Web会議システムとは
Web会議システムとは、インターネットを利用して、遠隔地にいる複数の人々が音声や映像を通じてリアルタイムにコミュニケーションを行える仕組みです。このシステムでは、パソコンやスマートフォン、専用機器を用い、資料共有やチャット機能を併用することで、効率的な情報交換を実現できます。
近年では、企業の会議や教育機関のオンライン授業、さらにはリモートワークなど、利用シーンが多岐にわたっています。Web会議システムの特徴の一つは、物理的な距離にとらわれずに会議を実施できる点です。移動時間が減るためコスト削減が実現し、業務の柔軟性も向上します。また、多くのシステムでは画面共有や録画機能が備わっているため、チーム間の情報共有がスムーズになったり、記録を手軽に残したりできます。
現在は、初心者から経験者までどのような方でも使いやすいシステムが多数存在しています。本記事では、選び方やおすすめのサービスについて詳しく解説します。
Web会議システムの選び方：3つのポイント
Web会議システムを選ぶ際には、利用目的や環境に合わせた適切な選択が重要です。ここでは、選定時に注目すべき3つのポイントを詳しく解説します。
1. 必要な機能を見極める
Web会議システムでは、サービスごとに、それぞれ異なる機能が搭載されています。まずは、自社やチームのニーズを明確にして、サービスの特徴と照らし合わせてみることをおすすめします。例えば、資料共有や画面共有が頻繁に発生しそうな場合は、これらの機能が使いやすかったり、画面共有した際の画質の良し悪しを確認すると良いでしょう。また、録画機能があれば会議の内容を後から確認したり、不参加者へ共有したりできます。
チャット機能では、会議中に補足情報をリアルタイムでやり取りすることも可能です。Web会議中に発言しない人でも、チャット機能で意見を述べたりURLを共有したりできるという利点があります。また、オンラインセミナーや大規模な会議を計画している場合は、参加者管理やアンケート機能が役立つでしょう。このように、利用シーンを想定しながら必要な機能をリストアップし、ニーズに合ったシステムを選ぶことがポイントです。
2. 接続の安定性と対応デバイスを確認
Web会議の課題の一つは接続トラブルです。会議中に音声が途切れたり、画面がフリーズするような事態は避けたいですね。そのようなトラブルを避けるため、システムの接続安定性を確認することをおすすめします。
利用するデバイスとの互換性も重要なポイントです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているシステムを選ぶと、どこにいても柔軟に会議に参加しやすくなります。特にリモートワークが普及している現在、参加者がさまざまなデバイスを使用する可能性が高いため、幅広いデバイスに対応したシステムは大きな利点となります。
3. コストパフォーマンスとサポート体制を確認
コストとサポート体制もチェックしましょう。無料プランが提供されているシステムであれば、導入のハードルが下がります。ただし、機能が限定されていることが多いため、有料プランの内容も合わせて比較検討する必要があります。また、サポート体制が充実しているかどうかも、システム選びのポイントです。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるサポートがあれば、安心して利用を続けられます。
Web会議システムのおすすめ9選
Web会議システムは多くの選択肢があり、それぞれの特徴を理解することで最適な選択が可能です。以下では、9つのおすすめツールについて、それぞれの特徴や利用シーンを詳しく解説します。
1. LiveOn
出典：LiveOn
LiveOnは、国内を拠点に活動する日本のメーカー、ジャパンメディアシステム株式会社が提供しています。このシステムは高品質な音声や映像に加え、強固なセキュリティが特徴です。自治体や金融機関、教育機関をはじめとする組織で導入されており、安定した接続環境が求められる業務で信頼されています。
国内メーカーが提供しているということもあり日本語でのサポートが充実しているため、国内利用者にとっては安心できるでしょう。また、資料共有機能や録画機能が標準で搭載されているため、リモートワークやオンライン商談にも適しています。
2. WebEx
出典：WebEx
WebExは、米国を拠点に活動する世界的なテクノロジー企業であるシスコシステムズが提供しています。このシステムでは会議への参加が簡単で、デスクトップやブラウザ、モバイル端末などから、ダウンロードやプラグインを必要なしに参加できます。また、会議専用に構築された世界規模のアーキテクチャとネットワークによって、安定かつ高品質な音声と映像が提供されます。
企業や教育機関、病院をはじめとする多くの組織で導入されています。また、資料共有機能や録画機能、パーソナル会議室と呼ばれる仮想の会議スペースも搭載されており、複数人での利用にも便利です。
3. Slack
出典：Slack
Slackは、主にチームコミュニケーションツールとして知られていますが、Web会議機能「ハドル」も強力なツールのひとつです。ハドルは、特にリアルタイムでのディスカッションやブレインストーミングに最適で、簡単に音声・ビデオ通話を開始できる点が魅力です。ビデオ会議の参加者が多くてもスムーズに会話を続けることができ、画面共有やメッセージの送信など、会議を円滑に進めるための基本的な機能が揃っています。
また、Slack内で直接ハドルを立ち上げられるので、チームメンバーとの迅速な情報交換や意思決定が可能です。特に、すでにSlackをコミュニケーションツールとして活用している企業やチームにとっては、追加のツールを使わずにそのままWeb会議機能も活用できる点が便利です。Slackは世界中で広く使用されており、多言語サポートも充実しているため、国際的なチームとの連携にも問題なく利用できます。
4. Chatwork
出典：Chatwork
Chatworkも、主にビジネスチャットツールとして知られていますが、Web会議機能も備えています。タスク管理機能を兼ね備えたこのシステムは、プロジェクト管理や日常的な業務連絡を効率化するための総合的なツールです。Web会議機能はシンプルで使いやすく、画面共有機能などの基本的な機能は使用できるため、小規模チームの会議や1対1のオンラインミーティングに適しています。
