現代のビジネス環境において、効率的な業務プロセスの構築は重要な課題となっています。特定の業務フローを自動化・管理するワークフローシステムは、業務の生産性向上やペーパーレス化を実現するための強力なツールです。
それでは、どのような機能がワークフローシステムに求められるのでしょうか？ システム選定のポイントは何でしょうか？ エンジニアの意見も求められるかもしれません。
今回はワークフローシステムとは何かと、選ぶ際のポイントについて、おすすめのサービスとともにご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務プロセスの自動化と管理を目的としたソフトウェアやツールです。業務の流れを可視化し、タスクの割り当てや承認、情報共有を効率的に行うことができます。このシステムを導入することで、業務の可視性、透明性が向上し、作業の漏れや遅延を防ぎながら、迅速な意思決定を支援します。結果的に、組織全体の生産性向上やコスト削減に寄与するため、様々な業界で広く利用されています。
ワークフローシステムの選び方
1. 業務プロセスに適合した機能選定
ワークフローシステムを選ぶ際、まず重要なのは、自社の業務プロセスに合った機能を持つ製品を選定することです。具体的には、承認フローやタスク管理、申請機能など、業務特有の要件に対応できるかどうかを確認します。例えば、業務が複雑であれば、プロセスのカスタマイズや自動化機能があるシステムを選ぶと良いでしょう。
2. 使いやすさとサポート体制
次に考慮すべきは、ユーザーインターフェースの使いやすさとサポート体制です。使いやすいシステムは、導入後の学習コストを低減し、スムーズな運用を実現します。自社での試用期間を設け、誰もが使いやすいかを確認できると良いでしょう。
さらに、製品のサポート体制やトレーニングの提供が充実しているかどうかも大切な要素です。特に、新たな機能に対応するためのワークショップや定期的なトレーニングを提供しているサービスは、長期的な観点から見ても有益です。
3. コストと導入後の拡張性
最後のポイントは、コストと導入後の拡張性です。初期投資だけでなく、運用にかかる費用も考慮しなければなりません。無料プランを提供しているシステムもあるため、導入前にトライアルを行い、コストパフォーマンスを検討することが重要です。
また、将来的に業務が拡大した際、システムがそれに対応できるかも考えるべきです。フレキシビリティを持ったソリューションは、後からの追加機能やカスタマイズも容易であり、ビジネスの成長と共に進化していくことが可能です。これらを考慮することで、より賢明な選択ができるでしょう。
ワークフローシステムの比較
1. X-point Cloud
出典：X-point Cloudでは、特に、承認フローの設定が直感的で、業務の変更に柔軟に対応できます。独自のダッシュボード機能により、タスクの進捗状況や承認待ちの申請を一目で把握できます。また、リアルタイムでのデータ分析機能も備えており、業務改善に向けたフィードバックを迅速に得られるのが特長です。多彩なAPIを通じて他のシステムとも連携が可能で、カスタマイズ性も高いため、多様な業種での導入が進んでいます。
料金
- スタンダード：初期費用¥0、基本サービス¥20,000、サービス利用¥500×ユーザー数／月
- プリペイド：初期費用¥0、基本サービス¥228,000、サービス利用¥475×ユーザー数×12／年
詳細は公式ページからご確認ください。
2. バクラク申請
出典：バクラク申請
バクラク申請は、経費精算や申請業務のために特化したワークフローシステムです。シンプルな操作性と視覚的な整理が評価されており、中小企業で多く導入されています。
申請や承認の過程を自動化することで、業務効率の向上に寄与します。また、モバイル対応もしており、外出先からでも申請が可能です。通知機能が充実しているため、進捗確認や承認待ちの連絡がスムーズです。さらに、レポーティング機能もあり、業務の見える化が促進され、分析や検討に役立ちます。
料金
詳細は公式サイトからお問い合わせください。
3. ジョブカンワークフロー
出典：ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、業務プロセスの効率化を図るために設計されたクラウド型のワークフロー管理システムです。企業や組織の申請、承認、業務フローを可視化し、簡素化することで、コミュニケーションの円滑化や業務の生産性向上を実現します。
様々な申請（契約・取引・労務・勤怠管理など）を簡単に行うことができ、申請者は必要な情報を入力するだけで済みます。承認者はリアルタイムで申請内容を確認し、迅速な承認・却下が可能です。
