「社内の情報が散在していて一元管理したい」「ドキュメントやマニュアルが属人化していて、引き継ぎや新人教育が非効率」といった課題を抱えていませんか？
業務やノウハウが特定の人に依存していると、対応できるメンバーが限られたり、情報の共有が進まず、結果として業務効率や組織全体の成果に悪影響を及ぼしたりする可能性があります。
ナレッジ共有ツールを導入することで、社内の情報を一元的に管理・共有できるようになり、誰でも必要な情報にアクセスできる環境が整います。引き継ぎや教育の効率化はもちろん、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。
本記事ではナレッジ共有ツールについて、選び方とサービスの比較を行います。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
ナレッジ共有ツールとは
ナレッジ共有ツールとは、業務に関する情報やノウハウをチームや組織内で蓄積・共有するためのツールです。社内Wikiやドキュメント管理機能を持ち、マニュアル・FAQ・議事録などの形式で情報を整理できます。
ナレッジベースを構築しておくことで、業務のたびに同じ質問が繰り返されることを防ぎ、時間のロスを減らすことができます。検索性の高いUIやテンプレート、バージョン管理、SaaS連携などを備えたものもあり、情報の一元管理や継続的な更新にも対応しています。
これらのツールは、属人化の回避や引き継ぎの簡素化を目的として導入されることが多く、特にリモートワークや部署間連携が多い環境で活用されています。
ナレッジ共有ツールの選び方
ナレッジ共有ツールを選ぶ際には、組織の情報共有の目的や運用体制に合わせて、以下のポイントを押さえることが大切です。
1. 機能面の充実度と連携性
まず注目したいのが、ドキュメント管理やFAQ機能、マニュアル作成、検索性の高さです。社内Wikiやナレッジベースの構築がスムーズに行えるか、情報の更新やバージョン管理がしやすいかを確認しましょう。
また、Microsoft TeamsやGoogle Workspaceとの連携が可能かどうかも重要です。既存の業務ツールと連携できれば情報の一元管理が進み、属人化の防止や業務の引き継ぎを円滑にします。
2. セキュリティとアクセス管理
情報資産としての社内ナレッジを守るため、権限設定やアクセス制御が細かくできるかもポイントです。SaaS型の場合は、クラウドの運用体制やデータの暗号化、バックアップの状況を確認しましょう。社内ポータルとして多くの社員が利用するため、安心して情報共有できる環境が求められます。
3. 利用コストと導入後の運用サポート
最後に、無料プランの有無やライセンス費用、導入後のサポート体制も選定時に考慮しましょう。無料で始められるツールも多いですが、機能制限がある場合もあります。運用を続ける中でアップデートやトラブル対応が受けられるか、ユーザーフレンドリーな操作性かも確認が必要です。これにより、継続的にナレッジ活用が促進され、チームの連携も促されます。
ナレッジ共有ツールの比較
1. Notion
出典：Notion
Notionは多機能なオールインワンのナレッジ共有ツールです。世界中の企業で活用されています。ドキュメント作成やデータベース管理、タスク管理など幅広く利用可能。
社内Wikiや業務マニュアルの作成はもちろん、テンプレートを活用したFAQ管理も可能です。柔軟なページ構造とドラッグ＆ドロップ操作で情報を整理しやすく、検索機能も充実しています。SaaS型でクラウド上にデータが保存され、複数人での同時編集が可能なためリモートワークにも向いています。無料プランもあり、気になる方はまずは試して導入の感触を確かめてみてください。
料金
- フリー：¥0／月
- プラス：¥1,650／月
- ビジネス：¥3,150／月
- エンタープライズ：カスタム料金
上記はメンバーごと、年払いの場合の金額。 詳細は公式ページでご確認ください。
2. Kibela
出典：Kibela
Kibelaは日本発のナレッジ共有ツールで、シンプルで使いやすいインターフェースが特徴です。社内WikiやQ&A機能に加え、ドキュメントのコメントやいいね機能でコミュニケーションを促進します。情報の更新履歴やバージョン管理も備わっており、ナレッジの継承に役立ちます。アクセス権限の設定も細かくでき、社外秘情報の管理に配慮されています。無料プランでは一定の容量まで利用可能で、中小規模のチームから大企業まで幅広く導入されています。
料金
- コミュニティー：¥0／月
- ライト：¥550／月
- スタンダード：¥880／月
- エンタープライズ：¥1,650／月
詳細は公式ページでご確認ください。
3. Qiita Team
