初めに
これは2021年の事です。
SIer企業に長年勤めアプリケーション開発、インフラ構築を一通り経験し最近はPM職のおじさんがPTAの広報部部長を引き受けました。
この1年興味深い事が沢山起きそうなのでPTA活動をPJ運営に見立ててその記録(と私が感じるだろうやるせなさの解消)の為記事を投稿しようと思います。
一年間続けるつもりですのでよろしくお願いします。
状況
- 広報部員は約30名、男性は私1名、他は全て女性
- 昨年2020年はコロナの影響で一切のPTA活動が停止、活動実績がないのでメンバーの経験不足
- 3年生保護者退部に伴い、運営ノウハウ保持者の不足
- 過去のアウトプットはバインダーに閉じられているので成果物イメージは読み取れる
- 電子資料はPCとUSBメモリにコピーが散逸し整理されていない。お知らせのお手紙のフォーマットを探すのも困難
- LINEグループが存在する、これは活用できる
リスク
これは私自身も含めた全体にあてはまるリスクです。
* 非協力的メンバー。PTA活動は苦痛でしかないという雰囲気を部員から感じる
* 要員の稼働確保が困難。元々ボランティアなので仕方ないが活動の協力が取りずらい
* 曖昧な作業内容。広報誌発行という目的は分かるがその為に何をするか分からない
* 思い込みを事実と誤認。本部がやってくれるだろうという思い込みの事実確認をしないまま前提条件にして会議をすすめる傾向が強い
* 担当者の報告無し。担当した作業の進捗、結果、変更報告が一切なくやりっぱなし。確認しないと報告が得られない
* 意思表示が無い。 副部長、書記、会計にアイデアの提案をすると賛成も反対もなくスルーされます。もしくは違う話題で空中戦を始めます。
* コミュニケーションの拒絶。「パソコンの事分からないので話についていけない」という伝家の宝刀がすぐ出てきます。私は丁寧に解説しながら話してるつもりなんですけどね…しかもICTとかクラウドサービスとかパソコンの話じゃなくて今日では一般用語になってる名称の筈なんですけどね…何らかの理由により会話が中断される事が多いです。
だんだん愚痴になりそうなのでこれくらいにします。
PMとしてアサインされたら泣きそうになる状況ですね（よくこういうPJをアサインされてます…)
勝利条件
私の勝利条件をブログ投稿の最初に書いておきます。一年後達成出来たか反省会します。
必達
- 来年及び未来の部員が躓かないよう今年切り開いたノウハウを活動マニュアルとして文書化し残す
第二勝利条件
- ICTツール/サービスを用いた広報部活動の定着、来年も同じように作業出来たら勝ち
- ケレンミのある広報誌の作成。せっかくPTA会費出して、それを運用してよいのだからキャッチーな広報誌を出して人目を引いて特別賞とか健闘賞などの所謂すごいけど評価不能のアウトプットを出したい