はじめに
受信メールが多すぎるという時に、メールを扱っている時間が少しでも軽減するための設定です。メール量が多いとメールの管理ができなくなる（時間がかかる）ので、以下を基本としています。
- メールのスター、タグなどは使用しない
- メールの中でのタスクはタスク管理ツールにすぐ転載
- メールの中の重要な情報はwiki化する
後でメールを読み返さない、探さない。探しても時間を節約しようというポリシーです。
Thunderbirdの設定
ディレクトリとフィルタルール
以下のようなディレクトリルールでディレクトリ分けを行います。
ディレクトリを分けることで、クイックフィルタもそれなりのスピードで動作します。
- 0100_MY
自分へのToメール専用ディレクトリ - 0200_House
自社ドメイン用、個人毎のディレクトリ - 0300_External
他社ドメイン用、会社毎のディレクトリ
接頭辞に数字を用いているのは、後でディレクトリを増やした時に位置を調整しやすくするためですが、上記ディレクトリの名前は何でも構いません。
1. 自分へのToメール専用ディレクトリ
Toのメール専用ディレクトリを作成します。
すべてのTo自分宛のメールはすべてこのディレクトリに、 一時的に格納されます。
自分宛てのメール（要返信）のものがすぐに気付くことができて、未返信（TODO）を管理することができます。メールを返信完了後、所定のディレクトリにメールを移動させることでTODOが完了とします。
このディレクトリにメールを受信すると、ポップアップを表示してくれるアドオンなんか入れてもいいかもしれません。
- メリット
- 自分宛のメールが埋もれずにすぐ確認できる
- 要返信メールが埋もれない（TODO的な用途）
- デメリット
- 返信せずに溜めすぎると精神的に嫌な気持ちになる
設定
フィルタ:[宛先][が次と一致する][自分のメールアドレス]
メッセージ:自分へのToメール専用ディレクトリに移動する
優先度:一番最上位のフィルタに設定
2. 自社ドメイン用、個人毎のディレクトリ
自社ドメインからのメールは、個人名毎のディレクトリを作成します。
ディレクトリ名は後述のアドオンNostalgyのために、「ローマ字:漢字姓名さん」などにしておきます。
- メリット
- 社員間のメール多い場合に、誰からのメールか可視化できるので便利
- 「n時n分にXさんからメールしてますよ」といったやりとりで即座にメールを発見可能
- クイックフィルタでの検索も早い
- デメリット
- 入社、退社があるとディレクトリの管理が面倒
- 社員が多い会社では無理がある
- 1メアドに対して1つのフィルタを作成する必要がある
設定
フィルタ:[差出人][が次と一致する][対象社員のアドレス]
メッセージ:対象者のディレクトリに移動する
3. 他社ドメイン用、会社毎のディレクトリ
やりとりがそこまで多くない、社外のメールは会社（ドメイン）単位で管理します。
ディレクトリ名は後でわかりやすようにしておかないと、取引先が増えるとカオスになります。
接頭辞に会社名ローマ字一文字を入れておくと、ソートされて見やすいです。
- メリット
- 同じ会社のメールがまとめれるので経緯が追いやすい
- メールドメイン単位なので、作成の手間が少ない
- デメリット
- 会社名が後でわからくなる時がある
英語、カタカナのどっちでディレクトリ作ったかとか - 取引が少ない会社はディレクトリを作成するのが手間
社外共通ディレクトリでも作れば解決ではある
設定
フィルタ:[差出人][が次で終わる][対象会社のメールドメイン]
メッセージ:対象会社のディレクトリに移動する
その他
上記を設定すればある程度整理されるので、以下などはお好みで。
- サイトドメイン毎のディレクトリを作る
Google、Amazon、Apple、etc... - アラート系のアドレス単位でディレクトリを作る
重複メールの自動削除
To自分、Ccメーリングリストといったメールを受信すると、メールを2通受信します。
1通は開封するだけ時間の無駄なので、重複メールを自動的に削除します。アドオンだと自動削除はできるものがなかったので、Thunderbirdのconfigを触ります。
- [ツール]
- [オプション]
- [詳細]
- [設定エディタ]
- フィルタ欄に
mail.server.default.dup_actionと入力
デフォルトの値は0で設定されています。 -
1を入力して完了
これで重複メールが自動的に削除されます。
入力値の詳細は下記のとおりです。
0:重複メッセージを通常のメッセージとして扱う [デフォルト]
1:重複したメッセージを自動的に削除する
2:重複したメッセージをゴミ箱に移動する
3:重複メッセージを自動的に既読にする
アドオン
絶対にインストールするべきアドオンを紹介します。
Nostalgy
メールの移動、ディレクトリの移動をマウスを使わず行えます。
いつまでたってもバージョン1にならないのですが、十分な機能を持っている個人的に必須アドオンです。
上記は0100_MYディレクトリから、date:伊達政宗さんディレクトリにメッセージを移動させています。ディレクトリの移動も同様に行えるので便利です。
ディレクトリ名は部分一致、かつマルチバイトも問題ないので、date:伊達正宗さんのようなディレクトリ名にしておけば、キーボードが日本語になっていても、英語になっていても関係なしで入力できます。
s:メールを対象ディレクトリに移動
g:表示ディレクトリ切り替え
Thunderbird Conversations
メールをスレッドビューにしてくれます。
メールID単位でスレッド化されるので、他のディレクトリに格納されているも１スレッドとしてつながります。
上記のようなスレッドビューになるので、メールの応酬も「オラオラオラオラ！」っと読めます。
Folder Pane View Switcher
未読ディレクトリなどの一覧を表示できたりします。
昔のThunderbirdではデフォルト搭載されていたのですが、なぜか削除されてしまった機能です。
◀ ▶を押下することで、ディレクトリがたくさんあっても未読ディレクトリだけをギュッとして表示できます。
さいごに
そもそも無駄なメールを減らす仕組みを作る、ということに取り組むほうが建設的ですが、現状メールが多い方の少しでも助けになればと。