前回に続いて、またまたバッチシリーズです。

セキュリティ事故の大半はメール誤送信と言われ続けながらも、月一のレポートはPDFにしてメールで送らなければいけない私。
定型のレポートメールを送るたびに誤送信を恐れるぐらいなら、バッチにして早く、安全、確実に自動送信してしまいましょう。

ということで、レポートメールの自動送信バッチを作ったので紹介します。

※初めてのGASなので間違いがあればご指摘頂けると幸いです。

前提

Gmail, Google ドライブを利用
- もちろんGoogleアカウントが必要
バッチは Google Apps Script で作成
レポート内容は月末に PDF でメールに添付
- PDF は当月中（月末）に作成する
- PDF は Google ドライブに配置
メール内容は固定
- 送信先とメール本文は固定
- 件名と添付ファイル名の末尾には年月を入れる

レポートメール送信手順

レポートをPDFで作成
Google ドライブの送信用フォルダにPDFをコピー
Google Apps Script でスクリプトを実行
メール送信が完了したら、レポートファイルが送信済みフォルダに移動されていることを確認
念のために Gmail で送信済みメールを確認

毎月の定型作業がたったこれだけで（早く、安全、確実に）終わるのですから、楽ちんですね。

備考

送信用フォルダにコピーするファイル名はスクリプトでリネームするので、名前は何でも構いません
【注意】送信用フォルダに配置するファイルは一つだけにしてください
最初のスクリプト実行時には許可を求められるので「許可を確認」を選択してください
- Gmailでメールを送るスクリプトを実行する

スクリプト作成手順

Google ドライブに送信用フォルダと完了用フォルダを作成
- 送信用：ex) "01_Ready_For_Sending_Report"
- 完了用：ex) "02_Finished_Sending_Report"
- フォルダ名は何でも構いません（後から変更しても大丈夫です）
上記のフォルダIDを取得（あとでScriptに貼り付けます）
- フォルダIDの取得方法は以下を参考にしてください
  - フォルダIDとは
Google Apps Script でスクリプトを作成
- スクリプトの作成方法は以下を参考にしてください
  - Google Apps Scriptの始め方
- スクリプトエディタに以下のScriptをコピーして、必要な箇所を自分用に書き換えてください
  - 送信用フォルダID
  - 完了用フォルダID
  - リネーム後のファイル名（のプレフィックス）
  - 送信先メールアドレス
  - メールタイトル（のプレフィックス）
  - メール本文

Script

function sendReportMail() {
  // 【注意】以下の定数は自分用に書き換えて下さい
  const folderIDReady = "送信用フォルダIDを入力";          // For "01_Ready_For_Sending_Report"
  const folderIDFinished = "完了用フォルダIDを入力";       // For "02_Finished_Sending_Report"
  const fileNamePrefixForSending = "リネーム後のファイル名（のプレフィックス）を入力";  // ex) "Report"( + "_202103.pdf")
  const to = "送信先メールアドレスを入力";
  const subjectPrefix = "件名（のプレフィックス）を入力";   // ex) "【レポート】"( + "_202103")
  const body = "メール本文を入力";                        // ex) "お世話になっております。○です。\n\n今月のレポートになりますのでご確認願います。"

  // Get report
  let reportFile = DriveApp.getFolderById(folderIDReady).getFiles().next();

  // Check lastUpdated
  const lastUpdated = Utilities.formatDate(reportFile.getLastUpdated(), "Asia/Tokyo", "yyyyMM");
  const today = new Date();
  const thisMonth = Utilities.formatDate(today, "Asia/Tokyo", "yyyyMM");
  if (lastUpdated != thisMonth) {
    console.error("  ---------- 今月に作成したレポートではありません ---------- ");
    return;
  }

  // Rename
  const fileName = fileNamePrefixForSending + "_" + thisMonth + ".pdf";
  reportFile.setName(fileName);
  console.log(Utilities.formatString("  ---------- %s ---------- ", fileName));

  // Send Email
  const subject = subjectPrefix + "_" + thisMonth;
  GmailApp.sendEmail(to, subject, body, { attachments: [reportFile] });

  // Move to finished folder
  const finishedFolder = DriveApp.getFolderById(folderIDFinished);
  reportFile.moveTo(finishedFolder);

  console.log("  ---------- 送信完了 ---------- ");
}

上記手順で実行環境が出来上がったので、あとはPDFを用意してレポートメール送信手順を実行するだけです。

備考

送信用フォルダに何も入っていないと実行時エラーになるショボい仕様ですが、気にしません
初めて動作確認するときはメール誤送信しないように GmailApp.sendEmail() の行はコメントアウトした方が手堅いです
自分仕様（ファイルの更新日チェックなど）なので、あとはご自分の用途に合わせてカスタマイズして下さい

Google Apps Script (GAS) で、レポートメールの自動送信（メール誤送信防止策）

前提

レポートメール送信手順

スクリプト作成手順

Script

参考サイト