マニュアル作成の必要性を感じつつも、時間と労力の問題から後回しにしている企業もあるのではないでしょうか。
昨今のテレワーク増加に伴い、業務の標準化や知識共有の重要性が高まっています。総務省の「令和5年通信利用動向調査」によると、2022年のテレワーク導入率は51.7%に達しました。
出典： 総務省「通信利用動向調査」
本記事では、2024年現在の最新動向を踏まえ、おすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。各ツールの特徴や機能を詳しく比較し、自社に最適なツールの選び方をわかりやすく解説します。
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールは、業務手順や製品説明などの文書を効率的に作成・管理するためのソフトウェアです。これらのツールは、テキスト入力、画像挿入、動画編集、テンプレート機能など、多様な機能を備えています。 近年では、クラウドベースのサービスが主流となっており、オンプレミス型と比べてより柔軟で導入しやすいソリューションが増えています。
マニュアル作成ツールの主な特徴として、以下が挙げられます。
- 直感的なUI：専門知識がなくても簡単に操作できる
- テンプレート機能：一貫性のあるマニュアルを素早く作成できる
- 画像・動画編集：視覚的な説明を容易に追加できる
- 共同編集：複数人で同時に作業が可能
- クラウド保存：どこからでもアクセスでき、常に最新版を維持できる
- 検索機能：必要な情報を素早く見つけられる
- 多言語対応：グローバル展開を支援する
マニュアル作成ツールを使用することで、作成時間の短縮、情報共有の促進など、様々なメリットが得られます。企業規模や業種を問わず、業務の標準化や知識の蓄積に役立つため、多くの組織で導入が進んでいます。
マニュアル作成ツールの選び時の3つのポイント
マニュアル作成ツールを選ぶ際には、自社のニーズと各ツールの特徴を慎重に比較検討することが大切です。効果的なマニュアル作成と運用を実現するために、以下の3つのポイントに注目しましょう。これらのポイントを押さえることで、自社に最適なツールを見つけ出し、マニュアル作成プロセスを改善できる可能性があります。それでは、具体的な選び方のポイントを見ていきましょう。
1. 作成したいマニュアルの形式に対応しているか
マニュアル作成ツールを選ぶ際、まず考慮すべきは作成したいマニュアルの形式です。テキスト、画像、動画など多様な形式がありますが、「あれもこれも対応」と謳われるツールを選んでも、実際には使いこなせずに悩むことがよくあります。
例えば技術文書に特化したツールを導入したものの、「Markdownって何？」と戸惑う非エンジニアの声や、動画編集機能を使おうとして「難しすぎる」と諦めるケースもあります。また高機能エディタでは「機能が多すぎて何をどうするか分からない」といった不安も。さらには既存のOffice文書やPDFを取り込む機能があっても、「レイアウトが崩れた」といったトラブルが発生することもあります。
自社のニーズに合ったツールを選び、「できること」より「実際に使えること」を重視することが、マニュアル作成ツール選びでは大事になります。
2. 使いやすさと学習コスト
マニュアル作成ツールの使いやすさは、導入後の活用度に大きく影響します。シンプルなUIと低い学習コストは、特に大規模な組織や技術的なバックグラウンドが異なる多様なユーザーがいる環境で重要です。
しかし「使いやすい」といわれているツールでも、実際に導入してみると全く使われない、あるいは一部の機能しか活用されないという状況も少なくありません。例えば「使い方が分からない」「既存の方法の方が慣れている」といった理由で、せっかく導入したツールが埃をかぶってしまうケースもあります。
そのためシンプルなUIと直感的な操作性を特徴とするツールを選ぶことが重要です。初心者でも簡単にマニュアルを作成できるため、組織全体での活用が進みやすくなります。
結局のところツールの選定だけでなく、導入後の教育やサポート体制の整備も、ツールの活用度を高める上で重要なポイントとなります。
3. 検索機能と情報管理能力
作成したマニュアルを効果的に活用するには、優れた検索機能と情報管理能力が必要です。しかし多くの組織で「マニュアルはあるはずなのに見つからない」「古いバージョンと新しいバージョンが混在している」「誰がどの情報にアクセスできるのかわからない」といった悩みを抱えています。
大量のマニュアルや文書が蓄積されると、必要な情報を素早く見つけ出すことが難しくなります。「探すのに時間がかかりすぎて、結局自分で一から作り直した」という声も珍しくありません。これでは、せっかく作成したマニュアルが宝の持ち腐れになってしまいます。
そこで重要になるのが、高度な検索機能と効果的な情報管理能力です。 例えば、全文検索機能を備えたツールであれば、PDFやExcelなどのファイル形式を問わず検索可能です。キーワードだけでなくタグやカテゴリーによる絞り込み検索も可能で、大量の情報の中から必要なものを迅速に見つけ出せます。
マニュアル作成ツールの比較
| ツール名 | 特徴概要 | 主な機能 | 料金体系 | 対象 |
