自動化！社外からの申込申請・受付業務をコラボフォームでスマートに

はじめに

申請を受け付けて内容をチェックし、最終的に申請管理システムに登録するような業務は、社内・社外を問わず、どの企業においても存在すると思います。

今回は、そんな社外からの申込申請・受付業務をコラボフォームで作成してみました。
最終的に申請情報をkintoneで管理したかったので、コラボフロー for kintoneを使って自動でデータをkintoneに登録しています。

※kintoneとの連携については、ページ最下部に記載しています。

コラボフローフォームとは

Excelで作った申込書を見た目そのままWebフォーム化出来るサービスで、コラボフォームに入力された内容はそのまま社内の承認フロー（コラボフロー)へ連携され、シームレスに社内で確認・承認を行うことが出来ます。

補足

• Webフォームはコラボフロー側で作成します。
• Excelが無くてもWebフォームの作成が可能です。

コラボフォーム作成手順

1. コラボフロー側の設定

1. コラボフローでフォームを作成する

コラボフローサポートサイトのフォーム設定の基本を参考にフォームを作成します。

2. コラボフローで経路を作成する

経路設定を参考に経路を作成します。

3. コラボフォームと連携するユーザーに申請権限を付与する

• この後、コラボフォーム側の設定で、コラボフローユーザーの認証情報を登録する必要があります。
• コラボフォームからの申請を許可するため、コラボフォームに認証情報を登録するコラボフローユーザーに、申請権限を付与しておきます。

参考：アクセス権を設定する

注意

• コラボフォームに認証情報を登録したコラボフローユーザーに申請権限が無い場合、コラボフォームからのフォーム送信に失敗します。

コラボフォームで表示されるエラーメッセージの例：
申請が許可されたグループに所属していません。 文書を申請できませんでした。

2. コラボフォーム側の設定

1. コラボフォームにアカウント登録する

コラボフォームサポートサイトのコラボフォームの利用を始めるを参考にアカウント登録します。

注意

コラボフォームのワークスペース管理者のメールアドレスは、コラボフローのシステム管理者のメールアドレスと一致させる必要はありません。
ただし、認証情報に必要なAPIキーは、コラボフローのシステム管理者が、システム管理エリア＞環境設定 にて発行をおこなう必要があります。

2. フォームを追加して公開する

フォームを追加・公開するを参考に、コラボフローで作成したフォームを追加して公開します。

申請書データをkintoneアプリに登録する

今回は、コラボフロー for kintoneの機能を使って以下のようなフローを作成しました。

1. 社外からコラボフォームで申請される
2. コラボフォームからコラボフローへ申請書を送信する　
3. 社内コラボフローで申請書が自動で起票される　
4. 申請者に受付通知メールが送信される　
5. kintoneに申請書データが登録され　
   • 登録するデータ
     • コラボフローの文書詳細URL（コラボフローの申請書を追跡するため）
     • 判定状況（承認後に値を更新する）
     • 申請書の情報
6. 承認されると、申請者に承認通知メールが送信され　
7. kintoneのレコードを更新する　
   • 更新するデータ
     • 判定状況（承認）
     • 承認日など

参考：申請書データをkintoneアプリに登録する

最後に

社外から申請を受け付ける業務は、人手や手間がかかる印象がありますがコラボフォームを利用することで、人手や手間をかけずにスマートに対応できるようになりました！！
似たような業務でお困りの方は、ぜひコラボフォームを試してみてください。

コラボフォームは北海道芽室町さまのように自治体でも導入していただいてます！
興味のある方は、以下の記事も読んでもらえると嬉しいです。
北海道芽室町さまへのコラボフロー&コラボフォーム導入でわかったこと