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+メモ: Microsoft Teams会議に参加できない場合のチェック項目と対策
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このごろの世界情勢で、自宅でテレワークを行っていたり、出社禁止になっている人もいらっしゃると思います。また、イベントなんかもどんどんキャンセルされて、オンラインイベントに移行していたりします。そんななかで注目を集めているオンライン会議システムの一つにMicrosoft Teamsがあります。

オンライン会議システムは、正直なところ、まだ音声電話と比べてトラブルも多くお世辞にも簡単とは言い切れないのですが、そのようなハマりポイントを少しでも回避できる、またはハマったとしてもなるはやでトラブルから脱出できるために、いままで自分で使ってきたときに気づいたことをメモしておきます。(随時更新予定)

(前提) 主催者側で事前確認しておくべき項目

250名まではふつうのTeams会議で対応可能。(通常は、超えることはあまりないと思いますが)
参加者にどこまでのアクセス権を設定するのか。
外部ユーザーの参加可否、外部ユーザーの参加方法の設定は注意が必要。

各種使い方ガイドが以下で公開されているので、一読しておくとよいでしょう(^^)/

https://blogs.windows.com/japan/2020/03/09/teamsguide/

参加者側で確認する項目

できればPCとスマホの両方で参加できる体制を整えて置き、調子が悪いときは参加端末の切り替えができるようにしておけるとベスト。2つのデバイスから同時に同じ会議に入ることも可能。音声だけスマホを使うといった運用もできます。

あとは、参加直前の画面で「PCのマイクとスピーカー」をクリックして、デバイスの設定で「オーディオデバイス」「スピーカー」「マイク」「カメラ」に何かしらのデバイス名が入っていることを確認しましょう。
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また、「テスト通話を開始」ボタンを押してテストをしてみると、マイクがミュートになっている、とか設定が違っているところを教えてくれます。
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会議中に全員で確認する項目

いくつか、ありがちなトラブルと回避方法をご紹介します。

ハウリング (鳴音、ノイズが共鳴)する

参加時に参加者が意図せずマイクをONにしたまま参加した場合に、同じ部屋にすでに参加者がいたりスピーカーがあったりするとハウリングしてしまいます。
開催者側は、参加者の既定のマイクをオフにする設定にしておきましょう。

参加者側も同様の設定にしておくとよいです。

参加者側の画面:
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マイク、ビデオ、PCのスピーカーの設定を参加時に「今すぐ参加」ボタンを押す前に確認しよう(^^)/

相手の声が聞こえない / 自分の声が相手に聞こえない

何人か参加者がいる場合は、声が聞こえない人にしゃべってもらって、全員が聞こえているかどうか確認してみましょう。誰かが聞こえていれば、自分側のスピーカーに問題がある場合もあります。

相手がしゃべっていることをマイクが拾っているときは、写真またはアイコンの周りにハロー状の光のようなイフェクトが表示されます。これで相手の声が全員に聞こえないときは、相手のマイクがミュートかもしれません。

左: マイクが声を拾っている、右: マイクが声を拾っていない
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途中で音が割れる、音声が遅延する、など音の品質が下がる

これは、自分、または相手側のネットワーク帯域幅が少なくなったときに発生することが多いです。できることとしては、なるべく帯域幅を確保する (電波の良いところに行く、有線LANにする、ネットワークを使用している他のアプリケーションをシャットダウンする、など) ただし、帯域幅の調整を手動でできるわけではないので、これらのことをやって改善するか試してみるしか方法はありません( ;∀;)

ビデオ映像が映らない

自分のデバイスのビデオドライバーが正しく設定されていない
最近だと、ノートPCの場合、ウェブカメラにカバーをかけられる機種 (ThinkPadのThinkShutter等) や後付けで貼っている場合があるので、これもうっかりカバーしていないかチェックしましょう(^_-)-☆
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ビデオ映像が以下のような表示になっているときは、ウェブカメラにカバーがかかっています。
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参加時にビデオ映像がONになってしまうがOFFにしたい

参加者側は、参加直前の画面でビデオがOFFになっていることを確認しましょう。
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画面共有ができない

権限が付与されていない可能性があります。開催者に、権限を付与してもらいましょう。

開催者側は、あらかじめ参加者にも共有を付与する設定にしておきましょう。
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外部ユーザーが会議に参加できない

サインインする必要がある設定にしているかどうかを確認しましょう。
また、外部ユーザーは通常ロビーを通して参加するため、ロビーに既に待機しているかどうか確認しましょう。
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外部ユーザーが添付ファイル/ファイル送信をしたい

アドホックなTeams会議ではOneDriveに添付ファイルが保存されるため、OneDriveを持たない外部ユーザーはファイル添付ができません。(別途Teamsのワークスペースを使っているときはSharePointのストレージに保存される)
Skype for Businessの時はファイル送信の仕組みがあってP2Pでファイルが送れたのですが、Teamsはないようです。

外部ユーザーから会議メモにアクセスできない

外部ユーザーはアクセス権はないようです。