社内で仕事の効率化についてプレゼンした内容のメモ

効率化 IS 何

突然ですが、仕事を効率化しよう！となったとき、何をしていますか？

効率化というと1つの作業時間を短縮しようとを考えがちですよね
よーしExcelマクロ作っちゃうぞーとか、きれいなマニュアル作っちゃうぞーとか…
ただ、それで「業務効率化＝時間の短縮」ができているかというと、
そういう意味では大きな効果が出ない場合もあります。

ではこういう考え方はどうでしょう

効率化＝PDCA早く回すこと

はい、みんな大好きPDCAです。
PDCAの回転率をあげることで、効率的に仕事をこなせるというわけです。

今回はPDCAそれぞれにテーマを持ち、
私が普段意識していることを紹介します。

セルフマネジメントしよう！というおはなしです。
ポイントは以下の3点あります。
* 自分の負荷・予定を把握する
* 正確に見積もる
* 負荷調整する

わかっていても難しいタスク管理。工夫しないとできないです。

私は自作のタスク管理ツール＋メールでタスク管理しています

作業見積が正しくできないと予定が組めません。

こういう作業をやっておくことで、より見積が正確になります

弊社は抱え込み体質の若い人が多いのですが、自分から言わないと負荷調整してもらえません。

プロジェクトに対して責任が発生するのは、あくまで上司やマネージャーです。
自分が背負ってた結果できませんでした、でお客さんに謝るのは誰でしょうか。

無理なものは無理と言わないと誰も守ってくれません。
病んで一番損するのは自分です。

報告したところで誰も助けてくれないのであれば…
逃げたほうがいいかもしれません。。

いわゆる悩む時間というのははっきり言って無駄です。
ポイントは以下の2点あります
* 作業をパターン化する
* 手を動かす

よく行う作業はメモレベルでもマニュアルを作っておくのが良いです
考えずに手を動かせると効率化できますよね

何かに悩んだら、ひとりで悩まないで手を動かしましょう
* とりあえず調べてみる
* 試しに入り口だけでもやってみる
* 有識者に聞く

うちは社内SNSを導入しているので、そこで質問を投げると誰かしら助けてくれます。
勇気をもって投げましょう

諸悪の根源は何だったのか、ちゃんと原因追求しましょう

設計段階やテストで漏れがあり、障害や遅延が発生してしまった…などというとき、
単なる「漏れ」で終わらせてはいけません。

を把握して今後に活かしましょう

Checkで気づいた知見は、積極的に発信すべきです。
（社外秘をQiitaで発信するとかはだめだけど）

ここでも、恥ずかしがらないことが大切です。

例えば他の人の失敗事例って貴重ですし、知りたいですよね？
ならまずは自分が第一発信者になりましょう！
そうしたら他の人も発信してくれるはずです。たぶん。
環境とか空気を作るって、大事です。

長くなりましたが、私が普段意識していることをまとめてみました。
当たり前のことが多いですが、全部やろうとすると意外と大変です。
まずは意識から初めてみましょう。