kintoneの素晴らしいところの一つは、柔軟にアプリがカスタマイズができることですが、コミュニケーションツールとしても魅力的です。今回はコミュニケーションツールとしての利点や欠点に焦点をあててみます。
社内ポータルサイトとして
kintoneはポータルサイトとしても使えます。各アプリで入力したデータをトップページに表示することができますし、全社向けの掲示板的な役割も果たせます。
また、社内のナレッジ共有、ポータルにはkintone開発元であるサイボウズのGaroonや、MicrosoftのSharePointなどがありますが、このようにkintoneでも同様なことができますので、kintoneを導入するのであれば、kintoneを社内ポータルや他ツールとのハブに使い、無駄な社内サービスを廃止にできるかもしれません。
スレッド機能
必要に応じて掲示板を立てて、そのなかでディスカッションをすることができます。また、スレッドの上部にはポータルと同じくアプリのデータを表示することができるので、データを見ながらディスカッションすることができます。
"スペース"で独自のグループをつくれる
スペース機能を使ってグループを作れば、関係者だけでディスカッションすることもできます。案件ごとの話し合いの場として適しています。
社外のコラボレーションツールとして
また、スペースはゲストスペース機能もあります。ゲストスペース機能を使えば、社外の人とのハブを作ることができます
メールでやりとりするよりは数倍コミュニケーションが円滑になると思います。
アプリデータとコメントの統合
アプリのデータに直接コメントを書くことができるので、たとえば、顧客リストアプリがあるとして、顧客に対するフォローをについてや、顧客へのアクションがあったときにコメントに書いておくと、顧客に対してどう接してきたかというような履歴を残すこともできます。
また、次回予定されているデザインのアップデートではコメントのリンクも取得できるようになるので、より使い勝手がよくなります（12/16現時点ではアップデートは延期とのこと）
ピープル機能
メンバーの連絡先などの情報が閲覧できるだけでなく、Skypeとの連携や個別メッセージができ、プロフィールに投稿することによってTwitterのような使い方もできます。プロフィールをフォローすることで、更新があったときの通知も受けることができます。
ディスカッションがうまれやすい
メールと比べて、掲示板でのコミュニケーションは気軽にできるので、ディスカッションは生まれやすくなると思います。
文字の大きさや色を変えることができるなどのベーシックな機能のほかに、いいね機能や通知機能もあるので、うまく使いこなせばコミュニケーションの活性化につながります。
その他小技
他にも下記便利な機能があります。
youtubeを貼り付けるとうまく埋め込まれる
youtubeの場合はURLを貼るだけで綺麗に埋め込まれてくれます。
ちなみに、SlideShareも綺麗に表示されます。
wikiの代わりとして
情報共有には欠かせない社内wiki機能ですが、アプリで作成してしまえます。pukiwikiなどを置くために別でサーバーを用意する必要がないのが楽ですね。議事録も同様に、フォーマットを決めてしまってアプリを作るだけなので、情報共有が楽になります。
通知機能
＠でユーザー名を指定してコメントを書くとそのユーザーに対して通知がいきます。通知は、モバイルアプリもいれておけば手元のスマートフォンにもpush通知がされます。その他、メールでの通知も可能なので、メール中心のユーザーにも新着を知らせることができます。
kintoneの立ち位置
上記を鑑みると、チャットツール、メール、プロジェクト管理ツールなどの間をうめる潤滑油として活躍できそうだなと思っています。たとえば、メールでの連絡は面倒だし、かといってチャットでは流れてしまう、などのシーンにはあいますね。決定事項や全社への通知事項をアップするのには最適です。
ここが残念
残念なところも多少あるので、最後に、圧力をかけておこうとおもいます。（ サ○ボウズさん是非ご対応おねがいします
一度に複数メンションができない
＠マークで通知先のユーザー指定ができますが、組織単位などができないので部署全員に伝えるときなど面倒です。
組織やグループ単位で指定ができれば最高です！
営業のみなさま確認お願いします
@user1 @user2 @user3 @user4 .....
コミュニケーション関連のAPIがない
kintoneは数多くのAPIがあるのですが、コメントをPOSTしたり、GETしたりができないので、別のサービスやアプリからコメントを投稿したりができないのが残念です。私としてはこれができるようになるとコミュニケーションのためのデスクトップアプリ（ChatterやYammerみたいなもの）が作れるのですごく嬉しいです
コメントのExportができない
データのExportはできますが、コメントのExportには対応していません。なので、大事な情報をコメントに書いてしまった場合は、バックアップがとれなくなってしまうということがあります。。
コメント投稿フォームがあまりリッチではない
リンクをつけたり文字の大きさを替えたり最低限の機能はあるものの、表の差し込みなど細かいことができません。
※表の挿入については下記記事でhackが紹介されています。
kintone知恵袋 ↙→↘↓↙←↘ + k
コメント編集機能がない
typoしてしまっても削除→再投稿しかできません
Markdownができない
私はエンジニアなのでMarkdownでかきたい！ま、カスタマイズができるのでmarked.jsを読み込ませてどうにかすればいい、ではありますが、面倒ですしkintoneのアップデートで動かなくなる可能性もあります。
最後に
このように、アプリだけでなくうまく使いこなせばコミュニケーションを円滑にできるというのもkintoneの一つの魅力かなと思うのでうまく使いこなしていきたいですね！