【2025年】会議室予約システムのおすすめ6選！選び方についても解説！

最終更新日 2025/6/9

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、オフィスやビル内の会議室を効率的に管理・予約するためのシステムです。従来の紙やホワイトボード、スプレッドシートを使った予約方法では、予約が重複してしまったり、利用状況の把握が難しかったりという課題が発生しがちです。そうすると、会議室の非効率的な利用によるコストの無駄や顧客対応の遅れなどの問題が発生するかもしれません。

会議室予約システムを導入することで、これらの課題を解消し、利用状況をリアルタイムで可視化できます。会議室予約システムの主な機能には、会議室の予約登録やキャンセルの管理、利用可能な時間や設備（プロジェクター、ホワイトボードなど）の確認、通知機能などがあります。特にクラウド型のシステムではインターネット接続環境さえあれば、スマートフォンやPCから簡単にアクセスできるため、迅速な対応が可能になります。また、Google WorkspaceやMicrosoft Teamsなどの既存ツールと連携し、スムーズな運用が可能なシステムも増えています。導入にあたっては、他のシステムとの連携やレポート分析、ユーザー管理などにおいて、エンジニアが活躍します。

さらに、企業のニーズに応じたカスタマイズが可能だったり、無料プランが用意されていたりと、選択肢も多様化しています。会議室の利用状況を正確に把握して効率的な管理を行うことで、無駄なリソースの削減し、業務全体の改善が期待できるでしょう。

会議室予約システムの選び方：3つのポイント

1. 自社の業務フローに適した機能

会議室予約システムを選ぶ際には、自社の業務フローや利用目的に合った機能性を確認しましょう。また、会議室の利用状況を可視化したり利用データを分析できたりする機能が含まれていると、長期的な運用・管理がしやすくなるでしょう。

2. 既存ツールとの連携性と操作性

既存の業務ツールとの連携性が高いと、導入後の定着率が向上します。特に、Google WorkspaceやMicrosoft Teamsなどのツールを利用している企業では、それらと統合できるシステムが適しています。例えば、会議室の予約がカレンダーアプリと連動していると、スケジュール調整がスムーズです。また、分かりやすく使いやすい操作画面であれば、新しく導入した場合にもユーザーの負担を軽減できて、社内での活用が進むでしょう。

3. コストとサポート体制

導入時の初期費用や月額費用だけでなく、運用コストやサポート体制も重要な検討事項です。無料プランがあるシステムはコストを抑えられますが、利用人数や機能の制限がある場合が多いです。一方、有料プランでは、サポート体制やカスタマイズ機能が充実していることが一般的です。特に、トラブル発生時に迅速な対応が期待できるサポート体制や、運用に必要な機能のアップデート情報などを提供するベンダーを選ぶと、安心して長期的に利用できます。

会議室予約システムのおすすめ7選

会議室予約システムを選ぶ際は、各ツールの特徴や機能をしっかり理解することが重要です。
以下では、2025年におすすめする7つの会議室予約システムについて、その概要と特徴を詳しく解説します。

1. ChoiceRESERVE

出典：ChoiceRESERVE

概要

ChoiceRESERVEは、株式会社リザーブリンクが提供する国産の会議室予約システムで、金融機関や教育機関など、幅広い業界で利用されており、有償の契約数は4,000件以上にのぼります。予約に関する機能は一通り通っています。また複数拠点にわたっての管理もできるため、複数支社がある企業にもおすすめです。

特徴

• 多言語対応：外部サービスのWOVN.ioを利用すれば最短5分で30ヶ国語に対応できるため、他言語話者の方とのスムーズな連携にも繋がります。
• カスタマイズ：予約サイトのデザインのカスタマイズが行えます。また、サイト内に設置する文章や画像など、コンテンツの編集も簡単に行えます。
• リアルタイム管理：会議室の利用状況をリアルタイムで把握し、空き状況の可視化を実現します。

料金

月間の予約数に応じてコースを選択。詳細は公式ページでご確認ください。

2. SmartRooms

出典：SmartRooms

概要

SmartRoomsは、シンプルで使いやすさを重視した会議室予約システムです。これまで10室未満から100室以上までを備える、様々な規模の組織で使用されています。特に中規模から大規模企業に向いています。

特徴

• カラ予約解消：会議室フロントの端末利用と自動キャンセル機能で、利用されない予約を減らします。
• カレンダー統合：GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookなどとの連携が可能で、スケジュール管理を一元化できます。
• 詳細なレポート機能：利用状況のデータを自動的に集計し、業務改善に活用可能です。

料金

詳細は公式サイトでご確認ください。

3. リザエン

出典：リザエン

概要

リザエンは、200以上の業種に対応できる予約システムで、中小企業から大企業まで様々な顧客の予約受付・予約管理業務の効率化に貢献しています。自治体・官公庁での使用実績もあり、中小企業や学校などの多目的施設にも適しています。

