Integromat無料枠を使ってZoomミーティングの招待をメール一斉送信

予定が決まっているZoomミーティングの招待メールを一斉送信する方法について考えました。条件は以下の通りです。（注：結果としてZoomとの連携をしていませんが，同じ用途での利用方法を探している人のために件名にZoomを加えています）

• ミーティング参加者は予めリストになっている
• 参加者によって参加するミーティングが異なる
• 招待メールの件名は都度異なる
• 招待メールの本文はすべて同じでよい
• 参加者，ミーティング予定は関係者が誰でも編集できるようにする
• 有料のサービスは利用できない

以下の方法で実現することにしました。

• Googleスプレッドシート
  • シート（ミーティングリスト）にミーティング予定を登録
  • シート（参加者リスト）に参加者とメールアドレスを登録
• Integromat（インテグロマット）無料プラン
  • 毎日8時から20時まで，1時間に1回稼働
  • 1000オペレーション/月に収まるよう設計
• Gmail
  • BCCで一斉送信
  • IntegromatのGmail連携にはAPIの公開手続きが必要（今回は手順省略）
  • Gmailの代わりにSMTP送信できるメールアカウントを用意するほうが楽かも

Googleスプレッドシート

スプレッドシートの名称は「Zoomミーティングリスト」とします。
以下のシートを作成します。

• ミーティングリスト
• 参加者リスト

ミーティングリスト

列	列名	例	備考
A	区分	昼礼	後述の参加者リストの「参加対象」で使用する
B	日付	2020/11/16	ミーティングの日付
C	通知時間	13	招待メールを送信したい時間。Integromatのスケジュールを8時0分から開始するよう設定するので，通知時刻を13にすれば，13時0分頃にメール送信される。
D	件名	昼礼の招待	メールの件名

参加者リスト

列	列名	例	備考
A	氏名	山田太郎	連携では使用しないが，リスト管理に便利
B	メールアドレス	[e-mail]	メール送信先
C	参加対象	朝礼,特別	ミーティングリストの区分と一致するとメール送信の対象となる。半角コンマ区切りで複数設定できる。 ただし，Integromatのフィルター処理ではオペレーション節約のため Contain を使う。仮に区分を「礼」などと登録すれば，朝礼と昼礼の両方が一致してしまうので注意。

Integromatシナリオ

以下のようなシナリオを作成します。

Googleスプレッドシート SearchRows：ミーティングリスト

Googleスプレッドシートとの連携にはConnectionが必要です。Googleスプレッドシート：SearchRowsモジュールを追加した後，Addをクリックして連携してください。
次いで，以下のような設定にします。

さらにフィルターを設定します。

対象	operator	値
区分(A)	Exists(Basic)
日付(B)	Later than or equal to(Datetime)	{{parseDate(formatDate(now; "YYYY-MM-DD 0:00"); )}}
日付(B)	Earlier than or equal to(Datetime)	{{parseDate(formatDate(now; "YYYY-MM-DD 23:59"); )}}
通知時間(C)	Equal to(Numeric)

リスト取得後のフィルター処理
ミーティングリストの取得件数が0件の時に次の動作に移動してしまうのを防ぐため，フィルター処理を追加します。

対象	operator	値
区分(A)	Exists(Basic)

Googleスプレッドシート SearchRows：参加者リスト

上記と同じくGoogleスプレッドシート：SearchRowsモジュールを追加し，以下のように設定します。

さらにフィルター設定します。

対象	operator	値
参加対象(A)	Contains	区分(A)

Array aggregator：ループ停止

ループを停止しないとオペレーション数が増えるので，ここでループを停止します。
後でArray（配列）として使用するので，Aggregationd Fieldの「メールアドレス」のみチェックを入れます。

Gmail(EMail)

Gmailモジュールを追加します。Connectionが必要ですが，IntegromatのGmail連携は2020年6月以降，Google側のセキュリティ強化に伴い，Gmail APIの公開が必要です。手間がかかるので，SMTPで送信する手段があるならEMailモジュールを使うのもおすすめです。
https://support.integromat.com/hc/en-us/articles/360013972700

To（送信先）には送信者自身のメールアドレスなど，参加者に知られてもよいメールアドレスを入力します。

Subject（件名）にはミーティングリストから取得した件名を選択します。
Content（本文）は毎回同じという前提なので，直接入力します。本文をミーティングごとに変えたいなら，件名同様にミーティングリストに列を追加することができます。ただし本文は複数行なのでリストが見づらくなります。それ以外の方法だとオペレーション回数が増えるので，今回はあきらめます。

"Show adavanced settings"にチェックを入れます。Blind copy recipident(BCC)を以下のようにします。値を設定する前にmapをオンにしてください。

{{map(8.array; 1)}}
Array[]は選択で入力できます。
※8.arrayの8の部分は同じにならないかもしれません。

スケジュール設定

以下のように設定します。

対象	値	備考
Run scenario	At regular intervals	定期実行
Minutes	60	1時間に1回実行
Time from	08:00	8時から実行
Time to	20:59	8時59分で終了
Days	Monday-Sunday	全曜日を選択
Months	January-Decembar	全月を選択

これで，以下のように動作します。

• 8時から20時まで，各時間帯の0分に作動
• 1日に12回作動
• 例：1日に2回ミーティングがある場合
  • 空振り10回：オペレーション 310回/月
  • メール送信2回：オペレーション 248回/月
  • 合計：オペレーション 558回/月

最後に，SCHEDULINGをオンにして稼働開始です。