コミュニケーション
チームビルディング
プロダクトマネージャー

転職ドラフトチームでプロダクトマネージャー的お仕事をしていますdekawanです。これは、Livesense - 関 Advent Calendar 2017の19日目の記事です。

突然ですが、私は時短で働いています。
「時短だよ」と言うと、コミュニケーションについて「どうやってるの?」と聞かれることがちょこちょこあります。その意図としては、その人が時短で働きたいわけではなく、コミュニケーションで日々忙殺されているので工夫を知りたいといったものが多いです。

私と転職ドラフトチームの工夫が、誰かの役に立てればいいなと思うので、その工夫を書いてみたいと思います。

ただ、「こんな風にすればみんなうまくいくよ!」ではなく、「私の場合はこのように工夫して働いているよ」というただの一例です。みなさんもあくまで一例として参考にしていただければ幸いです。

前提

リブセンスの定時は10:00〜19:00。私が出社している時間は9:00〜16:30です。出社時間を短くしている理由は幼い子どもがいるためで、我が家は保育園の送りも迎えも私の担当なので、私は早出も残業もできません。

転職ドラフトは新規事業立ち上げフェーズであり、チームは小規模。チーム人数は13名(兼務の人間2人含む)です。また、私以外に時短のメンバーはいません。

行っている工夫

今までのコミュニケーション方法から考えない

まずこれが大事だと思っています。
今までやっていたやり方から、ここを削って、これを短縮して...と考えるのは良くないと考えています。なぜなら、"長い時間会社にいられること"を前提とした上で、"何かを無理に削っている状態"だからです。

限られた時間で必要なコミュニケーションを取る方法をゼロから考える。

これが大切。"限られた時間"とはどのくらいか、私たちチームに必要なコミュニケーションの内容と量はどのようなものか、を明確にするところから考え始めます。約2年やってみて、このゼロから考える姿勢が本当に大事だったなと感じています。

チームの心理的安全性を確保する

そもそもコミュニケーションハブの人間が必要な理由は、以下のような問題があるからではないかと私は思っています。

  • 直接話すと喧嘩になる人たちがいる
  • 特定の相手に自分の意見を言えない人がいる
  • 共通言語がなく、相手に意図が伝わらない、相手が何を言っているのかわからないという人がいる
  • 同じ量・質の情報が共有されておらず、対等な話ができない人がいる
  • コミュニケーションハブとなる人間が以下のような思いを持っている
    • 自分がすべての情報を把握、管理しておきたい
    • 自分の知らないところで話を進められたくない(リスク管理も含め)

これらの理由はつまり、 チームがチームとして機能しきれていない 状態ではないかと思います。そのため、転職ドラフトチームでは、チームが機能するように以下のような工夫を行っています。

  • 心理的安全性を確保できるに十分なコミュニケーション量を確保する
  • 情報はすべてオープンにする(センシティブな人事情報など以外)
  • 各自が得た情報もできるだけ発信してもらう
  • 基本どのMTGでも、誰でも入ることができる、というチーム文化を定める
  • どんな内容でも発言は良いこと、というチーム文化を定める
  • 発言が少なかった人の発言が増えたら、みんなで歓迎する
  • 知識として不足がある人には勉強会などを行い知識アップを行う

相互コミュニケーションの文化を作り、己の意識を変える

心理的安全性を意識した上で、みんながそれぞれにコミュニケーションを行い、それを私が把握するというような意識に変えました。図示すると以下のようなイメージです。

スクリーンショット 2017-12-12 11.34.22.png

こうすることで、チームがオープンに様々なことを議論するようになり、個別のMTGはそれほど必要なくなります。

ここで何より大事なことは自分の意識を変えることだと思います(これが意外と難しい)。

  • 自分がいない場所で何かが話され、進んでいても問題ないと認識する
  • みんなが知っていて自分が知らなかったことがあっても気にしない
  • 情報は自分で取りに行く(「なんで教えてくれなかったの」とか絶対言わない)
  • 自分が不在時にもし何か問題が起こっていたら、それを後から拾いに行って解決する心づもり(覚悟)を持っておく

できるだけオープンに多く発言する

私の不在時に、チームみんなが相互にコミュニケーションをとるようになっても、「この話はdekawanさんがいるところで話したほうがいいね」となるものや、「dekawanさんなら何て言うかな」とみんなが悩んでしまう場面は多々起こります。

私がいるところで話したほうがいいね、となるものはそれはそれでいいと思います。それは私も一緒に話すべき重要な内容のものです(それが自分の存在価値でもあると思っています)。

