ触れましたが、私が勤めている会社はフリーアドレスにもかかわらず座席予約システムがあり、出社時にはチェックインをする必要があります。
今回は、その座席予約システムに関する困りごとを解決するためのフローをPower Automateで作成しました！
チェックインを忘れてはいけない！
私の会社はフレックスタイム制で、色々な時間に出社する人がいます。
また、フリーアドレスでどの席に座っても良いのですが、座席数より社員数のほうが多いので、遅い時間に出社する人が「席が無い」という状況にならないように、座席予約システムで予約をしなければなりません。（出張・テレワーク・休みの人もいるので、溢れかえることは滅多にないのですが…。）
座席を予約するタイミングは2週間前から座る直前までで、当日は予約時間の15分前～10分後の間に座席予約システムでチェックインをしなければなりません。
（例）8:00から予約している場合は、7:45～8:10の間にチェックイン
もしチェックインを忘れると10分後にはキャンセル状態になり、別の人がその席を予約してしまう可能性があります。
その場合、実際の座席には元々予約していた人が座っているので、直前に予約した人が予約出来たのに座れないという状況になります。
そのため、周りの人に迷惑をかけないために、チェックインを忘れてはいけないのです。
ログインが面倒…
また、座席予約システムにログインするにはメールアドレスとパスワードを入力しなければならず、毎朝必ず行わなければならない作業としては正直面倒です。
座席予約システムに自動でログインできるフローを作ってみた
そこで、Power Automateの「実行」ボタンを押すだけで、
- 座席予約システムを開く
- ログインをする
- チェックインをする
という工程を自動で行ってくれるフローを作りました！
使用ツール
- Power Automate
Power Automateフロー
「6」の更新ボタンは手動でチェックインをする場合は押さないのですが、Power Automateではこの工程を経ないと7のフローに進めないことが、試行錯誤の結果判明しました。
このフローのおかげで、普段は早くても30秒かかるチェックインが17秒で完了するようになりました！
そしてなんといっても、毎朝メールアドレスとパスワードを入力するという、「面倒くさいなぁ」という気持ちも解消することができました！
※社内で使用しているシステムや、メールアドレス・パスワードが含まれているフローなので、フローのソースコードは非掲載とさせていただきます。
参考：パワーオートメイトで面倒なログイン操作を自動化【ユースフル Power Automate】
「実行」ボタンを押し忘れないために
せっかく自動でログインできるフローを作っても、「実行」ボタンを押さなければチェックイン忘れは防げないので、「実行」ボタンを押し忘れないために、PC起動時にPower Automateが立ち上がるように設定しました。
1.スタートボタン＞Power Automate（右クリック）＞その他＞ファイルの場所を開く
2.Windows ロゴ キー + Rキーを押し、「shell:startup」と入力して [OK] を選択する。
3.1.で開いたファイルから2.で開いたファイルにコピーアンドペーストする
これで、PCの起動時に自動的にPower Automateが立ち上がるので、「実行ボタンを押さなければ！」と思い出すことができ、座席予約システムへのチェックインを忘れずに実施できます。
参考：Windows 10 の起動時に自動的に実行するアプリを追加する
同じ部署の4人に使ってもらった
今回取り上げた座席予約システムは、本社に出勤する約200名全員が使用するのですが、まずは同じ部署である「現場のサポート部隊」の8名のうち4名にこのフローを試してもらいました！
全員共通の感想①
私「Power Automateってご存知ですか？」
Aさん・Bさん「存在は知っていますが、使ったことはないです！」
Cさん・Dさん「存在すら知らないです！」
気づいたこと
私の会社にはPower Automateの存在を知っている人がそもそも少ないし、知っていても使っている人がいない
（私自身も1週間前に存在を知りました。）
全員共通の感想②
私「私自身、毎朝の座席予約システムへのチェックインが面倒だなと思っていて、こんなフローを作ったんですけどどうですかね？」
Aさん「すごい！便利ですね！」
Bさん「これは全社員が導入したほうが良いです！」
Cさん「これは皆に設定してあげて、皆からお昼ご飯をご馳走してもらったほうが良いよ！」
Dさん「なんで何も押してないのに動くんですか？すごすぎます！」
気づいたこと
ものすごく身近で「あるある」な課題を解決すると、とても喜んでもらえる！
Aさんの感想
★Aさん：派遣社員の女性。昔システム系の会社にいらっしゃったとのことで、いつもPC関連のアドバイスを下さる方。
私「できればPC起動時に自動でURLに飛ぶようにしたかったんですよね～。それができなくて、妥協案でPC起動時にPower Automateを立ち上げることにしたんですけど、どう思いますか？」
Aさん「テレワークや出張の時に座席予約システムが立ち上がったら煩わしいので、「実行」ボタンを押すのはあえて手動の方が良いのでは？」
気づいたこと
すべて自動化するより、自動で行うことと手動で行うことを選んだ方が良い！
（デジタルに触れるのが楽しすぎて忘れていた視点でした。）
Bさんの感想
★Bさん：社員の男性。PC関連が得意な印象。
私「もっとこうした方がいいとかありますかね？」
Bさん「座席と同じ時間に会議室を予約していた場合、どちらがチェックインされる挙動なんですかね？もしかしたら、チェックインボタンの1つ手前までで終わりにした方が、チェックインするものが選べて良いかもしれないです！」
（
チェックインボタンの一つ手前のスクリーンショット。チェックインしたい座席または会議室を選択してからチェックインする仕様です。）
気づいたこと
自動化などを行う際は、使うタイミングを幅広く想定するべき！
（私は、朝に自分の座席にチェックインすることだけを考えていました。勤務時間中の会議室の予約のタイミングなども考慮すべきでした！）
Cさんの感想
★Cさん：社員の男性。ご自身で「最近のシステムに全然ついていけない」とおっしゃっている方。
Cさん「今まではブラウザがメールアドレスを記憶してくれていたのだけど、実はここ1週間くらいメールアドレスを記憶してくれなくなって、手入力しなければならなくて困っていたから助かったよ」
気づいたこと
周りの人に相談するほどではないけど、地味に困っていることを抱えている人がいる！
（実は私も同じ現象に悩まされていたので、今回の解決策が思い浮かびました。これからはもっと些細なことでもコミュニケーションを図って、困りごとを収集していきたいです！）
Dさんの感想
★Dさん：パート社員の女性。いつも色々な社員から頼りにされている中で、短時間勤務ということもあり、座席のチェックイン時間がもったいないくらいお忙しい方。
Dさん「毎日10時頃出勤していて、出勤時に座席を予約する場合に、予約出来たのに座席に人がいることがあって困っていたので、ぜひ全社員に使ってもらいたいです！」
気づいたこと
1人でも多くの社員がこのフローを導入するなどして、全社員がチェックインを忘れないようにしないと、皆のストレスは完全には解消しない！
今後の展望
早速、Aさん・Bさん・Cさん・Dさんにはフローを共有したり私自身で設定してあげたりして、すでに実運用を始めることが出来ました！
中には、ご自身にとって便利なように自分自身でフローをアレンジしてくださった方もいらっしゃいました。（素直に嬉しい！！）
いずれは部署の全員、そして他部署の人にも普及することで、座席予約システムに関してストレスを感じる人を1人でも減少させたいです！
そして、座席予約システム以外のサイトの自動ログインフローも作成し、ログイン時間やパスワードを何回も打ち直す時間、パスワードの再発行時間という無駄な時間をどんどん削減していきたいです！