作業効率を格段に向上させるポモドーロテクニックについて

はじめに

Rebuild.fmでポモドーロテクニックを紹介していたので、生産性を上げるためにポモドーロに挑戦してみました。
1ヶ月弱試してみた結果非常に効果が感じられたので、ポモドーロについてまとめておきます。
作業の生産性を上げたい、集中力が持続しないと思っている人は是非チャレンジしてみてください。
大袈裟かもしれませんが、個人的には1.2~1.5倍くらい生産性を上げることができたのではないかと感じています。

ポモドーロテクニックとは

TODOリストを作成し、TODOリストの各項目に対して25分の作業と5分の休憩を繰り返して消化します。
ポモドーロテクニックでは25分の作業を1つの単位として、1ポモドーロと呼びます。
25分の作業中は対象のタスクのみに集中してベストを尽くす必要があります。
5分の休憩時間は次のポモドーロ中に最高のパフォーマンスを出すために頭をゆっくり休めなければなりません。

ポモドーロに必要なアイテムは4つ

ポモドーロに使うアイテムとその使い方を簡単に説明します。

①タイマー

下記時間を計るタイマーです。
タイマーが切れた時にすぐに気づける物が良いです。
- 集中時間25分
- 休憩5分
- 4回程度のポモドーロを終えた後は15分の休憩

②アクティビティー在庫シート

TODOのマスターシート。いつかやりたいことや、やらなければなら無いことを箇条書きしておきます。このシートに書くことは以下の通りです。
- 作業完了時の状態(タスク名)
- 作業見積もり量(ポモドーロ数)
- 期限
- 作業優先度

③今日のTODOシート

朝一でアクティビティー在庫シートから本日行う作業のみを選択してTODOシートに書き込みます。1ポモドーロ終えるごとに実作業量をカウントアップさせていきます。
- 作業完了時の状態
- 作業見積もり量
- 実作業量
- 割り込みタスク数

④レコーディングシート

1日の作業を振り返ってポモドーロの質を改善するための素材をレコーディングしていきます。以下に挙げたもの以外にも作業の質改善に通じるものがあれば記録します。
- 1日の総ポモドーロ数
- 1日のMTG数(１日の作業量見積り精度をあげるため)

ポモドーロテクニックに使えるツール

ポモドーロテクニックはタイマーと紙とペンだけあればできるものですが、
アナログ管理がなんとなく嫌いな僕は以下のツールを使ってポモドーロを実践しています。

①タイマー、③今日のTODOシート、④レコーディングシートを
「Pomodoro Time」というアプリで管理しています。
https://itunes.apple.com/jp/app/pomodoro-time-pomodoro-tekunikku/id973134470?mt=12

②アクティビティー在庫シートは「Remember The Milk」で管理しています。
https://www.rememberthemilk.com/

朝出社後当日の予定を確認して作業可能なポモドーロ数を出します。
本日こなせるだけのタスクを「Remember The Milk」から選んで「Pomodoro Time」にコピーして、
あとは黙々とタスクを熟していきます。

ポモドーロをやって良かった4つのこと

生産性を上げるために何ができるかを日々考えるようになる

集中力を切らせる要因を断とうという意識が高まり、メールやチャットを見る時間を制限したりするようになりました。25分間チャットを見ないと困ったことになるということは基本的にないと思うので、メンションがとんでくる時以外は、基本的にチャットのウインドウは最小化しています。当然ですがTwitterやFacebookを見ることは滅多なことがない限り無いと思います笑
人によってはチャットを常に見ている必要がある方もいると思うので、そういう方はチームメイトの協力が必要になりますね。

作業時間は案外少ないことがわかり作業時間を大切にするになる

僕の場合業務時間がAM10時~PM7時で大抵2時間程度残業しているので、出勤時間が660分になります。
ある日MTGが合計90分程度しかなかったので、ポモドーロテクニックを使ってがっつり作業をしていたのですが、
結果集中して作業できたのはわずか350分(14ポモドーロ)でした。
１日の作業時間は思っている以上に少ないので、
ＭＴＧの間の時間の30分も大切にするようになりました。

作業の見積り精度が上がる

今までは作業の見積もりを1日、半日という単位で見積りしていたのですが、
ポモドーロをはじめてからは、1ポモドーロという短い単位での作業見積りと振り返りを行うようになり見積り精度が上が格段に上がりました。
また、作業の予定を立てるときも細かい粒度まで決めるようになるので、より計画的に仕事を進められるようになりました。

集中力がつく

ポモドーロをしていると集中して作業を行うことを意識している場合と、そうで無い場合の生産性が全く違うことにも気付きます。
作業中はとにかく集中しようと思うようになるので、自然と集中力がつきます。

最後に

ポモドーロをしはじめて１日１日が濃く感じるようになり、帰宅後はどっと疲れが押し寄せるのですが、それでも成果は上がっているので気持ちよく日々を過ごせています。個人的には非常におすすめなので、興味を持った方はぜひ実践してみてください！