|---|---|---|---|---|
| Qiita Team | 技術文書に特化、Markdown対応 | コメント機能、タグ/グループ機能、Slack連携 | ユーザー数に応じた月額制、無料トライアル有り | IT企業、エンジニアチーム |
| Teachme Biz | 動画と静止画を組み合わせたマニュアル作成、多言語対応 | 自動翻訳、アクセス権限設定、閲覧状況/理解度チェック | ユーザー数・機能に応じた月額制 | グローバル展開企業、外国人従業員が多い職場 |
| トースターチーム | マニュアル作成と社内コミュニケーションを統合 | テンプレート機能、タスク管理機能、チャット機能 | ユーザー数に応じた月額制、無料トライアル有り | 小規模から大規模組織まで |
| tebiki | シンプルで使いやすいUI | 画面キャプチャ機能、Office文書/PDF取込、閲覧状況把握 | ユーザー数に応じた月額制 | 小規模から大企業まで |
| NotePM | 高機能エディタ、テンプレート対応 | ファイル内全文検索、バージョン管理、権限設定 | ユーザー数・ストレージ容量に応じた月額制、無料プラン有り | 小規模から大規模組織まで |
| DocBase | ナレッジ共有に特化、Markdown対応 | Slack連携、全文検索、バージョン管理、API連携 | ユーザー数に応じた月額制、無料トライアル有り | 小規模から大企業まで |
| Qast | AIによる自動マニュアル作成、質問応答形式 | 自動構造化、マルチデバイス対応、SSO連携 | ユーザー数に応じた月額制 | 小規模から大企業まで |
1. Qiita Team
出典：Qiita Team
Qiita Teamは、エンジニアに馴染みのあるMarkdown記法を採用し、コードのシンタックスハイライトにも対応した情報共有ツールです。技術的な内容を分かりやすく文書化できるため、IT企業やエンジニアチームにおすすめです。
特徴的な機能として、記事へのコメント機能があります。そのためチーム内でのナレッジ共有や議論が活発化し、情報の質が向上します。またタグ機能やグループ機能を使って情報を整理できるため、大規模な組織でも効率的に知識を管理できます。
検索機能も充実しており、キーワードやタグ、作成者などで絞り込みが可能です。必要な情報へのアクセスが容易になります。さらにSlack連携機能により、新しい記事の通知をSlackチャンネルに送ることができ、情報共有がよりスムーズになります。
料金はユーザー数に応じた月額制で、小規模チームから大企業まで柔軟に対応しています。無料トライアル期間もあるため、導入前に実際の使用感を確認できるのも魅力です。
2. Teachme Biz
出典：Teachme Biz
Teachme Bizは、動画と静止画を組み合わせた直感的なマニュアル作成が特徴のツールです。画面操作を録画しながら説明文を追加できるため、複雑な手順も分かりやすく伝えることができます。
多言語対応も強みで、20言語以上の自動翻訳機能を搭載しているため、グローバル展開している企業や外国人従業員が多い職場での利用に適しています。また作成したマニュアルはスマートフォンやタブレットでも閲覧可能なため、現場での即時参照に便利です。
アクセス権限の細かい設定も可能で、部署や役職に応じて閲覧できる内容を制限できます。これにより、機密情報の管理も安全に行えます。さらに閲覧状況や理解度のチェック機能もあり、従業員の学習進捗を把握しやすくなっています。
料金プランは、アカウント数や機能に応じて選択でき、中小企業から大企業まで幅広く対応しています。
3. トースターチーム
出典：トースターチーム
トースターチームは、マニュアル作成と社内コミュニケーションを統合したツールです。シンプルなUIと直感的な操作性が特徴で、IT知識が少ない人でも簡単に使いこなせます。
マニュアル作成機能では、テキスト、画像、動画を組み合わせて分かりやすい文書を作成できます。またテンプレート機能も充実しており、一貫性のあるマニュアルを効率的に作成できます。
特筆すべき機能として、タスク管理機能があります。マニュアルと連動したタスク管理により、業務の進捗状況を可視化し、チームの生産性向上につながります。さらにチャット機能も統合されているため、マニュアルに関する質問や議論をその場で行えます。
料金体系は、アカウント数に応じた月額制で、小規模チームから大規模組織まで対応。14日間の無料トライアル期間があるため、実際の使用感を確認してから導入を決定できます。
4. tebiki
出典：tebiki
tebikiは、シンプルで使いやすいUIが特徴のマニュアル作成ツールです。直感的な操作で、テキスト、画像、動画を組み合わせたマニュアルを簡単に作成できます。特に画面キャプチャ機能が充実しており、操作手順を視覚的に分かりやすく説明できます。
既存のOffice文書やPDFファイルを取り込む機能も備えており、これまで使用していたマニュアルを新しいシステムに移行する際の手間を削減できます。またテンプレート機能も充実しており、一貫性のあるマニュアルを効率的に作成できます。
