出荷・納品業務の流れについて
まず、出荷指示書の作成、出荷準備と必要書類の作成、出荷納品、売上伝票の作成、取引の記帳という流れになります。
受注伝票
まず、受注伝票を元に出荷指示書が発行されます。倉庫、在庫の担当者は出荷指示書に従い、決められた納期まで納品できるように出荷の準備をします。
出荷する商品が、配送中に破損したりしないように、梱包を行います。
商品の形状や配送方法に合わせて、適切な梱包材料を選択します。
その後、商品を取引先に届ける際に必要な書類を作成します。必要な書類は、
・納品書、納品書控え
・受領書などです。
納品書
納品書とは取引先に商品を引き渡したことを証明するための書類です。
商品とともに取引先に渡します。
取引先は記載された内容と注文した際に作成した注文書の内容通りか確認します
納品書控えは納品書の複写で、自社で管理します。
受領書
受領書とは納品書と同様に商品を引き渡したことを証明するための書類です。
納品書ともに取引先に渡し、確認印、サインをもらって自社で管理します。
納品書、受領書の主な記載項目は
納品日
・納品番号
・得意先
・商品
・数量
・単位
・単価
・金額
などになります
引渡し
そして、商品を取引先に引き渡します。引渡しとともに、納品書、納品書控え、受領書を取引先に渡して、確認してもらい、受領書に確認印、サインを貰い
受領書、納品書控えを自社に持ち帰ります。
売上伝票
在庫担当者は持ち帰った納品書控え、受領書をもとに売り上げ伝票を作成します。
売り上げ伝票は受領書とともに経理担当者へ渡します。
売上伝票の主な項目は
・売り上げ日
・出荷番号
・取引先
・担当者
・商品
・単位
・単価
・数量
・金額などです
記帳
経理担当者は在庫担当者から売上伝票、受領書を受け取り、売り上げを仕訳として記帳します。
受領書は取引先が商品を受け取ったことを証明する書類として保管します
商品の売り上げを、銀行振込みで受け取る場合は売掛金で記帳します。
仕訳
一連の取引の流れを仕訳という
① 取引が発生する
② 取引の状態から、資産・負債・資本・費用・収益のどのグループに属する取引かを考える
③ グループが決定したら、そのグループの中のどの勘定科目を使うのか考える
④ 勘定科目が決定したら、金額を計算する
勘定科目
勘定科目とは、誰が仕訳を行っても同じになるように、性質の類似した取引につけられた名前です。勘定科目のポイントは３点ある。
① 資産、負債、資本、収益、費用のグループごとに、利用する勘定科目が決まります。
② 勘定科目を借方に書くか、貸方に書くかで価値（金額）の増減が決まります。
③ 資産・負債・資本の勘定科目は貸借対照表に対応し、費用・収益の勘定科目は損益計算書に対応します。
取 引/主要勘定科目
資 産/現金、預金、売掛金、建物など
負 債/買掛金、未払金、預り金、借入金など
資 本/資本金（元入金）
収 益/売上高、雑収入など
費 用/商品仕入高、給料、旅費交通費、消耗品費など