はじめに
個人で音楽制作・配信活動をしている中で、これまではGoogle Sheetsで楽曲ごとの制作状況・リリース日・各プラットフォームへの公開状況・宣伝タスクを管理していました。ただ、楽曲数やプラットフォームの数が増えるにつれて、1枚のシートに情報を詰め込む形では、同じ情報を何度も転記したり、集計のたびに手作業で範囲を選び直したりする手間が目立つようになってきました。
今回、この管理をNotionのデータベース機能に移行するにあたり、「何を管理したいか」をAIに伝え、テーブル構成やリレーション、ロールアップの設計案を提案してもらいながら組み立てました。自分でゼロから設計したというより、AIとのやり取りを通じてデータベース的な考え方を実際に手を動かしながら学んだ、という側面が大きい取り組みです。今回はその内容をまとめます。
AIに伝えたこと、提案されたこと
最初にAIに伝えたのは、「楽曲ごとに、制作状況・複数プラットフォームでの公開状況・宣伝タスクの進捗をまとめて管理したい」というシンプルな要望でした。
これに対して提案されたのが、1枚のシートに全部詰め込むのではなく、性質の異なる情報ごとにテーブルを分けて、リレーションで繋ぐという設計でした。
- 楽曲テーブル:曲名、制作状況、担当パート(作詞・作曲・MIXなど)
- リリース管理テーブル:各プラットフォーム(X、Bilibili、TikTok、YouTube、小紅書、ポケカラなど)ごとの公開状況・公開日
- 宣伝タスクテーブル:告知投稿、ジャケット公開、MVの有無といった、リリースに紐づく個別タスク
正直、最初は「テーブルを分ける」ことのメリットがあまりピンと来ていませんでした。1枚のシートの方が全部見えて分かりやすいのでは、と思っていたからです。ただ実際に組んでみると、プラットフォームが増えるたびにシートの列を増やしていた頃と違い、リリース管理テーブルに行を追加するだけで済むようになり、ここで初めて「情報を種類ごとに分けておく意味」が実感として理解できました。
一番の効果:公開状況・タスク進捗の自動集計(ロールアップ)
もう一つAIから提案され、実際に使ってみて一番効果を感じているのが、ロールアップ機能による公開状況・タスク進捗の自動集計です。
Google Sheetsの頃は、「この曲は全プラットフォームで公開済みか」「リリースまでにあと何個タスクが残っているか」を確認するのに、都度セルを目で追って確認する必要がありました。楽曲テーブルに対してリリース管理テーブル・宣伝タスクテーブルをロールアップとして設定することで、各楽曲に紐づく公開済みプラットフォーム数や、未完了タスクの数が自動的に集計され、楽曲テーブルを開くだけで進捗が一目で分かるようになりました。
曲数やプラットフォームが増えるほど、この「都度の目視確認」が積み重なって負担になっていたため、自動集計だけでも管理の手間はかなり軽くなったと感じています。
まとめ
個人の創作活動の管理という一見小さなスケールの話であっても、
- 性質の異なる情報(楽曲・リリース状況・宣伝タスク)をテーブルとして分離する
- リレーションで関連付け、同じ情報を重複して持たない設計にする
- ロールアップで公開状況やタスク進捗といった集計項目を自動化する
という考え方が実際の管理を楽にしてくれることを、AIに提案してもらいながら手を動かす中で学びました。専門的にデータベース設計を学んだわけではなくても、「何を管理したいか」さえ言語化できれば、AIと一緒に実用的な設計にたどり着けるというのも、今回の収穫の一つだったと思います。