料金
- 利用料金（1ユーザーあたり）：¥300／月
初期費用・サポート費用は無料。
詳細は公式ページでご確認ください。
4. 楽々WorkflowII
出典：楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIは、業務プロセスの自動化を重視したシステムです。学校法人や大企業にも使われています。特に申請業務や承認フローのテンプレートが豊富で、すぐに導入しやすいのが特徴です。よく使われる申請フォームのテンプレートが用意されており、例えば、名刺申請・入館許可証交付申請・稟議書申請・休暇願などがあります。
ユーザーインターフェースはシンプルで使いやすく、チームメンバーが簡単にアクセスできるよう設計されています。さらに、業務の進捗をリアルタイムで追跡できるため、迅速な判断や対応が求められる環境に適しています。
料金
オンプレミス・クラウドが用意されています。
詳細は公式ページでご確認ください。
5. kickflow
出典：kickflow
kickflowは、業務プロセスの可視化と自動化を強みとしたワークフローシステムです。シンプルで使いやすく、機能が豊富。特に承認フローにおいてフレキシブルなカスタマイズが可能で、企業のニーズに応じたプロセス設計ができます。
システム内でのダッシュボード機能により、各タスクの進捗状況をリアルタイムで把握でき、情報共有を促進します。業務改善に向けたフィードバック機能も充実しているため、データに基づく戦略的な意思決定が可能です。
料金
初期費用 + 月額費用
詳細は公式ページでご確認ください。
6. Create!Webフロー
出典：Create!Webフローは、オンライン上で簡単にワークフローを作成・管理できるシステムです。IT、製造、サービス、金融、教育など、様々な業界で利用されています。利用シーンとしては、例えば、総務諸届・情報システム関連・経費精算・見積書や注文書があります。このシステムを利用することで、ペーパーレスの推進や業務改善、プロセスの見える化を実現できます。
初めて利用する人でも使いやすいデザインや、安心のセキュリティ、外部サービスとの連携が可能な点も魅力です。
料金
- 初期費用：¥0
- 利用料：¥500
上記は1ユーザーあたり。クラウド版の場合。
パッケージ版も用意されています。年額まとめての支払いも可能。
詳細は公式ページでご確認ください。
7. ジンジャーワークフロー
出典：ジンジャーワークフロー
ジンジャーワークフローは、プロセス管理と自動化を一体化したシステムで、利用社数は18,000社を突破しています。カスタマイズが豊富で、自由にフォーム作成ができるため、社内で発生する申請書をペーパーレス化できます。
また申請内容に応じて従業員情報に変更が生じた場合、自動でデータベースに反映されます。これまでに入力作業が発生していた場合は、大幅な業務工数削減となります。
料金
利用人数と製品によって変動します。
詳細は公式ページでご確認ください。
まとめ
ワークフローシステムは、業務プロセスの効率化や自動化を実現するための重要なツールです。選定の際には、自社の業務プロセスに合った機能の選定や、使いやすさとサポート体制、コスト面での拡張性を考慮することが求められます。
よくある質問
Q. ワークフローシステムとは何ですか？
ワークフローシステムは、業務プロセスを視覚化・自動化するためのソフトウェアで、タスクの配分や承認フローを管理し、業務の流れを効率化します。申請や報告のプロセスを自動化することで、意思決定を迅速に行えるようになります。
Q. ワークフローシステムを導入するメリットは？
主なメリットは業務の自動化による時間の節約です。また、リアルタイムで業務の進捗を把握できるため、チーム全体のコラボレーション向上にも寄与します。適切に運用すれば、業務改善に繋がるデータを得られる可能性もあります。これまで紙を使用していた場合には、ペーパーレス化にも寄与します。
Q. どのようにして最適なワークフローシステムを選べばいいですか？
最適なシステムを選ぶためには、自社の業務に合った機能を持つか確認することが重要です。また、使いやすさやサポート体制、将来的な拡張性も考慮することで、導入後の運用がスムーズになります。
Q. ワークフローシステムは中小企業でも使えますか？
はい、中小企業向けに設計されたワークフローシステムも多く存在します。これらはコストパフォーマンスが良いものや、シンプルな機能を備えたものが多く、導入しやすいのが特長です。