総務チームとスクラムで取り組んだ1年~空から降る一億のカイゼン~

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こんにちは、Gaiaxの技術開発部の長南(ちょうなん)です。
2014年にCSM(認定スクラムマスター)の認定を受け、
現在はPMOというチームに所属し、「強いチームをつくる」をミッションとして活動しています。
具体的には、総務チームや、開発チームへスクラムマスターとしての参加、
エンジニアの新人研修の企画、新卒/中途採用など...ジャンルを問わず携わっています。

今回は、12月17日に公開された「総務のかんばんについて」に関連して、
総務チームでスクラム実践の振り返りを書いてみます。
(Gaiax Advent Calendarには、実はこっそり総務のメンバーが参加しています!必見!)

なぜ総務でスクラム?

きっかけは、社内のイントラのリニューアルです。
総務としての通常の業務に加えて、イントラの仕様を考える所からリリースまで行うのは
マルチタスクすぎて気が遠くなる状態でした。

そのため、総務チームの通常の業務を見える化して、業務改善/効率化を図り
余裕が出来たところでイントラのリニューアルを進めよう!という方針になりました。
今回はイントラのリニューアルの事例紹介は割愛しますが、
イントラのリニューアルは総務チームとして大規模な取り組みの1つでした。

スクラムを導入した当初のチーム構成

  • チーム: 総務チーム2名
  • プロダクトオーナー(PO): 経営管理 1名
  • スクラムマスター(SM): 1名(※私です)

計5名体制でスタートしました。
まずは幅広い業務を全て洗い出せるよう、プロダクトオーナーとスクラムマスターは
総務チーム以外のメンバーが担当しています。

現在の総務チームの構成とスクラムイベント

  • チーム: 総務チーム3名
  • プロダクトオーナー(PO): 無し
  • スクラムマスター(SM): 1名(※私です)

業務内容の全貌把握と大きな効率化は落ち着いたため、
現在はプロダクトオーナーを置かない体制を取っています。
また、1スプリントは2週間としており、
スプリントの中で実施しているのは、アサカイと、レトロスペクティブ(振り返り会)です。

スクラム以外で実施したこと

総務チームでインセプションデッキを行った際に我々はなぜここにいるのか?を考えました。
複数の視点で、何を成したいのかを考えました。

  • 対総務: 総務チームの負担減
  • 対社内: 全ての情報をイントラから。働きやすさを提供する。
  • 対社外: 働きやすさを世の中へ!情報発信する総務チームへ。

忙殺されたり、目的を見失った時に思い出し立ち返れるため、チームで考えてみることをオススメします。

年内最後の振り返り(望年会)をやってみて

通常の振り返り会では、KPTを利用していますが、2016年最後の振り返り会では
今年できて良かったこと、来年チャレンジしたいこと、の2点を考えました。

色々と出てきたのですが、今年できて良かったことの一部紹介します。

  • 総務カンバンがリニューアル、仕事がしやすくなった
  • 業務内容がシンプルになった
  • 共有事項が確認しやすくなった
  • スケッチブックに歴史が刻まれている! ※日々のタスクはスケッチブックに貼って保管しています。現在5冊目です。
  • 壁を前にすると逃げてばかりだったけど、今年は1つ乗り越えられた!

小さい改善は思い出し切れないかも?というほどあるのだそう。
そして、来年チャレンジをしたいことはこちら。

  • カンバンをもっと使いやすく改善したい
  • 業務は増えてもシンプルな改善とを続けたい
  • 備品発注を自動化したい
  • 業務は増えてもシンプルに改善を続けて総務の知見としたい
  • 引き続き改善あるのみ!

スクラムを導入した当初は、
共有のファイル名も「~空から降る一億のふせん~」だったりと、
どこか追われている感がありました。
しかし、現在はタスク量が多くてもそれをこなす為の改善にフォーカスしようという雰囲気がチームにあります。

これからの目指すべきところ

年明けにはオフィスの移転という一大イベントを控えており、今と異なる業務や課題も出てくると予想しています。
その一方で、「それぞれの働き方に合わせて、リモートワークを本格化したい」
という新たなチャレンジも話題に上がっています。
いずれにせよ、場所に囚われない共有方法や見える化を模索し、
総務チームとしても、個人としても働きやすいスタイルを再構築する事が目標と言えます。

まとめ

1年を振り返ってみて、本当に色んなチャレンジをした1年だったと感慨深くなりました。

かれこれ1年以上、スクラム実践を通して改善を重ねています。
そして、改善の内容も小さなことから大きなことまで
数え切れないほど取り組んでいるというのも付箋で厚みを増したスケッチブックから見て取れます。
課題があれば改善しようという自律的なチームの姿勢は、私自身も日々刺激を受けるばかりです。

日々パワーアップしていく総務チームから目が離せません。
引き続き、Gaiax総務チームに乞うご期待!

皆さま、よき年末年始をお過ごし下さい★