仕事において、生産性が低くなる原因について書いてみました。
ここでいう「生産性が低い」とは、時間に対する成果が乏しいことを指します。
■同じことを何度も考えている。堂々巡り状態
例えば何か問題が起きたときに、
案Aを考える→ダメだった→
案Bを考える→ダメだった→
案Cを考える→ダメだった→
案Aをもう一回考えてみるかあ、がループするイメージです。
質問や相談をせずに自分で長時間ずっと考えている状態は、殆どが堂々巡り状態です。
「考えている」というよりかは、「悩んでいる」が正確でしょう。
岡目八目で、人に聞いてみると、意外と簡単に解決する場合があります。
■手戻り、やり直しが多い。認識合わせ不足
これは自由度が高いタスクや、クリエイティブ系で起きやすいです。
「こんなイメージではなかった」「思っていたのとかなり違う」。それは単純に時間の浪費です。
改善策としては、「2割共有」が推奨されます。
少し進めてみて、「こんな感じです」とざっくりと相手に伝え、方向性を確認することが大切です。たとえ結果として方向性の認識が合っていたとしても、確認というアクションをすることで心理的な安全性が生まれます。
このとき、変にかっこつけず、自分のありのままの考えを伝えることです。しっかりときれいに整理してから共有しようと考えていると、あっという間に時間が経ってしまいます。
■なんでもかんでも自分でやってしまおうとする
これは個人というよりもチームとしての生産性に関わる話ですね。
前提として、タスクの割り込みや緊急発生が頻発している職場については、構造的に問題がある気はしており、それは個人で解決することは難しいです。
その上で個人のアクションとして、タスクを二つ返事でどんどん引き受けてしまうと、大抵の場合パンクします。それは適切なタスク配分ができている状態ではありません。
特に、チームで仕事をしているときに怖いのは、キーマンが多忙であることがチーム全体のボトルネックになることです。（特にリーダー、管理職はそうなりがちであり、リーダーに相談したいのに、リーダーが多忙なために何も話せない、という悪循環が発生するとこれはもう最悪です。）
特に割り込みタスクを引き受けるときは、リーダーに確認し、安請け合いをしないようにしましょう。
とはいえ、チームの体制や構造に限界がある場合は、率直に言ってどうしようもないと思います。割り込みタスクが入らないように、なるべく一人キリになって作業する、というくらいが防衛策でしょうか。
■知識や技術が不足しているために、最適な方法をわかっていない
特にITエンジニアで経験が浅い人の場合、もっと良い手段があるのに、知識や技術がないために非効率な方法で進めてしまうことが多々あります。
例えば、テスト用の巨大な入力ファイルを、スクリプトで作成すればいいところ、「手動でちまちま」作るなどです。他には、データの解析でExcelやサクラエディタ等の使い方を知らないが故の遠回りをしている場合があります。極端な話としては、ショートカットキーをまともに使えていないパターンです。
周りに親切な先輩がいれば、「こんな方法があるよ」と教えてくれるでしょうけど、このあたりの知識は体系的にまとめてある書籍やサイトは少ないですし、見つけづらいです。
特に経験が浅いうちは、「今行っている作業を効率よくする方法はないか？」を、常に考えて検索する意識が必要です。
自分が「こんなことできないかなあ」「こんな機能ほしいなあ」と思ったならば、既に誰かが同じことを思っているはずなのです。特にITエンジニアにはその精神が必要です。
■タスクの明確なゴールがわかっていない
生産性が低くなる原因として書いている中で、最も危険なパターンです。
自分が何をすべきなのか、実はよくわかっていない状態では、自分の行動が正解であるのかを図る物差しがありません。「これでいいのかなぁ」という不安と同居しながらの業務は、確実に生産性が低くなります。というよりも、やる気が上がることが絶対にありません。
これは放置していては必ず状況は悪化します。一刻も早く誰かに確認しましょう。
以上です。