Trelloはクラウド形のタスク管理ツールで、チーム作業の管理などによく使われるのだけど、個人のタスク管理にも威力を発揮する。Qiitaにも色々記事があるようだけど、僕自身の使い方で少しずつノウハウがたまってきたのでメモる。ただ、Trello自体柔軟な使い方のできるアプリなので、全然違うやり方もあるかもしれない。参考までに。
構造
board
大分類で一つの画面。たとえば、僕なんかは、生活、電子工作、趣味、ソフトウェアみたいな感じのボードを作成している。
list
画面上では一つの列として表示されている。僕は最初これを種類として扱っていたが、実は後ほど出てくるlabelで十分管理が出来ることがわかった。今はどのボードでも、作業中・プロジェクト・気が向いたら・完了の四つかプラスアルファで使っている。
card
一つのリストの中に無数のcardが入る。一つのプロジェクトだったり一つのタスクだったり。ボード上ではカードはタイトルとラベルしか表示されないが、クリックすると詳細が表示される。個人的には詳細状態じゃない場合の、カードの表示のシンプルさが気に入っているポイントの一つだ。
| 詳細機能 | 内容 |
|---|---|
| members | チーム作業するなら作業者を設定する(個人で使うなら関係ない) |
| description | そのカードの説明。comments についつい書きそうになるが、comments は「流れてしまう」ので要注意 |
| comments | 作業のコメントを残すには少し不向き。別途Wikiなりなんなりに残す方が良い。理由はカードに対する操作(activitiy)によってコメントが流れてしまう |
| Labels | ラベルは、ボードごとにラベルが設定できる。色と文字列。ここに種類を書くといい |
| Checklist | チェックリストはTODOリストとも言える。たとえば具体的な作業内容を書いて、完了したらチェックしていくような形になる |
| Due Date | カレンダー機能と連動できる日付設定。アラートとか来るのかな？まぁ時々カレンダー眺めておくと幸せになれるかもしれない |
僕の使い方
大きく分けてプロジェクトと作業の二種類に分かれる。
プロジェクトは、たとえば「ガンダムのプラモデルを作る」「自宅鯖一号くんを作る」など。
作業は大体一時間〜四時間くらいで終わる具体的にかみ砕いた作業を書く、たとえば「上半身を組み立てる」「自宅鯖一号君にNginxを入れる」など。
プロジェクト
プロジェクトにチェックリストを作成しておおざっぱなTODOを書き連ねていく。スクラム用語で言うところのプロダクトバックログ。ここに書かれたものをそのまま作業に回せるのがベストだけど、作業工程が見えてない場合は大きい粒度でも大丈夫。とりあえず必要そうな事を書いていけば良い。
プロジェクトを書き連ねたら、たとえば優先順位で並び替えるなどしてから、優先順位の高い物や気が乗ったプロジェクトの中で、次、どういう作業をするかを考えて「作業」を書き出す
作業
たとえばあるプラモを作る時に上半身が大体二・三時間程度でくめるとしたらまず作業に「ガンダムの上半身を組み立てる」と書く。ラベルはきっと「プラモ」とかになるはず。この作業のチェックリストにはもっと具体的な作業を書く「腕を組み立てる」「顔を組み立てる」「胸部を組み立てる」など。それぞれ工程が進めばチェックリストを塗りつぶしていって、全体が完了したら、このカードを「完了」のリストに移動する。
僕はよくこの作業を Phase.1 とか読んだりしている。プラモ作りPhase.1で上半身を組み立てて、Phase.2で下半身を組み立てて、Phase3.で全体をくみ上げる、Phase.4で色を塗って完成みたいな。
ポイント
- 僕は割とやりたい事が多いので、やりたい事をとにかく全部書き出して、頭をすっきりさせる。夢物語なんかも書き出す。そういうのは「気が向いたら(プロジェクト)」「夢物語(プロジェクト)」とかに入る
- 作業リストを一時間〜四時間程度にする理由は、それくらいの粒度だとさくさく進んで楽しいし、他の人の割り込みからも強い、時間が取りやすいなど。一日仕事レベルになると、何らかの理由でのびのびになってしまいがち。なるべくなら二時間程度の作業に抑えておくと良い
- 完了リストは、目に見えるご褒美。作業がそれだけ進んだという自分へのご褒美であり自尊心を満たしてハッピーになるためのもの。数が多くなってきたらarchiveする
- 見積もりのたたない作業の場合、「見積もりを立てる為の調査をする」という作業を用意するのも手。なるべく手を動かしながら見積もる為の情報を集める
現状ではこんなところかな。こういうツールではついつい抽象的な目標を書いてしまう事があるけど、そういうのはせいぜいプロジェクトまで。作業リストはとにかく具体的にする、短い時間で完了する、の二点を心がける。あんまり凝った事すると続かないので、なるべくシンプルに使うべき。