この記事はMonstar Lab, Inc. Advent Calendar 2016 19日目の記事です。
こんにちは。モンスター・ラボでデザイナーをしている茂木です。
今日は僕が最近取り組んでいるスケジュール管理方法について話せればと思います。
よろしくお願いします
きっかけ-「金曜に何時間残業するか、月曜時点でもう分かっとるんや！」
以前バイトをしていた会社の社長が、こんなことを言っていて衝撃を受けた覚えがあります。
その社長、元はリクルートで某SUUMOの営業をしていた方なのですが、その当時、上記のように正確に残業時間を予想できたと言うのです。
職場や仕事内容からして、きっちり定時に上がるとか残業時間を正確に予見するというのは、中々難しいはずです。それなのに、5日先に何時間残業するかまで正確に把握できるというのは、一体・・・？
振り返ってみると、これまでの自分はスキルアップのためと称して、ある意味残業という概念も無くしゃかりきに働いていました。納期までに終われば良くて、寝る直前までが働ける時間。残業しまくることで力がついて行くんだろうとさえ思っていました。
見積もりや段取りが甘くても長時間労働でカバーしていたフシもあり、この言葉を聞いたときは何だか身につまされる思いでした。。
このままじゃいけない。もっと上手くスケジュール管理できるようになりたい。自分は何にどれだけ時間を使っているのか、今週どう過ごす予定なのか、正確に把握したい。そして時間を有意義に使って、他の勉強時間を作ったり、友人と飲みに行ったりしたい。。
そんな思いからスケジューリングについてあれこれ試し、いまある程度機能するようになってきたのがこの方法になります。
考え方 - 3つの問題に対応していく
スケジュールが上手く機能しない時というのは、大体以下3つくらいの原因からきているんじゃないかと思います。
・引いたスケジュールにそもそも無理があった
・作業に思ったより時間がかかった
・想定外のタスクが舞い込んできた
これらを防ぎ、対応していくために
・スケジュールが成立しているか逐一把握する
・自分のスキル（時間に対するアウトプットの量・質）を把握する、向上させて行く
・時間の余白を設けておく
という事をやっていきます。
用意するもの
・紙
・付箋
・ペン
・ストップウォッチ
アナログです。
もっとシステマチックに？アプリとか使った方が良いんだろうなと思いつつ、案外手を動かすのって頭に入ってきて良いかもってことで、今はアナログな方法で続けています。
やり方 - 基本はよくあるPDCA
順を追って、詳しくプロセスを見ていきます。
①紙に月〜金の日付を振る
こんな感じ。
②付箋に具体的な作業内容・想定時間を書く
まずゴールから逆算して、タスクを細分化します。粒度は人それぞれで良いと思いますが、ポイントはあまりざっくり書かないことかなと思います。
例えばSP/PC両方のデザインがあるとして、それぞれ10ページずつあったとします。
この時「PC版デザインをする」と書いてしまうと、全部終わるまで一体何時間かかるのか、急にふわっとした見積もりになってしまいます。
もう少し具体的に時間をイメージするために、「TOPデザイン | 2.0h」「Aboutデザイン | 1.0h」とか、ものによっては単一ページでも「アイコンデザイン」「レイアウトラフ」くらいまで細かくしておくと良い気がします。
③付箋を貼り付け、スケジューリングする
納期から逆算して何曜に何をすべきか判断し、貼っていきます。
ここでのポイントは、例えば労働時間が8h/日だとしたら、8hを超えた分は容赦なく次の曜日に貼っていく、ということです。
タスクはしばしば遅れます。ここでもしトータル8.5hのタスクを「頑張って巻こう」と取り組んでしまうと、何らかの理由で遅れたら残業は0.5hで済まなくなります。なので、0.5hでも予定時刻を超過したら、翌日に移動させます。
僕の場合、実は6h強/日として予定を組んでいます。
何日か予実を記録していたら、そもそも定時内で8h分消化できてない事に気付いたからです。
MTGや差し込みタスク、作業切り替え時のちょっとしたロスタイムの積み重ねや、休憩、誰かとの世間話etc...
