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勉強会運営の当日作業一覧

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はじめに

IT界隈では有志のIT勉強会がよく開かれます。

IT勉強会の代表的な形式がセミナー型で、技術に関する知見を発表しあい、質問・意見を共有するものです。

(また、勉強会の後にはパーティー形式や飲み会形式の懇親会が行われます)

皆様のIT勉強会に参加したいので、当日作業の一覧を書いていきます。

(なお、懇親会は、会場企業様から飲酒の許可を貰いパーティー形式で行う事を前提としています)


会場設営


  • 勉強会の1時間前に入場する。


    • 会場到着前に会場企業様へ連絡を入れる。

    • 会場設営を手伝ってくれる方がいる場合は一緒に入場する。



  • 机・椅子を配置する。

     * 配置を別の方へお願いする時は、配置方法を説明する。

      (ex.長机を10行3列で並べ、各机に椅子を3席ずつ入れて下さい)

  • 参加受付の机を用意する。


    • 参加者一覧とボールペンを置く。

    • 参加受付を別の方へお願いする時は、参加受付の方法を説明する。

        (ex.来場者の方の行に丸を書いて下さい。又、来場者が懇親会に参加される場合は丸の中にチェックを入れ、懇親会の参加費を受け取って下さい)

    • 可能であれば、参加受付の窓口は複数用意する。



  • プロジェクターの動作・WiFiの接続を確認する。

  • 発表者・参加者向けの電源タップを用意する。

  • お菓子・飲み物を用意した場合は、会場後ろに配置する。又、ゴミ袋を用意する。

  • 会場へ案内する看板を置く。


参加受付


  • 登録アカウント名を聞き、参加費や名刺を受け取る。


    • 名刺を受け取る必要がある場合で参加者が持っていない時の対応は、会場企業様に聞く。



  • 懇親会の参加・不参加を確認する。


    • 懇親会の参加をその場で決められない参加者がいる時は、後で懇親会の参加者を再募集をする。



  • 名札を渡し、名前や関心事を書いて貰う。

  • 必要に応じて、付箋紙やメモ用紙、ボールペンを渡す。


開幕の挨拶


  • 会場利用の注意を会場企業様の社員の方にお願いする。

     (ex.トイレ・喫煙所・避難口の場所。WiFiのSSIDとパスワード、暗号化方式)

  • 会の概要を説明する。

     (ex.主催者の自己紹介、理念・コンセプト、取り扱い技術の範囲、運営方法、注意事項)

  • お菓子・飲み物を用意した場合は、その旨を伝える。


発表


  • 発表者の方に発表準備(ex.プロジェクター接続等)をお願いする。


    • 発表準備に2・3分かかるので、その間にする作業を決めておく。

      (ex.休憩、挙手による会場アンケート)



  • 略語や分かりにくい箇所がある時は、その場で主催者が発表者へ質問する。

  • 発表が延長しても良いように、休憩時間は長めに取る。

  • 発表者が欠席しても良いように、代案を考えておく。

  • 発表終了時点で、大声で質問を求める。

  • 質問が終わった時点で、発表者へ感謝の言葉と共に拍手を贈る。


アンカンファレンス(会議)


  • アンカンファレンス司会者に2・3分程度のテーマ説明をして貰う。

  • 複数のアンカンファレンスを同時に行う場合は、主催者・スタッフは参加者の少ない会に参加する。

  • 最後に、アンカンファレンスのまとめを司会者に行って貰う。


買い出し


  • 懇親会参加の最終確認をする。

  • 勉強会終了の30分以上前に、スタッフの方にお酒・つまみの買い出しをお願いする。


閉幕の挨拶


  • 一般参加者の方へ来場の感謝を伝える。

  • スタッフ参加者や会場提供企業様へ感謝を伝える。

  • ブログやSNSで、感想やまとめを書いて欲しい旨を伝える。

  • 次回の予定が決まっている場合は、日程を伝える。

  • 次回の発表者・アンカンファレンス司会者を募る。


懇親会準備


  • 電源タップを回収し箱や袋に入れて貰う。

  • 机を配置して貰う。

     (ex.長机を会場の中央に4個くっつけて並べ、それ以外の椅子や机は脇に寄せて下さい)

  • お酒・つまみの配置して貰う。


懇親会


  • 乾杯の挨拶をする。


懇親会片付け


  • 片付けの合図をする。

  • 飲み残しはトイレに捨てて貰う。

  • 缶・瓶・燃えるゴミを分別して、ゴミ袋に入れて貰う。

  • 長机を拭いて貰う。

  • 床が汚れている場合は掃いて貰う。

  • 来場の感謝を伝え、帰って貰う。


後作業


  • 会計報告する。

  • まとめ記事や感想記事をブログやSNSで紹介する。

  • 次回の勉強会をブログやSNSで告知する。

  • 発表者やアンカンファレンス司会者に感謝のメッセージを贈る。


関連ページ

 * 勉強会運営で用意する物品の一覧

 * 勉強会運営の事前作業一覧


備考

思いつき次第、加筆・修正していきます。


感想

勉強会運営ハンドブックを誰かGithubで公開してくれー。

そして、みんなで育てるのです!


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