tebikiの特徴的な機能として、マニュアルの閲覧状況を把握できる機能があります。これにより、どの従業員がどのマニュアルを閲覧したかを追跡でき、教育や研修の効果を測定しやすくなります。
検索機能も優れており、キーワードやタグによる絞り込み検索が可能です。大量のマニュアルの中から必要な情報を素早く見つけ出せるため、業務効率の向上につながります。
料金プランは、機能や従業員数に応じて変わります。なお導入後のサポートについては解約まで無料で利用可能です。
出典：tebiki契約プラン
5. NotePM
出典：NotePM
NotePMは、高機能エディタとテンプレートを提供する、柔軟性の高いマニュアル作成ツールです。Markdown記法に対応しており、テキストベースの詳細な説明が必要な場合に適しています。豊富な文書フォーマット機能や画像挿入機能もあり、構造化された文書作成をサポートします。
特筆すべき機能として、ファイル内の全文検索が可能な点が挙げられます。これにより、大量のマニュアルや文書の中から必要な情報を素早く見つけ出すことができ、情報アクセスが容易になります。
バージョン管理機能も充実しており、文書の変更履歴を追跡できるため、マニュアルの更新状況を把握しやすく常に最新の情報を維持できます。また権限設定機能により、閲覧や編集できるユーザーを細かく制御できるため、機密情報の管理も安全に行えます。
NotePMは、プロジェクト管理機能も統合されています。マニュアル作成とタスク管理を一元化できるため、業務の効率化につながります。さらに、API連携機能も備えており、他のツールとの連携も可能です。
料金体系は、ユーザー数やストレージ量に応じた月額制で、小規模チームから大規模組織まで対応しています。30日間、100人まで招待可能な無料トライアル期間もあるため、気軽に利用を開始することができます。
出典：NotePM料金プラン
6. DocBase
出典：DocBase
DocBaseは、ナレッジ共有に特化したマニュアル作成ツールです。Markdown記法を採用しており、テキストベースの文書作成に適しています。画像や動画の挿入も容易で、視覚的な説明も可能です。
特徴的な機能として、Slack連携などのコラボレーション機能が充実しています。新しい文書の作成や更新があった際は自動的にSlackに通知を送ることができ、チーム内での情報共有がスムーズになります。
検索機能も優れており、全文検索やタグ検索が可能です。大量の文書の中から必要な情報を素早く見つけ出せるため、業務効率の向上につながります。バージョン管理機能により、文書の変更履歴を追跡できます。
DocBaseはAPIを公開しており、他のシステムとの連携も容易です。そのため既存の業務フローに組み込みやすく、導入のハードルが低くなっています。
セキュリティ面では、詳細なアクセス権限設定が可能で、文書ごとに閲覧や編集できるユーザーを制御できます。また二段階認証にも対応しており、情報漏洩のリスクを低減できます。
料金プランはユーザー数に応じた月額制で、小規模チームから大企業まで対応しています。30日間の無料トライアル期間があるため、実際の使用感を確認してから導入を決定できます。
出典：DocBase料金プラン
7. Qast
出典：Qast
QastはAIを活用した革新的なマニュアル作成ツールです。AIによる自動マニュアル作成機能が特徴で、ユーザーの操作を記録し、自動的にマニュアルを生成するため、マニュアル作成にかかる時間と労力を削減できます。
質問応答形式でマニュアルを作成できる点も特徴的です。ユーザーが質問を入力すると、AIがその質問に対する回答を自動生成します。これにより、ユーザーのニーズに合わせた、より実用的なマニュアルを作成できます。
また作成したマニュアルは自動的に構造化されて目次が生成されるため、大量の情報を整理し、必要な情報へのアクセスを容易にします。検索機能も充実しており、キーワードやフレーズでの検索が可能です。
Qastはマルチデバイス対応で、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスできます。現場でのマニュアル参照が容易になります。
セキュリティ面では、SSO（シングルサインオン）に対応しており、既存の認証システムと連携できます。また詳細なアクセス権限設定も可能で、機密情報の管理も安全に行えます。
Qastの費用は、初期導入費用と4つのプランの月額費用で決まります。10人まで招待可能な無料デモが利用できるため、必要な機能があるプランのみを選択することが可能です。
出典：Qast料金
まとめ
マニュアル作成ツールは、業務の効率化と知識の共有を実現するための強力なソリューションです。2024年の最新動向を踏まえ、Qiita Team、Teachme Biz、トースターチーム、tebiki、NotePM、DocBase、Qastの7つのツールを紹介しました。これらはシンプルなUIや豊富な機能を備え、さまざまなニーズに応じて活用できます。
ツール選びでは、作成したいマニュアルの形式や使いやすさ、検索機能と情報管理能力を考慮することが重要です。 各ツールの特徴を比較し、自社のニーズに最適なものを選ぶことで、マニュアル作成の効率化が図れます。 導入を検討する際は、無料トライアルを利用して実際の使用感を確認することをおすすめします。