出典：Qiita Team
Qiita Teamは、誰でも「かんたん」に読みやすい記事を書けることを目指した、社内向けの情報共有サービスです。国内の大手企業をはじめとして、8,500チーム以上の登録実績があります。
シンプルなUIで記事を見つけやすく、グループごとの紐付けやタグ付けなどの機能によって、記事の管理がしやすくなっています。GitHubやSlack、Chatworkなどとの連携に対応しているため、部署内や部署間での情報共有を円滑にします。セキュリティ面も考慮されており、アクセス権限やグループ管理も可能。無料トライアルも提供しているので、気になる方は一度試してみてください。
料金
- Personal：¥500／月
- Micro：¥1,520／月
- Small：¥4,900／月
- Medium：¥7,050／月
- Extra（法人におすすめ）：要問い合わせ
詳細は公式ページでご確認ください。
4. NotePM
出典：NotePM
NotePMは、社内の「知りたい」がすぐに見つかるナレッジ共有ツールです。ドキュメントやマニュアルの作成・管理が簡単にでき、テンプレート機能で統一感のある資料作りができます。
使いやすく見やすいUIが特徴で、操作に慣れていない方でもレクチャー無しで操作できる点が魅力です。また執筆や画像編集がしやすい高機能エディタを搭載しており、マニュアル作成にかかる時間の短縮につなげられます。
料金
ユーザー数によって、多様なプランが用意されています。 詳細は公式ページでご確認ください。
5. esa.io
出典：esa.io
Slackなどとの連携による通知機能もあり、更新情報をリアルタイムに共有可能です。操作がシンプルで、情報の蓄積から活用までスムーズに行えます。無料プランは機能制限がありますが、試しやすい設計です。
料金
- ¥500／月・1ユーザーあたり
2ヶ月間の無料トライアルあり。 詳細は公式ページでご確認ください。
6. flouu
出典：flouu
flouuは業務マニュアルの作成に特化したナレッジ共有ツールです。マニュアルのステップごとに動画や画像を埋め込みやすく、分かりやすい手順書を作成できます。操作ログや閲覧履歴の記録も可能で、オンボーディングや研修に役立ちます。
クラウド型のためPCだけでなくスマホやタブレットからもアクセスでき、リモート環境でも活用できます。セキュリティ面ではアクセス権限管理に加え、データの暗号化やバックアップ体制も整備。直感的なUIで非IT担当者でも扱いやすいことから、幅広い業界での導入例があります。
料金
- 基本料金：¥660／30日
その他、セキュリティオプションやOCRオプションあり。 詳細は公式ページでご確認ください。
7. ナレカン
出典：ナレカン
ナレカンはシンプルな社内ナレッジ共有ツールで、ナレッジにすぐにアクセスできるようになっています。社内のあらゆる場所に散在するナレッジを一元管理でき、高度な検索や重複判定、不要な情報の整理（断捨離）機能により、ナレッジの活用と管理をスムーズに行えます。
SlackやTeamsとの連携に対応しているため、既存のコミュニケーション環境と連動した情報共有が可能です。フォルダごとのアクセス権限設定も備え、情報の取り扱いに配慮しています。
料金
ビジネスプラン、エンタープライズプラン、プレミアムプランあり。 詳細は公式ページでご確認ください。
まとめ
ナレッジ共有ツールは、社内の情報やノウハウを一元管理し、ドキュメントやマニュアル、FAQの形で蓄積・共有できるソフトウェアです。このようなツールは個人に偏りがちな知識の共有をスムーズにし、業務の引き継ぎやリモートワークの環境整備に役立ちます。
選ぶ際は、ドキュメント管理や検索機能の充実度、Microsoft TeamsやGoogle Workspaceなど既存ツールとの連携、権限設定などのセキュリティ面、そして費用やサポート体制を確認することが重要です。無料プランの有無も比較のポイントになります。選ぶ際にはぜひ今回の記事を参考にしてください。
よくある質問
Q. 無料のナレッジ共有ツールはありますか？
Notionやesa.ioなど、無料プランを提供しているツールがあります。ただし、機能制限がある場合もあるため、自社の利用目的に合うか確認が必要です。
Q. Microsoft TeamsやGoogle Workspaceと連携できますか？
多くのツールはTeamsやGoogle Workspaceとの連携機能を備えています。これにより、既存の業務ツールと情報を一元管理しやすくなります。
Q. セキュリティ面はどうなっていますか？
アクセス権限の設定やデータの暗号化、バックアップなどを備えているツールが多いです。特にクラウド型では運用体制の確認が重要です。