特徴

• 多目的利用：会議室以外にも、レンタルスペースや貸し会議室、ホールや商業ビル、マンションの共用施設など、様々な施設の予約に対応しています。
• モバイル対応：PC以外にも、スマートフォンやタブレットにも対応しており（AndroidとiOS対応）、24時間365日いつでも予約可能です。
• 通知機能：予約確認や変更時の通知をメールやプッシュ通知で提供します。
• 柔軟なカスタマイズ：要望に応じてカスタマイズが可能。カスタマイズした予約システムは、独立したシステムとして提供されます。（エンタープライズ版のみ）

料金

月間の予約件数によって変わります。
1ヶ月間の無料トライアルあり。
詳細は公式ページでご確認ください。

4. RoomLead

出典：RoomLead

概要

RoomLeadは、予約業務の効率化と利用状況の可視化に特化した国産の会議室予約システムです。会議室予約や空室検索などを一元管理できます。また空予約を防ぐために、会議のスタート時間を過ぎてもチェックインの操作が行われない場合、自動キャンセルされるなどの機能があります。

特徴

• リアルタイム同期：予約データをリアルタイムで共有し、重複予約を防止します。またMicrosoft365やGoogle Workspaceとの連携が可能です。
• すぐに導入可能：新たな設備を導入する必要がなく、すぐに利用開始できます。
• 簡単チェックイン：チェックインやチェックアウトはQRコードから可能。アプリのインストールも不要です。

料金

会議室単位の月額料金。
詳細は公式サイトでご確認ください。

5. 予約ルームズ

出典：予約ルームズ

概要

予約ルームズは、シンプルで直感的なインターフェースが特徴の予約システムです。会議室が使用されているか空室か、色分けして表示されているため、一目で確認できます。今すぐ利用できる会議室を絞り込んで、空いていればすぐに予約することも可能。予約したあとは連携しているカレンダーにも、自動で予定が作成されます。

特徴

• 管理強化：空予約は自動でキャンセルされたり、利用時間の10分前から終了時間を知らせるアラートが鳴ったり、無断利用を防いだりする機能が用意されています。
• 自動分析：空予約の原因特定や稼働率の見える化など、改善ポイントを自動で解析します。

料金

詳細は公式サイトよりお問い合わせください。

6. Biz Room

出典：Biz Room

概要

Biz Roomは、 パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社が提供する、企業向けの会議室予約システムです。会議室の利用状況把握や空予約、長時間予約など、会議室予約における課題を解決するための機能があります。導入した企業からは、使いやすさや、会議室の無駄な確保時間を年間で62時間削減できたなどとして評価されています。

特徴

• アクセス制御：部門別に利用制限を設定可能。
• スケジュール連携：会議室前のタブレット端末とMicrosoft 365のスケジュールを連携できます。
• 多種多様な業界での導入実績：これまで部品メーカー、一般社団法人、情報・通信業、ハウスメーカー、金融機関など、様々な企業で導入されています。

料金

詳細は公式サイトでご確認ください。

まとめ

会議室予約システムは、企業や組織における会議室管理を効率化するために欠かせないツールとして、活用される場面が増えています。システム選定の際には、自社の業務フローや既存ツールとの連携性、さらに導入コストやサポート体制といった複数の要素を総合的に考慮することが大切です。例えば、Google WorkspaceやMicrosoft Teamsとの連携が求められる場合は、カレンダー統合が可能なシステムを選ぶことで、スムーズな運用が期待できます。

よくある質問

Q. 会議室予約システムを導入する際の注意点は何ですか？

会議室予約システムを導入する際には、自社の業務フローに合致した機能性を持つシステムを選ぶことが重要です。例えば、プロジェクターやホワイトボードなどの設備予約機能、利用時間の制限設定、予約の承認フローが必要かどうかを事前に確認してください。また、既存ツールとの連携性も重要です。Google WorkspaceやMicrosoft Teamsとの統合が可能なシステムを選ぶと、スケジュール調整が円滑になります。さらに、システムの操作性やサポート体制も確認しましょう。特に、トライアル期間を活用して操作感を確かめることをおすすめします。

Q. 自社開発（自作）の会議室予約システムを作成するメリットとデメリットは何ですか？

自作の会議室予約システムを開発するメリットは、自社の業務フローや特定の要件に完全に適合したカスタマイズが可能な点です。例えば、特定の承認フローや独自の機能を組み込むことで、他のツールでは実現できないニーズを満たすことができます。一方、デメリットとして、開発コストや時間がかかる点が挙げられます。さらに、保守やアップデートに関しても、内製リソースを割く必要があります。そのため、自作の選択肢は、長期的な運用コストを考慮しつつ、十分なリソースを確保できる場合に適していると言えます。