すでにチャットツールとしてChatworkを使用している場合は、Web会議もChatworkを使用すると便利でしょう。東京に拠点を置く株式会社kubell が提供する日本製のツールのため、日本語でのサポートがあるのも利点です。
5. Amazon Chime
出典：Amazon Chime
Amazon Chimeは、主にWeb会議ツールとして知られ、オンラインミーティングをスムーズに行うための機能を備えているコミュニケーションサービスです。ビデオ通話、音声通話、画面共有、ファイル共有といった基本的な機能をすぐに利用できるため、チームミーティングやクライアントとの会議に最適です。特に、会議の参加者が多い場合でも安定した接続と高品質な音声・ビデオ通話が提供されます。
また、Amazon ChimeはAWSのインフラ上で動作するため、セキュリティ面でも信頼性が高く、エンタープライズ向けの大規模な会議にも対応可能です。これにより、企業や組織はグローバル規模で高い信頼性を持つWeb会議を実現できます。さらに、会議中にチャット機能やファイル共有が簡単にできるため、ミーティングの効率も向上します。
6. bellFace
出典：bellFace
bellFaceは、電話を活用した、金融業でシェアNo.1の電話面談システムです。発売開始から6年間で、合計3,800社以上の企業に使用されています。オンライン商談に特化しており、営業担当者が資料を使ったプレゼンテーションを効率よく行えるような設計がされています。例えば、デジタル名刺での自己紹介機能、Salesforceとの連携、ホスト側にしか表示されないデジタルカンペを表示できるトークスクリプト機能などがあります。
また、共有メモ機能という、同じメモを双方が編集できる機能もあり、コミュニケーションコストの低減にも繋がります。使い方もシンプルで、大手金融機関での実績もあるため、手軽に安心して使うことができます。
7. Zoom
出典：Zoom
Zoomは、世界中で利用されているWeb会議システムです。特に、ブレイクアウトルームや投票機能といったインタラクティブな会議機能が充実しており、教育機関や大規模な企業にも対応しています。無料プランでも40分間の会議が可能で、初めて利用するユーザーにとって導入のハードルが低い点も特徴です。
また、ドキュメントやメモ、ホワイトボードなど、組み込み式のコラボレーションを使用して、共同作業も可能。PCだけではなく、スマートフォンからの利用もできるため、いつどこにいても簡単に参加しやすいのも魅力です。
8. Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoftが提供する統合型コミュニケーションツールで、Web会議機能を含む様々な機能を提供しています。Microsoft 365と連携することで、Outlookのスケジュール管理やSharePointのファイル共有機能を一元化できます。
特に、大企業や教育機関での利用が広がっており、セキュリティ面での安心感も評価されています。例えば、Microsoft セキュリティ開発ライフサイクル （Security Development Lifecycle: SDL）に記載の内容に準拠していたり、ネットワーク通信は規定で暗号化されていてMicrosoft Teamsにおけるすべてのデータがネット上で保護されていたりします。
9. Google Meet
出典：Google Meet
Google MeetはGoogleが提供するWeb会議システムで、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットでも利用できます。同じくGoogleから提供されているGmailやGoogleカレンダーとシームレスに統合されており、会議のスケジュール管理が容易にできます。
グループ通話は最長24時間継続可能で、録音と文字起こしを利用して記録を保存する機能もあり、ビジネスのシーンで活用できます。また、参加者を1,000名まで追加することができるため、規模の大きな会議も開催可能です。人数の多い組織にとって有用なツールと言えるでしょう。
これら9つのツールは、それぞれ異なる特徴を持ち、用途や規模に応じて選択肢が広がります。各ツールの詳細を比較検討し、自社のニーズに最適なものを選びましょう。
まとめ
Web会議システムは、リモートワークやオンライン授業など現代の働き方や学び方を支える重要なツールです。本記事では、Web会議システムの基本的な仕組みから選び方、そして具体的なおすすめツールについて詳しく解説しました。
初心者向けには、直感的な操作が可能で無料プランを試せるツールが適しています。一方で、企業向けには、セキュリティやサポート体制が充実した日本製のツールや、業務効率を向上させる機能を持つ国際的なサービス、多くの人が一度に参加できるかどうかが選択肢となります。具体的な用途別に特徴を持つツールを選ぶことで、日々の業務やプロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
最終的には、自社やチームのニーズを正確に把握し、それに合致したツールを選ぶことが最善の結果を生むポイントです。本記事の内容が、あなたにとって最適なWeb会議システムを選定する助けとなれば幸いです。ぜひ、紹介したツールを比較し、自分たちの環境にぴったりなものを見つけてください。
よくある質問
Q. 無料のWeb会議システムでも十分に使えますか？
無料のWeb会議システムは、基本的な機能を試すのに適しています。例えば、ZoomやGoogle Meetなどの無料プランは、一定の時間制限や参加人数の上限が設定されているものの、小規模な会議には十分対応できます。ただし、録画機能や参加者管理といった高度な機能は有料プランで提供されることが多いため、利用目的に応じてプランを選びましょう。無料プランから試して、必要に応じてアップグレードするのが良いでしょう。
Q. Web会議システムの導入時に注意すべき点はありますか？
Web会議システムの導入にあたっては、まず、セキュリティ対策が十分に施されているか確認しましょう。特に企業利用の場合、暗号化や認証機能が重要です。また、インターネット回線の安定性も考慮する必要があります。回線が不安定だと音声や映像が途切れる可能性があるため、必要に応じて専用のネットワーク環境を用意することを検討してください。最後に、操作性やサポート体制も重要な要素です。システムが直感的に使えるか、トラブル発生時に迅速なサポートが受けられるかを確認することで、スムーズな導入が可能になります。