ただ、私なら何て言うかなと考えてみんなの議論が止まってしまうことがあるのなら、それは良くないことです。

これをできるだけ避けるために、私は普段から極力、オープンに、たくさん発言するようにしています。私の判断基準や価値観をできるだけ伝えるためです。対面でもよく喋るし、チャット上でもよく発言する、そんなイメージです。

「あの人はここを気にするだろう、こういう風に考えるだろう」をみんなが予想出来る状態に持っていきたいのです。少なくとも「この部分はあとで意見を聞こう、他は進めておこう」となることを重視しています。

雑談はないがしろにしない

時間がないから雑談は極力省く。これはよくあることだと思います。
ただ、本来コミュニケーションハブになるような人間がこれをすると、結果として上手くいかないと感じます。

「あの人は忙しいから、気軽に話しかけちゃダメだ」

こう思われてしまっては、私に対するチームみんなの心理的安全性が欠ける状態になります。だから「私は暇だよ!いつでも話しかけてね!」という見え方になるように心がけています。

また、一方で雑談から得られるものはたくさんあり、バカにできません。その人が今何に悩み、何をしたいと思っているかといったメンバーひとりひとりの情報もそうですし、何より雑談からいいアイデアが生まれることが多いからです。

むしろ、時短になってからのほうが、雑談を重視するようになったと思います。

チーム外の人とのコミュニケーションでは極力自分がボールを持たない

今までチーム内の話をしていましたが、チーム外の話もしましょう。広報、法務、経理、人事、経営層、他事業部...そういった方々とのコミュニケーションもよく発生します。

チーム外の人とのコミュニケーションでは、相手側の「決裁権がある人間を押さえておきたい」というニーズもあるのでなかなか手放すのが難しかったりします。

この場合は、基本的に私が行っています。その際に心がけていることは、できるだけ自分がボールを持った状態にしておかない、ということです。
具体的には

  • 忙しくても、最大限すぐに返答する
  • 先回りして必要そうなことを考え、少ない回数でやりとりが終了できるようにする
  • 明確な言い回しを使うようにし、必ずログを残しておく
  • 相手がボールを持っているとき、いつ頃にプッシュするかをスケジュール等にメモっておく
  • 相手がボールを持っている間は、いったん自分の頭からは消しておく
  • 定例や、少し後にコミュニケーションをとる必要があるものに対しては、期日直前まで忘れておく

何故かというと、理由は2つ。「自分に心理負荷がかかるから」と「相手の安心をつくるため」です。

チーム外の人にとっても、「忙しいから話しかけては(略)」となってしまってはよくありません。また、チーム外の人はコミュニケーションタイミングが限られているために、「普段はもうちょっと余裕があるのに、たまたまめちゃくちゃ忙しいときに話しかけられたから、対応が遅かったor雑だった」ことが、相手にとってのデフォルトになってしまう可能性があります。

そのため、すぐに返す、問題にならないように明確にやりとりするを心がけながら過ごしています。

でも正直、チーム外の人とのコミュニケーションはそう簡単に削りにくいです。もともと必要だからコミュニケーションをとっているものが多いからです。でも、あの件は今こんな感じで、この件は今ここまで進んでて...と覚えておかなきゃいけないという思いは単純に心の負荷になります。そのため、ログと「いったん忘れる」という行為も大事にしています。

心の葛藤を超える

工夫はしつつも、コミュニケーションに時間が取られて仕事が進まない...と感じるときもあります。でももしそう感じるなら、それはその時の心の持ち方が間違っているんだとある時気づきました。

そもそも本来、時期によって必要なコミュニケーション量は違うはずです。例えば、来期の戦略など将来の話をするとき、コアな機能の企画をしているとき、何か問題が起きたとき、評価の話をしているとき、新しいメンバーが入ったときなどは必要なコミュニケーション量が増えます。

「今はどういうタイミングなんだっけ、なぜそんなにコミュニケーションが必要になってるんだっけ」と一歩引いて考えてみるようにしています。もちろん、無駄にコミュニケーションが増えていたなと感じるときもありますが、ほとんどはコミュニケーションに割くべき時間が増えているときでした。

今現在、どれくらいの割合をコミュニケーションに割くべきかを随時見つめ直す、それが大事だなと感じています。

最後に

さて、いろいろ書いてきましたがお役に立てましたでしょうか。

正直、時短になってからの方が、コミュニケーションについて、チームについて、職場での自分という存在について考えるようになりました。

全てがうまくいっているわけではなく、まだまだ悩むことも多いですが、これからも都度チームのみんなと話しながら乗り越えていければと思っています。

この記事を読んでくださったみなさんも、きっと日頃から何かコミュニケーションで悩んでいることがあるのではないかと思います。応援しています。お互いがんばっていきましょう!

以上、長々とお読みいただきありがとうございました!m(_ _)m