本日は情シス分野から。
弊社ではG Suite(旧Google Apps for Work)を利用しています。
Gmailを利用したりカレンダーでスケジュールを共有したり、GoogleDrive内でのファイルの共有をしたりと大変便利ですね。
便利な半面、使い方を間違うと利便性を損なうので注意が必要ですね。
ドライブ内のファイルが突然なくなる
自ら削除してしまった場合、いつの間にか消えてしまった場合でも、自分がファイルのオーナーであれば、ゴミ箱に残っているので復元できます。
ただし、完全に削除した場合は戻すことができません。
その場合は諦めて管理者かGoogleさんに問い合わせましょう。
個人アカウントの場合は25日間、ファイルの復旧ができるようです。
ユーザ削除の際には
情シスとして気をつけなければいけないのが、退職者アカウントを削除するときです。
アカウントを削除する際には、そのユーザが所有しているファイル等を他のユーザに譲渡するか確認されます。
ここで共有されているファイルがあるにもかかわらず、権限譲渡を行わないままユーザを削除すると悲劇が起きます。
該当ファイルを使用していた他のメンバーからファイルがキレイになくなります。
そして情シス担当のところに問い合わせが来て復旧を試みるのですが、ファイルの復元には5日しか猶予がありません。。
それ以上時間が経ってしまうと復旧できず冷たい目で見られることになるので要注意です。
また、権限譲渡を行った先のユーザにも注意が必要です。
特にデザイナーさんのような大きいサイズのファイルを扱っている場合、権限譲渡を行ったユーザが容量オーバーになってしまうケースがあります。
容量オーバーになったユーザはメールも受信できなくなってしまうので要注意です。
ただ、ここで削除ユーザの所有しているファイルを選択できたり、何人かに分けて譲渡できればいいのですが、そんな気の利いた機能はありません。
容量オーバーになったときには、ファイル毎にオーナー権限を他のユーザに譲渡して自分の要領を空ける必要があります。
フォルダ内のすべてのファイルの権限を譲渡したいところですが、現状ファイルごとに設定しないといけません。
このあたりに改善をお願いしたいところですね。
ローカルPCへの同期
GoogleDriveはWindowsやMac版のドライブがダウンロードでき、エクスプローラーやファインダー内に同期して利用できます。
とても便利なのですが、ローカルPCには同期したフォルダ分の容量が使われます。
また、便利な半面かんたんに削除ができてしまうので要注意です。
おわりに
一部分について簡単に振り返りましたが、とても便利なGoogleのサービス群ですので権限設定や保護設定など、使い方次第で利用方法に幅が広がります。
今後も利用方法など考えていきたいと思います。