8h分全てを集中してタスクに取り組む時間としてしまうと、休憩も取れないし、社内で聞こえてくる面白げな話に参加する余裕もなくなります。そんな状態で仕事をしたくないので、8h分みっちりタスクを詰めないようにしました。
予め時間の余白を設けておく事で、気持ち的にも余裕を持って仕事ができるようになると思っています。
④作業時間を計測する
タスクをこなす時は、ストップウォッチを使います。
時間に追われるのが嫌いな人もいると思いますが、自分の場合は時間をちゃんと計らないとダラダラ悩んで同じ箇所で何時間も手が止まったりしてしまうので、刻一刻と経過する時間を確認できるストップウォッチが丁度いいなと思っています。
自分でスタートとストップを明示的に区切ることができるのもストップウォッチの良いところです。置き時計やスマホの時計だと何時から開始したか忘れたり、何分経過したかいちいち頭のなかで計算するのも面倒です。
タスクが終わったら、かかった時間も付箋に追記し、紙の裏に移動させます。
タスクが終わっていくのって気持ちいい
⑤スケジュールとして成立しているか、逐一確認する
予想した通りに作業が進めば良いですが、前述の通り
・作業に思ったより時間がかかった
・想定外のタスクが舞い込んできた
など、予定通りに事が進まないこともしばしばあるかと思います。
今日の予定を消化しきれないと思ったら、そのタスクを翌日に貼り付け直します。作業を進める中で新たに発生したタスクがあれば、それも順次追加していきます。
付箋を移動させてもスケジュールとして成立している（納期に間に合う）のであれば良いですが、そうじゃないケースが出てきます。
そうなったら、残業でカバーできそうか、あるいはヘルプを要請するなど自分なりに事態を処理していきます。
このように数珠繋ぎ式にスケジューリングしていくと、例えば今日のタスクが遅れると明日、明後日、しいては1週間先がどうなるかも分かってきます。
分かった時点で、早々に誰かに相談したり、リスケを願い出たりしていくのが大事なんだろうなと思います。
⑥自分のスキルを振り返る、向上させていく
日毎でも、週毎でも、案件が片付いた都度でもタイミングはいつでも良いのですが、完了して紙の裏に移動させたタスクを振り返りながら
・なぜこんなに時間がかかったのか
・もっと早く終わらせるにはどうしたら良いか
を振り返るようにします。
すると徐々に、甘く見積もりがちだったり、段取りを間違えていたり、実はこんな所で躓いていたんだと気づきを得られたり・・・自分の色んな癖や改善できそうな点が見えてきます。
見えてきたら、後は改善策を考えて、また試してみるのみです。
以上、長くなりましたがやる事は大体こんな感じです。
効果効能
何となく残業して力技でタスクをこなしていた時と比べて、以下のような効果が出てきたなと感じています。
・頑張り時がいつか分かるので、気持ち的にもメリハリがつく ＝ 精神衛生的に良い
・タスク遅延時のインパクトを定量的に測れる
・終わりが見えているので焦らない、説明できる
・安請負してパンクする事がなくなってきた（無理なら無理で断る）
・平日夜の予定も入れられるようになってきた
残業しがちなのは今でも変わってないのですが、前と明らかに違うのは、追われている感覚より能動的に進めている感覚の方がしっかりあることです。どうしてもずらせない納期やタイトスケジュールはどうしても存在するので、後は自分のスキルアップを通して早く終わらせられるようになるといいなと思っています。
ということで、皆さんもぜひ試してみてください。
今は付箋に手書きとアナログな方法なため、タスクを追加したり付箋を貼り付けなおしたりが地味に手間、という側面もあるので、もし同じようなことが直感的にできる良いアプリがあったら教えて頂けると嬉しいです